Internationale Fachkonferenz beweist: An PDF/A führt kein Weg vorbei

(PresseBox) (Berlin, ) Knapp 220 Teilnehmer aus 13 Ländern, hochkarätige Keynotes, spannende Anwenderberichte und T-Systems als 100. Mitglied – die dritte internationale PDF/A-Konferenz war ein voller Erfolg für das PDF/A Competence Center. Die diesjährige Veranstaltung zeigte einmal mehr die wachsende Bedeutung von PDF/A. Internationale Projekte beweisen, dass sich dieses Format für die Langzeitarchivierung weltweit durchsetzt. Mit der Etablierung von PDF/A gewinnt auch das PDF/A Competence Center immer mehr Mitglieder. Als 100. Mitglied konnte der Verband auf seiner Konferenz die T-Systems begrüßen.

„Für immer mehr Unternehmen und Behörden ist die Einführung von PDF/A keine Frage mehr“, fasst Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center zusammen. „Vielmehr geht es den Verantwortlichen darum, die richtigen Wege und Strategien zu finden. Hier waren die Anwenderberichte aus unterschiedlichen Branchen für die Konferenz-Teilnehmer eine exzellente Informationsquelle.“

Dem PDF/A Competence Center ist es einmal mehr gelungen, hervorragende Redner für seine Konferenz zu gewinnen. So zeigte beispielsweise Bernhard Zöller von der Unternehmensberatung Zöller & Partner GmbH, warum PDF/A bei der Formatkonsolidierung erste Wahl ist. Insbesondere wenn es um die Archivierung farbiger Dokumente geht, hat PDF/A eindeutige Vorteile. Stephen Levenson, IT-Spezialist für Strategie und Planung beim Administrative Office der US Courts in Washington, stellte dar, wie seine Institution die Migrationskosten mit Hilfe von PDF/A auf ein Minimum reduzieren konnte. Leonard Rosenthol, PDF Standards Architect bei Adobe Systems, vermittelte in seiner Keynote interessante Informationen bezüglich der Weiterentwicklung des ISO-Standards für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Dabei unterstrich er, dass PDF/A-1 – neben PDF/A-2 – weiter bestehen wird und zu PDF/A-2 uneingeschränkt aufwärtskompatibel ist. “In der Regel sollte PDF/A-1 auch nach der Verabschiedung von PDF/A-2 weiter verwendet werden. Man sollte nur dann PDF/A-2 einsetzen, wenn dies aufgrund entsprechender technischer Neuerungen wirklich erforderlich ist“, so Leonard Rosenthol.

Ebenfalls auf großes Interesse stießen die beiden Anwender-Keynotes. Jacob Bielfeldt von der Techniker Krankenkasse zeigte, wie sein Versicherungsunternehmen schrittweise PDF/A unternehmensweit eingeführt hat. Dr. Silke Stapel vom EU Publications Office berichtete über die gelungene Umstellung der digitalen Bibliothek auf PDF/A in die digitale Bibliothek.

In den jeweils parallel stattfindenden Themen- bzw. Branchentracks ging es ins Detail. Auf besonderes Interesse stießen dabei unter anderem rechtliche Aspekte, die es bei der Langzeitarchivierung bzw. Aufbewahrung von E-Mails zu berücksichtigen gilt, die effiziente Nutzung von Metadaten sowie die Unterschiede zwischen PDF/A-1a und PDF/A-1b.

Die abschließende Podiumsdiskussion u. a. mit Vertretern der Fachverbände AIIM, Aproged und VOI unterstrich die zunehmende internationale Verbreitung von PDF/A. So haben beispielsweise in den letzten Monaten Argentinien, Brasilien, China und Uruguay PDF/A als nationalen Standard für die digitale Langzeitarchivierung verabschiedet. In den USA, so erläuterte Betsy Fanning von der AIIM, arbeiten immer mehr Bundesstaaten an Vorschriften für den Einsatz von PDF/A. In Europa ist PDF/A bereits in zahlreichen Ländern gesetzt.

Unmittelbar vor der Konferenz ist T-Systems dem PDF/A Competence Center als 100. Mitglied beigetreten. Insgesamt hat der Fachverband nun 101 Mitglieder aus ca. 20 Ländern.

PDF Association

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen. Innerhalb von weniger als drei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus ca. 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, CEO der Compart AG. Dr. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Über PDF/A

PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugtem Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.

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