PDF/A Competence Center bereichert DMS EXPO mit umfassendem Vortragsprogramm und eigenem Stand

(PresseBox) (Berlin, ) Auch in diesem Jahr – und damit zum dritten Mal in Folge – präsentiert sich das PDF/A Competence Center auf der DMS EXPO mit einem eigenen Vortragsprogramm und Messestand. Vom 15. bis 17. September stellen acht Mitglieder in Halle 7, Stand G059, ihr Leistungsportfolio rund um das PDF/A-Format vor: Adobe Systems, callas software, Cartago, Compart AG, Crawford Technologies, LuraTech Europe, PDF Tools und SEAL Systems. Bereits einen Tag vor Beginn der DMS EXPO, am 14. September 2009, bietet das PDF/A Competence Center darüber hinaus ein Halbtagsseminar in Köln an. Teilnehmer erhalten hier Detailwissen zu dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung und werden über die Vorteile und Einsatzgebiete von PDF/A informiert.

Erweiterte Anwendungsgebiete für PDF/A

PDF/A hat sich mittlerweile zu dem bevorzugten Archivierungsformat entwickelt. Immer mehr Unternehmen und Behörden überlegen, wie sie die Eigenschaften von PDF/A bei der Umsetzung ihrer Archivierungsstrategie am besten nutzen können.
Auf dem Messestand des PDF/A Competence Center zeigen die ausstellenden Unternehmen, wie PDF/A-Dateien aus elektronisch erzeugten oder gescannten Dokumenten erzeugt werden. Dabei können die Besucher nicht nur die allgemeinen Vorzüge des PDF/A-Formates kennenlernen, sondern sich auch über Details informieren, wie z. B. die Unterstützung von Metadaten, die Archivierung von E-Mails mit PDF/A sowie PDF/A-2.

Innerhalb der Dokumentenverarbeitung und -archivierung gewinnen Metadaten, also ergänzende Informationen zu einer Datei, zunehmend an Bedeutung. Mit ihrer Hilfe können Dokumente schneller gefunden oder automatisiert verarbeitet werden. Der PDF/A-Standard sieht die Unterstützung von XMP-Metadaten vor. Besucher der DMS EXPO erfahren am Messestand ganz konkret, welche Vorschriften der ISO-Standard hier vorgibt und welche Konsequenzen diese für die PDF/A-Konvertierung haben.
Ein aktuelles Thema ist die Archivierung von E-Mails. Auf dem Messestand des PDF/A Competence Center wird deshalb gezeigt, wie Unternehmen ihre elektronischen Nachrichten samt Anlagen in PDF/A konvertieren und damit sicher und langfristig lesbar aufbewahren können.

Schließlich ist es dem Fachverband ein Anliegen, über die Weiterentwicklung des ISO-Standards zu informieren. So wird PDF/A-2 im Vergleich zu der aktuellen Version einige technische Neuerungen beinhalten. Aber diese sollten nach Ansicht von Experten kein Grund sein, ein Archivierungs- oder Migrationsprojekt bis zur Verfügbarkeit von PDF/A-2 hinauszuzögern – zumal PDF/A-1 weiter bestehen bleibt und eine Aufwärtskompatibilität gewährleistet ist.

Lösungen und tägliches Vortragsprogramm rund um PDF/A

Innerhalb des täglich stattfindenden Vortragsprogramms erfahren die Besucher, wie sich PDF/A von anderen Formaten zur Langzeitarchivierung abgrenzt, welche Vorteile es bietet und wie Unternehmen ihre Archivierungsstrategie auf PDF/A umstellen können. Die Experten gehen sowohl auf die Migration von bestehenden Archiven ein als auch auf die praktische Einführung von PDF/A. Angesprochen wird beispielsweise der Einsatz im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement oder digitalen Posteingangs-/Postausgangslösungen. Ebenfalls auf der Agenda stehen die Unterstützung von Metadaten sowie die Archivierung von E-Mails und Webseiten. Für internationale Messebesucher findet am Nachmittag ein Grundlagen-Vortrag über PDF/A in englischer Sprache statt. Zusätzlich sind intarsys und OpenLimit als Logo-Partner mit Vorträgen rund um das Thema Signaturen mit PDF/A auf dem PDF/A-Gemeinschaftsstand vertreten.

Wer sich erst einmal einen kompakten Überblick verschaffen will, hat außerdem Gelegenheit, bereits vor Beginn der DMS EXPO, am 14. September, ein halbtägiges PDF/A-Seminar zu besuchen. Dieses wird vom PDF/A Competence Center bereits zum vierten Mal in jeweils aktualisierter Form angeboten. Die Teilnehmer können so bequem Theorie und Praxis verbinden und am nächsten Tag gut informiert die Messe besuchen. Zu den Vortragenden gehören unter anderem Bernhard Zöller, anerkannter ECM-Experte und Geschäftsführer von Zöller & Partner, sowie die Experten des Vorstands.

Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH, fasst zusammen: „Die Zeiten, in denen wir dem Besucher der DMS EXPO erst einmal erläutern müssen, was PDF/A ist, sind vorbei. Wir gehen davon aus, dass es in diesem Jahr an unserem Messestand verstärkt um detaillierte Fragestellungen, wie beispielsweise Metadatenunterstützung oder E-Mail-Archivierung mit PDF/A gehen wird.”

PDF Association

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen. Innerhalb von weniger als drei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus ca. 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, CEO der Compart AG. Dr. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Über PDF/A

PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugtem Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.

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