ERCIS: Pionierarbeit einmalig in Deutschland

(PresseBox) (Münster, ) Eine Pio­nier­ar­beit: Zu­sam­men mit der Ge­meinde Al­ten­berge im Kreis Stein­furt haben Mit­ar­bei­ter des Eu­ro­pean Re­se­arch Cen­ter for In­for­ma­ti­on Sys­tems (ERCIS) der Uni­ver­si­tät Müns­ter mit der von ihnen ent­wi­ckel­ten PIC­TURE-?Me­thode alle Ver­wal­tungs­pro­zesse einer kom­mu­na­len Ge­mein­de­ver­wal­tung er­fasst und be­schrie­ben.

Das ist bis­lang ein­ma­lig in Deutsch­land. Damit haben sie die Vor­aus­set­zung dafür ge­schaf­fen, Ver­wal­tungs­ab­läufe ef­fi­zi­en­ter und kun­den­ori­en­tier­ter zu ge­stal­ten. Viele Ver­wal­tun­gen haben keine Über­sicht dar­über, wer bei wel­cher Ver­wal­tungs­dienst­leis­tung wel­chen Ar­beits­schritt macht, so die For­scher des ERCIS. Eine Be­stands­auf­nahme ist aber nötig, um eine Ver­wal­tung für die Zu­kunft dienst­leis­tungs-? und somit kun­den­ori­en­tier­ter zu ge­stal­ten: Nur auf der Basis einer sorg­fäl­tig do­ku­men­tier­ten Auf­bau-? und Ab­lauf­or­ga­ni­sa­ti­on der Ver­wal­tung lässt sich Trans­pa­renz schaf­fen und las­sen sich sinn­volle Re­or­ga­ni­sa­ti­ons­maß­nah­men iden­ti­fi­zie­ren.

Flä­chen­de­ckende Er­fas­sung

Die meis­ten Ver­wal­tun­gen sind bis­her vor einer flä­chen­de­cken­den Er­fas­sung zu­rück­ge­schreckt. Eine Um­frage des ERCIS aus dem Jahr 2006 unter knapp 10 000 Kom­mu­nal­ver­wal­tun­gen aus Deutsch­land, Ös­ter­reich und der Schweiz zeigt die Gründe auf. Häu­fig wur­den dem­nach die feh­lende me­tho­di­sche Un­ter­stüt­zung, das feh­lende Wis­sen und der zu hohe Auf­wand des Per­so­nals sowie ein Man­gel an fi­nan­zi­el­len Mit­teln ge­nannt. In der Ge­meinde Al­ten­berge haben die For­scher nun erst­mals alle Ver­wal­tungs­pro­zesse er­fasst und be­schrie­ben. Um die­ses Ziel zu er­rei­chen, kam die PIC­TURE-?Me­thode zum Ein­satz, die spe­zi­ell für die Er­fas­sung und Be­schrei­bung von Pro­zes­sen in öf­f­ent­li­chen Ver­wal­tun­gen ent­wi­ckelt wurde.

Ver­ständ­li­che Me­thode

„Die PIC­TURE-?Me­thode ist leicht ver­ständ­lich und daher auch für die Mit­ar­bei­ter der Ver­wal­tun­gen ohne gro­ßen Schu­lungs­auf­wand be­dien­bar. Au­ßer­dem wird durch die an­pass­ba­ren Pro­zess­bau­steine genau das in den Pro­zess­mo­del­len ab­ge­bil­det, was für spä­tere Ana­ly­sen be­nö­tigt wird. Der Auf­wand für die Er­stel­lung der Pro­zess­mo­delle wird also mög­lichst ge­ring ge­hal­ten“, er­läu­tert Dr. Lars Al­ger­mis­sen, Lei­ter des Kom­pe­tenz­zen­trums E-?Go­vern­ment des ERCIS. In der Pro­jekt­lauf­zeit von knapp fünf Mo­na­ten wur­den ins­ge­samt 472 Ver­wal­tungs­pro­zesse durch 88 In­ter­views er­fasst und mit der PIC­TURE-?Me­thode be­schrie­ben.

Zwei Stun­den pro In­ter­view

Pro In­ter­view wur­den nicht mehr als zwei Stun­den auf­ge­wen­det, in­klu­si­ve Vor- und Nach­be­rei­tung. Über die Pro­jekt­lauf­zeit hin­weg wurde an­ge­sichts der Ver­wal­tungs­größe von etwa 50 Mit­ar­bei­tern mit fast jedem Mit­ar­bei­ter ge­spro­chen, um alle Pro­zesse ab­de­cken zu kön­nen. "Die po­si­ti­ve Be­son­der­heit ge­gen­über an­de­ren mir be­kann­ten Pro­jek­ten be­steht darin, dass die Er­geb­nisse er­zielt wer­den konn­ten, ohne dass einer mei­ner Mit­ar­bei­ter mehr als einen Tag sei­ner Ar­beits­zeit für die Er­fas­sung in­ves­tie­ren musste", so Jo­chen Paus, Bür­ger­meis­ter von Al­ten­berge.

Soft­ware

Zur An­wen­dung der Me­thode exis­tiert ein ent­spre­chen­des Soft­ware­werk­zeug, mit des­sen Hilfe die Pro­zesse er­fasst, vi­sua­li­siert und aus­ge­wer­tet wer­den kön­nen. Der Pro­zess­ka­ta­log, das PIC­TURE-?Werk­zeug sowie ein Pro­jekt­be­richt wer­den im Rah­men der jähr­lich vom ERCIS or­ga­ni­sier­ten Ta­gung „MEMO - Me­tho­den und Werk­zeuge zur Ver­wal­tungs­mo­der­ni­sie­rung“ auf einem Mes­se­stand sowie im Rah­men eines Pra­xis­vor­trags vor­ge­stellt. Dar­über hin­aus wer­den auch an­dere The­men - zum Bei­spiel die Frage, wie man durch An­wen­dung der PIC­TURE-?Me­thode den Auf­wand zur Um­set­zung der EU-?Dienst­leis­tungs­richt­li­nie re­du­zie­ren kann - auf der MEMO-?Ta­gung am 4. und 5. Juni in Müns­ter in der His­to­ri­schen Reit­halle des Leo­nardo-?Cam­pus vor­ge­stellt.

Quelle: Stadt­ma­ga­zin Echo Müns­ter, http://?www.?echo-? mu­ens­ter.de/node/22773

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