Innovationen der neusten Baumaschinen mit noch größeren Schaufeln, noch weniger Energieverbrauch und optimierter Abgasemission begeistern jeden Ingenieur und technischen Leiter im Rohstoffwerk. Innovationen für die Schütt- und Rohstoffbranche sind jedoch nicht nur im maschinentechnischen Bereich zu finden. Die administrativen Anwendungen der Softwarelösungen und IT-Produkte stehen denen der großen ‚Spielzeuge‘ im Werk in nichts nach. Einziges Manko: die komplexen Anwendungen rund um die produktionsnahen Prozesse finden sich in erklärungsbedürften Berichten zu den Softwareanwendungen der Hersteller wieder. Dies mit Angaben wie Kubikmeter je Schaufel und Pferdestärken gegenüberzustellen ist nicht vergleichbar. Prozesse und deren Verbesserung im Arbeitsalltag, verbunden mit der Anbindung an die technischen Anlagen sind meist nur wortreich verständlich zu machen. Wir widmen uns diesmal in übersichtlicher Form den Innovationen rund um den elektronischen Lieferschein, der – kurz gesagt – den Rechnungsversand, die Rechnungsprüfung und Archivierung aller Belege elementar vereinfacht, Arbeitsaufwand und Archivfläche minimiert. Und das für das Rohstoffwerk und den Kunden zugleich.
Im Herbst 2011 wurde vom Finanzministerium der elektronische Rechnungsversand grundlegend vereinfacht. Unternehmen können nun Porto sparen und die Rechnung als PDF/A-Dokument per E-Mail an die Kunden versenden. Damit auch in komfortabler Weise die Unternehmen der Zulieferwerke davon profitieren können, unterstützt das Portal www.bau-else.de umfassend. Die Anzahl der Lieferscheine übersteigt bei großen Bauvorhaben schnell das Maß der Übersichtlichkeit, Papierberge und Zettelwirtschaft die Folge. Bei den innovativen Anwendungen rund um „ELSE“ spielen die ebenfalls Prozesse rund um die elektronische Archivierung eine bedeutende Rolle. Mit den Möglichkeiten der Belegarchivierung wird der gesamte Belegfluss voll elektronisch abgewickelt.
Wie kann diese Vorgehensweise im Geschäftsalltag umgesetzt werden?
Die Versendung der Rechnungen per E-Mail als PDF/A-Dokument kann sofort erfolgen und muss – zumindest in der Branchenanwendung WDV2010/2012 - entsprechend eingestellt werden.
Für die Nutzung der elektronischen Lieferscheine wird das BAU-ELSE-Portal www.bau-else.de genutzt. Jeder Lieferschein wird nach Abschluss des Verladevorganges automatisch von der Waage (bei Onlineanbindung; bei lokaler Installation nach dem Datenabgleich) direkt an BAU-ELSE übergeben. Hier erfolgt eine Verschlüsselung, die eine Manipulation bzw. das unerlaubten Sichten der Daten durch unbefugte Dritte unterbindet.
Parallel erfolgt die Auslieferung des Materials auf der Baustelle. Die Papierlieferscheine werden wie gehabt gegengekennzeichnet und kommen mit der dritten Unterschrift zum Lieferant zurück.
Der Bauleiter hält einen Papierlieferschein mit allen Unterschriften für die Bauakte zurück. Doch wie kommt die Buchhaltung des Bauunternehmens bzw. Kunde zu dem der Rechnung zugehörigen Lieferscheine?
Folgende Szenarien – heute und morgen:
So wird heute gearbeitet
a) Der Lieferant – das Lieferwerk - packt neben der Rechnung ein Päckchen mit den zugehörigen Papier-Lieferscheinen und sendet diese direkt dem Kunden. Dieser muss die Lieferscheine nun prüfen und letztlich die Rechnung anweisen. Hoher manueller Aufwand, der Unmengen an Papier, Archivordner und Lagerraum verschlingt. Ausnutzung von Skonto wird kann kaum genutzt werden.
Die Arbeitsprozesse, wie sie schon morgen aussehen können
b) Der Lieferant – das Lieferwerk – sendet die Lieferscheine nach dem Verladevorgang automatisiert an das BAU-ELSE-Portal. Dies hat den enormen Vorteil, dass der Lieferschein dem Bauunternehmen zur Verfügung steht, noch bevor das Material an der Baustelle ankommt und verbaut ist. Dies findet immer mehr Anklang, da diese Transparenz die Möglichkeit bietet, das zu verbauende Material qualitativ zu prüfen, den Baufortschritt direkt am Bildschirm zu beobachten, Statistiken zu führen, und besser informiert mit den Projektleitern des Bauvorhabens zu kommunizieren.
Der Kunde erhält nun die Rechnung. Dabei ruft er die Lieferscheine über seine persönlichen Zugangsdaten aus dem BAU-ELSE-Portal ab, und ordnet diese der vorliegenden Rechnung – die er als PDF/A-Dokument per E-Mail erhalten hat – zu. Die Übernahme der Lieferscheine aus dem BAU-ELSE-Portal kann ebenfalls als PDF/A-Dokument oder XML-Datei erfolgen. Einer nahtlosen Übernahme in das hauseigene elektronische Archiv steht nichts mehr im Wege. Nach der Prüfung kann die Zahlung zeitnah unter Auskostung aller Skonti etc. freigegeben werden. Alle Informationen liegen durchgehend ohne Informationsverlust vor.
Auf Knopfdruck können weiterhin u. a. das Bautagebuch oder die Mengenermittlung bzw. Bauprojekt abgefragt werden:
Die Nutzung des Portales www.bau-else.de ist unabhängig der eingesetzten ERP-Anwendung. Baubetriebe und Rohstoffwerke bekommen eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, die die Nutzung – neben den Zugangsdaten – ermöglicht.
Die Archivierung für den Belegausgang, also für Lieferscheine und auch für die Rechnungen, unterstützt vollständig die Anforderungen der GDPdU und ist somit revisionssicher.
Im Herbst 2011 wurde vom Finanzministerium der elektronische Rechnungsversand grundlegend vereinfacht. Unternehmen können nun Porto sparen und die Rechnung als PDF/A-Dokument per E-Mail an die Kunden versenden. Damit auch in komfortabler Weise die Unternehmen der Zulieferwerke davon profitieren können, unterstützt das Portal www.bau-else.de umfassend. Die Anzahl der Lieferscheine übersteigt bei großen Bauvorhaben schnell das Maß der Übersichtlichkeit, Papierberge und Zettelwirtschaft die Folge. Bei den innovativen Anwendungen rund um „ELSE“ spielen die ebenfalls Prozesse rund um die elektronische Archivierung eine bedeutende Rolle. Mit den Möglichkeiten der Belegarchivierung wird der gesamte Belegfluss voll elektronisch abgewickelt.
Wie kann diese Vorgehensweise im Geschäftsalltag umgesetzt werden?
Die Versendung der Rechnungen per E-Mail als PDF/A-Dokument kann sofort erfolgen und muss – zumindest in der Branchenanwendung WDV2010/2012 - entsprechend eingestellt werden.
Für die Nutzung der elektronischen Lieferscheine wird das BAU-ELSE-Portal www.bau-else.de genutzt. Jeder Lieferschein wird nach Abschluss des Verladevorganges automatisch von der Waage (bei Onlineanbindung; bei lokaler Installation nach dem Datenabgleich) direkt an BAU-ELSE übergeben. Hier erfolgt eine Verschlüsselung, die eine Manipulation bzw. das unerlaubten Sichten der Daten durch unbefugte Dritte unterbindet.
Parallel erfolgt die Auslieferung des Materials auf der Baustelle. Die Papierlieferscheine werden wie gehabt gegengekennzeichnet und kommen mit der dritten Unterschrift zum Lieferant zurück.
Der Bauleiter hält einen Papierlieferschein mit allen Unterschriften für die Bauakte zurück. Doch wie kommt die Buchhaltung des Bauunternehmens bzw. Kunde zu dem der Rechnung zugehörigen Lieferscheine?
Folgende Szenarien – heute und morgen:
So wird heute gearbeitet
a) Der Lieferant – das Lieferwerk - packt neben der Rechnung ein Päckchen mit den zugehörigen Papier-Lieferscheinen und sendet diese direkt dem Kunden. Dieser muss die Lieferscheine nun prüfen und letztlich die Rechnung anweisen. Hoher manueller Aufwand, der Unmengen an Papier, Archivordner und Lagerraum verschlingt. Ausnutzung von Skonto wird kann kaum genutzt werden.
Die Arbeitsprozesse, wie sie schon morgen aussehen können
b) Der Lieferant – das Lieferwerk – sendet die Lieferscheine nach dem Verladevorgang automatisiert an das BAU-ELSE-Portal. Dies hat den enormen Vorteil, dass der Lieferschein dem Bauunternehmen zur Verfügung steht, noch bevor das Material an der Baustelle ankommt und verbaut ist. Dies findet immer mehr Anklang, da diese Transparenz die Möglichkeit bietet, das zu verbauende Material qualitativ zu prüfen, den Baufortschritt direkt am Bildschirm zu beobachten, Statistiken zu führen, und besser informiert mit den Projektleitern des Bauvorhabens zu kommunizieren.
Der Kunde erhält nun die Rechnung. Dabei ruft er die Lieferscheine über seine persönlichen Zugangsdaten aus dem BAU-ELSE-Portal ab, und ordnet diese der vorliegenden Rechnung – die er als PDF/A-Dokument per E-Mail erhalten hat – zu. Die Übernahme der Lieferscheine aus dem BAU-ELSE-Portal kann ebenfalls als PDF/A-Dokument oder XML-Datei erfolgen. Einer nahtlosen Übernahme in das hauseigene elektronische Archiv steht nichts mehr im Wege. Nach der Prüfung kann die Zahlung zeitnah unter Auskostung aller Skonti etc. freigegeben werden. Alle Informationen liegen durchgehend ohne Informationsverlust vor.
Auf Knopfdruck können weiterhin u. a. das Bautagebuch oder die Mengenermittlung bzw. Bauprojekt abgefragt werden:
Die Nutzung des Portales www.bau-else.de ist unabhängig der eingesetzten ERP-Anwendung. Baubetriebe und Rohstoffwerke bekommen eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, die die Nutzung – neben den Zugangsdaten – ermöglicht.
Die Archivierung für den Belegausgang, also für Lieferscheine und auch für die Rechnungen, unterstützt vollständig die Anforderungen der GDPdU und ist somit revisionssicher.
