Hat Ihr internes Mahnwesen versagt, müssen Sie nicht immer gleich den gerichtlichen Weg einschlagen um an Ihr Geld zu kommen. Oft genügt es einen Profi für die Schuldenbeitreibung einzubinden, welcher sich professionell um Ihre Forderungsangelegenheiten kümmert.
Zwischenzeitlich können Inkassounternehmen zur Beitreibung der offenstehenden vorgerichtlichen Forderungen das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren vollumfänglich als Dienstleister für den Gläubiger erledigen. Ein Anwalt ist hier nicht notwendig. Die Kosten sind daher auch erheblich günstiger. Auch bei der Bearbeitung von bereits titulierten Forderungen können Inkassounternehmen verschiedene gerichtliche Maßnahmen einleiten bzw. mit dem Schuldner nach einer einvernehmlichen Lösung suchen.
Was können Sie als Unternehmen tun, um unnötige Außenstände zu vermeiden (Tipps aus der Praxis):
a. Ist der Rechnungsempfänger richtig? Sind evtl. Fehler bei der Auftragserteilung passiert? Sind Ihre Mitarbeiter sensibilisiert die Daten korrekt zur Auftragserteilung und die Firmierung in Ihr Abrechnungssystem einzugeben? Haben Sie die Daten der Ansprechpartner und deren Telefonnummern nachvollziehbar gesichert? Was geschieht, wenn eine Rechnung als unzustellbar zurückkommt? Wird hier gleich nach der neuen Adresse bzw. nach dem Ansprechpartner recherchiert? Wertvolle Zeit kann durch liegen lassen verloren gehen!
b. Entsprechen Ihre Rechnungsformulare den gesetzlichen Anforderungen? Ist das Zahlungsdatum als Datum eindeutig bestimmt (zahlbar bis zum XX.XX.2010 eingehend).
c. Spätestens 5 Tage nach dem eindeutig bestimmten Datum muss bereits eine Mahnung mit dem Hinweis auf Abgabe an ein Inkassounternehmen mit namentlicher Benennung erfolgen.
d. Am 10 Werktag des Monats erhält der Kostenverantwortliche eine OP-Liste aller offenstehenden Forderungen. Diese Liste kann nach bestimmten Kriterien festgelegt werden (Betrag, Anzahl Tage über dem Zahldatum, bisher erfolgter Umsatz etc.. Diese Auswertung muss auf die Belange und Tätigkeit des jew. Unternehmens abgestimmt und den laufenden Veränderungen angepasst werden. Der Kostenverantwortliche nimmt sich die Zeit und schaut auf diese Liste und veranlasst Maßnahmen z. B. sofortige Abgabe an das Inkassounternehmen, Anruf und Gespräch mit dem Schuldner - da persönlicher Geschäftskontakt -, Umsatzbegrenzung, neue Ware erst, wenn die Rückstände bezahlt sind. Ziel ist es hier die Geschäftsbeziehung in diesem Stadium nicht erheblich zu strapazieren, aber dem Schuldner zu signalisieren, dass hier genau geschaut wird. Evtl. wird für die kommenden Wochen das Bestelllimit begrenzt. - Risikominimierung.
e. Sofern durch das Unternehmen ein zweistufiges Mahnwesen festgelegt ist, wird die 2. Mahnung spätestens 15 Werktage nach Verzug an den Schuldner verschickt bzw. Mitarbeiter des Mahnwesens rufen den Gläubiger an und fragen nach dem Geldeingang und den Gründen für den Zahlungsverzug, danach erfolgt der Versand der 2. und letzten Mahnung.
Anmerkung: Mitarbeiter tun sich in solchen Gesprächen und Telefonaten sehr schwer, von daher empfiehlt es sich die Mitarbeiter durch ein gezieltes Coaching an dieses Thema heranzuführen und auch zu begleiten. Dieses Coaching kann auch durch einen Telefontrainer des Inkassounternehmens erfolgen, welcher über die notwendige Erfahrung und Ausbildung verfügt.
f. Nach Verstreichung einer weiteren Zahlungsfrist von 10 Werktagen, sollte sofern nichts anderes festgelegt ist die Liefereinstellung erfolgen d.h. der Schuldner bekommt keine Ware mehr und die Forderung wird an ein professionell arbeitendes Inkassounternehmen übergeben. Das Inkassounternehmen wird dann sofort in der mit dem Auftraggeber abgestimmten Art und Weise den Vorgang bearbeiten.
g. Folgende Bearbeitungsschritte sind denkbar:
- sofortiges Mahnschreiben des Inkassounternehmens
- Telefonische Kontaktaufnahme zum Schuldner oder ein Außendiensteinsatz
- Erwirken eines Mahn- und Vollstreckungsbescheides
- Einleiten von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen
h. Auch eine titulierte Forderung bedeutet auf die Dauer gesehen nicht immer den vollen Verlust der Forderung, aber ein Einschnitt in die Liquidität des Gläubigers. Oft braucht es eine Zeit des permanenten dran Seins an dem Schuldner, um dann doch noch das verloren gegangene Geld zu bekommen. Geduld ist oft hier das Zauberwort. Im schlimmsten Fall geht der Schuldner in die Insolvenz und der Gläubiger leer aus.
Sie wollen mehr über Inkassostrategie oder die professionelle Forderungsbeitreibung erfahren, sprechen Sie uns darauf an. Sie können uns erreichen unter der Rufnummer 07141/9924438 oder unter www. PKS-Inkasso.de bzw. www.dieschuldeneintreiber.de
Zwischenzeitlich können Inkassounternehmen zur Beitreibung der offenstehenden vorgerichtlichen Forderungen das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren vollumfänglich als Dienstleister für den Gläubiger erledigen. Ein Anwalt ist hier nicht notwendig. Die Kosten sind daher auch erheblich günstiger. Auch bei der Bearbeitung von bereits titulierten Forderungen können Inkassounternehmen verschiedene gerichtliche Maßnahmen einleiten bzw. mit dem Schuldner nach einer einvernehmlichen Lösung suchen.
Was können Sie als Unternehmen tun, um unnötige Außenstände zu vermeiden (Tipps aus der Praxis):
a. Ist der Rechnungsempfänger richtig? Sind evtl. Fehler bei der Auftragserteilung passiert? Sind Ihre Mitarbeiter sensibilisiert die Daten korrekt zur Auftragserteilung und die Firmierung in Ihr Abrechnungssystem einzugeben? Haben Sie die Daten der Ansprechpartner und deren Telefonnummern nachvollziehbar gesichert? Was geschieht, wenn eine Rechnung als unzustellbar zurückkommt? Wird hier gleich nach der neuen Adresse bzw. nach dem Ansprechpartner recherchiert? Wertvolle Zeit kann durch liegen lassen verloren gehen!
b. Entsprechen Ihre Rechnungsformulare den gesetzlichen Anforderungen? Ist das Zahlungsdatum als Datum eindeutig bestimmt (zahlbar bis zum XX.XX.2010 eingehend).
c. Spätestens 5 Tage nach dem eindeutig bestimmten Datum muss bereits eine Mahnung mit dem Hinweis auf Abgabe an ein Inkassounternehmen mit namentlicher Benennung erfolgen.
d. Am 10 Werktag des Monats erhält der Kostenverantwortliche eine OP-Liste aller offenstehenden Forderungen. Diese Liste kann nach bestimmten Kriterien festgelegt werden (Betrag, Anzahl Tage über dem Zahldatum, bisher erfolgter Umsatz etc.. Diese Auswertung muss auf die Belange und Tätigkeit des jew. Unternehmens abgestimmt und den laufenden Veränderungen angepasst werden. Der Kostenverantwortliche nimmt sich die Zeit und schaut auf diese Liste und veranlasst Maßnahmen z. B. sofortige Abgabe an das Inkassounternehmen, Anruf und Gespräch mit dem Schuldner - da persönlicher Geschäftskontakt -, Umsatzbegrenzung, neue Ware erst, wenn die Rückstände bezahlt sind. Ziel ist es hier die Geschäftsbeziehung in diesem Stadium nicht erheblich zu strapazieren, aber dem Schuldner zu signalisieren, dass hier genau geschaut wird. Evtl. wird für die kommenden Wochen das Bestelllimit begrenzt. - Risikominimierung.
e. Sofern durch das Unternehmen ein zweistufiges Mahnwesen festgelegt ist, wird die 2. Mahnung spätestens 15 Werktage nach Verzug an den Schuldner verschickt bzw. Mitarbeiter des Mahnwesens rufen den Gläubiger an und fragen nach dem Geldeingang und den Gründen für den Zahlungsverzug, danach erfolgt der Versand der 2. und letzten Mahnung.
Anmerkung: Mitarbeiter tun sich in solchen Gesprächen und Telefonaten sehr schwer, von daher empfiehlt es sich die Mitarbeiter durch ein gezieltes Coaching an dieses Thema heranzuführen und auch zu begleiten. Dieses Coaching kann auch durch einen Telefontrainer des Inkassounternehmens erfolgen, welcher über die notwendige Erfahrung und Ausbildung verfügt.
f. Nach Verstreichung einer weiteren Zahlungsfrist von 10 Werktagen, sollte sofern nichts anderes festgelegt ist die Liefereinstellung erfolgen d.h. der Schuldner bekommt keine Ware mehr und die Forderung wird an ein professionell arbeitendes Inkassounternehmen übergeben. Das Inkassounternehmen wird dann sofort in der mit dem Auftraggeber abgestimmten Art und Weise den Vorgang bearbeiten.
g. Folgende Bearbeitungsschritte sind denkbar:
- sofortiges Mahnschreiben des Inkassounternehmens
- Telefonische Kontaktaufnahme zum Schuldner oder ein Außendiensteinsatz
- Erwirken eines Mahn- und Vollstreckungsbescheides
- Einleiten von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen
h. Auch eine titulierte Forderung bedeutet auf die Dauer gesehen nicht immer den vollen Verlust der Forderung, aber ein Einschnitt in die Liquidität des Gläubigers. Oft braucht es eine Zeit des permanenten dran Seins an dem Schuldner, um dann doch noch das verloren gegangene Geld zu bekommen. Geduld ist oft hier das Zauberwort. Im schlimmsten Fall geht der Schuldner in die Insolvenz und der Gläubiger leer aus.
Sie wollen mehr über Inkassostrategie oder die professionelle Forderungsbeitreibung erfahren, sprechen Sie uns darauf an. Sie können uns erreichen unter der Rufnummer 07141/9924438 oder unter www. PKS-Inkasso.de bzw. www.dieschuldeneintreiber.de
