Moderne Verwaltung „Made in Münster“

(PresseBox) (Münster, ) Der öf­f­ent­li­chen Ver­wal­tungs­land­schaft in Deutsch­land ste­hen große Ver­än­de­run­gen ins Haus – eine EU-?Dienst­leis­tungs­richt­li­nie er­for­dert Um­struk­tu­rie­run­gen in der Nut­zung und Ge­stal­tung von Ver­wal­tungs­pro­zes­sen.

Ge­mein­sam mit sie­ben Stu­die­ren­den stellt Prof. Dr. Jörg Be­cker, Ge­schäfts­füh­ren­der Di­rek­tor des ER­CIS-?Head­quar­ters (Eu­ro­pean Re­se­arch Cen­ter for In­for­ma­ti­on Sys­tems) und Lei­ter des Lehr­stuhls für Wirt­schafts­in­for­ma­tik und In­for­ma­ti­ons­ma­nage­ment, der­zeit auf der CeBIT Stu­di­en­er­geb­nisse und Lö­sun­gen vor.

Viele In­sti­tu­tio­nen

„Die Ver­ein­heit­li­chung be­trifft ganz viele In­sti­tu­tio­nen“, ver­weist er auf die Aus­wir­kun­gen der Richt­li­nie auch auf bei­spiels­weise Kam­mern und In­nun­gen. Be­son­ders die drei Kern­be­rei­che wer­den nach­hal­tige Um­wäl­zun­gen zur Folge haben: Es wird ge­for­dert, Ver­fah­ren zu ver­ein­fa­chen, ein­heit­li­che An­sprech­part­ner si­cher­zu­stel­len und die Ver­fah­ren­s­ab­wick­lung zu di­gi­ta­li­sie­ren. Vor der Pro­zess­ge­stal­tung galt es, eine Be­schrei­bungs­spra­che zu ent­wi­ckeln, denn: „Wenn zwei Mit­ar­bei­ter den­sel­ben Pro­zess be­schrei­ben, ist das Er­geb­nis nicht iden­tisch“, stellt Prof. Be­cker fest.

Spra­che mit einer be­stimm­ten Syn­tax

„Vor­aus­set­zung war also, Spra­che mit einer ganz be­stimm­ten Syn­tax zu ent­wi­ckeln“, er­läu­tert der Ex­perte – das sei bei einer Ver­wal­tung re­la­tiv ein­fach, weil in ers­ter Linie die Wei­ter­gabe von In­for­ma­tio­nen eine Rolle spiele. „Für diese Ab­läufe haben wir Pro­zess­bau­steine de­fi­niert“, er­klärt Be­cker. Am Ende stan­den 24 Bau­steine auf dem Pa­pier, mit denen be­reits meh­rere 1000 Pro­zesse be­schrie­ben wur­den – in Al­ten­berge etwa seien es 538 ge­we­sen. Der In­for­ma­ti­ker nennt ein Bei­spiel: „Wenn ein Pro­zess her­ein­kommt muss ge­klärt wer­den, wel­cher An­trag es ist, ob per­sön­li­ches Er­schei­nen er­for­der­lich und eine Un­ter­schrift nötig ist“.

Kleine Än­de­rung – große Wir­kung

Bei einem Bau­an­trags­pro­zess habe man auf­grund der Prü­fung der Ab­läufe eine kleine Än­de­rung durch­ge­führt, wo­durch le­dig­lich ein Schritt weg­fiel: „Da­durch“, so Be­cker, „haben wir dem Bür­ger um­ge­rech­net 13 Jahre War­te­zeit er­spart“. Mo­na­te­lan­ges War­ten auf ein An­trags­ver­fah­ren werde bis auf ein Drit­tel der ur­sprüng­li­chen Zeit ein­ge­dampft. Eine Op­ti­mie­rung stehe in Ab­hän­gig­keit von Fall­zahl und Pro­zess – eine Än­de­rung im Ab­lauf bei den 20 000 Ge­wer­be­re­gis­ter­an­fra­gen in Müns­ter pro Jahr be­wirke vor­her ab­seh­bare Ein­spa­run­gen.

Um­set­zung in die Pra­xis

Diese Do­ku­men­ta­ti­on und Ana­lyse von Pro­zes­sen, die Prof. Be­cker be­reits in den 90-er Jah­ren vor­an­trieb, be­deute für ihn „den Pro­to­typ der For­schung – wir haben jah­re­lang ent­wi­ckelt, jetzt ist der rich­tige Zeit­punkt, damit auch in die Öf­f­ent­lich­keit zu gehen“. Das Hoch­schul­in­sti­tut hat bis­lang 15 Pi­lot­pro­jekte durch­ge­führt. „Jetzt sind wir an der Schwelle zum Durch­bruch“, freut sich Jörg Be­cker auf die Um­set­zung in die Pra­xis.

„Picture“-Methode

In der Tat, es ist nur ein klei­ner Schritt: „Pic­ture“ heißt die spe­zia­li­sierte Me­tho­dik zur Pro­zess­mo­del­lie­rung in der öf­f­ent­li­chen Ver­wal­tung, die Dr. Lars Al­ger­mis­sen, Lei­ter des Kom­pe­tenz­zen­trums E-?Go­vern­ment von ERCIS auf der CeBIT in Han­no­ver vor­stellt. „Es gilt, spe­zi­ell auf die An­wen­dung in der öf­f­ent­li­chen Ver­wal­tung ein­ge­hen zu kön­nen“, zeich­net Al­ger­mis­sen die In­ten­ti­on nach. Damit solle die un­re­flek­tierte An­wen­dung von Uni­ver­sal­me­tho­den ver­mie­den wer­den.

Vor­de­fi­nierte Bau­steine

„Pic­ture“ habe unter an­de­rem den Vor­teil, vor­de­fi­nierte Pro­zess­bau­steine zu ver­wen­den, in denen di­rekt Be­griffe aus dem Ver­wal­tungs­all­tag in­te­griert sind – die Mit­ar­bei­ter ar­bei­ten mit ver­trau­ter Spra­che. Zudem ge­währ­leiste die Ver­wen­dung der Pro­zess­bau­steine und eine Fest­le­gung von Be­schrei­bungs­ebe­nen eine for­melle und in­halt­li­che Stan­dar­di­sie­rung. Da­durch werde es Lei­tungs­stel­len und Mit­ar­bei­tern er­mög­licht, selbst­stän­dig ihre Pro­zesse auf­zu­neh­men und zu do­ku­men­tie­ren.

Ge­rin­ger Auf­wand

Wirt­schaft­li­che Mo­del­ler­stel­lung und Ana­lyse füh­ren dazu, dass der Auf­wand für die Pro­zess­mo­del­ler­stel­lung ge­ring ge­hal­ten wird. Au­ßer­dem sei „Pic­ture“ kon­trol­liert fle­xi­bel und könne je nach Be­din­gun­gen einer Ver­wal­tung an­ge­passt wer­den. Die ge­samte „Pro­zess­land­schaft“ werde laut Al­ger­mis­sen trans­pa­ren­ter und äm­ter­über­grei­fend – dies sei denn auch die ent­schei­dende Her­aus­for­de­rung für die von der EU ge­for­derte elek­tro­ni­sche Ver­fah­ren­s­ab­wick­lung. Das Land Schles­wig-?Hol­stein hat sich be­reits für diese "Pic­ture"-?Me­thode "Made in Müns­ter" ent­schie­den.

Quelle: Wolf­ram Linke, Stadt­ma­ga­zin Echo Müns­ter, http://?www.?echo-? mu­ens­ter.de/node/20665

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