Sichere Terminabstimmung im Handumdrehen

Bundesbehörde setzt auf integrierte Terminkoordination

(PresseBox) (Bonn, ) Wer schon einmal das Problem hatte, einen gemeinsamen Termin mit mehr als einer Person zu finden, der kennt die Herausforderung – insbesondere, wenn die Beteiligten schwer zu erreichen oder räumlich verteilt sind. Über eine Online-Umfrage kann heutzutage jedoch schnell und einfach der beste gemeinsame Termin für ein Treffen ermittelt werden – dazu stehen eine Vielzahl von Web-2.0-Lösungen zur Verfügung.

Die eher für den Freundeskreis entwickelten web-basierten Werkzeuge zur Terminabstimmung erfreuen sich inzwischen auch immer stärkerer Beliebtheit im Bereich von Unternehmen und Organisationen, für die eine effiziente Terminkoordination zur täglichen Arbeitspraxis zählt. Eine Ursache ist sicher die oftmals noch komplizierte Terminabstimmung per E-Mail oder Telefon. Hier zeigen die Web-2.0-Lösungen ihre Stärke: Terminabsprachen mit Web-Anwendungen wie Doodle oder dem Google-Kalender zu treffen ist einfach, kostet nichts und macht auch noch Spaß. Dabei werden jedoch oftmals die möglichen Sicherheitsrisiken ignoriert, die von verschiedensten Ausfallszenarien bis hin zu Datenverlust oder gar Indiskretion sensitiver Information reichen.

Bei einer deutschen Bundesbehörde war man sich dieser Problematik bewusst, als mehr und mehr Anwender nach einer geeigneten Software-Unterstützung für die Terminabstimmung baten. Immerhin werden bei der Bundesbehörde im Rahmen der täglichen Arbeit zahlreiche Treffen koordiniert – zwischen verschiedenen, bundesweit verteilten Dienststellen und teils auch mit externen Beteiligten. Daher wurde der Groupware-Spezialist OrbiTeam mit der Entwicklung einer sicheren Lösung für die integrierte Terminabstimmung beauftragt.

Die Anforderungen waren schnell ermittelt: neben der üblichen Funktionalität zur unkomplizierten web-basierten Terminabstimmung sollte die Software den Organisator einer Terminumfrage auf Wunsch automatisch über den Stand der Terminfindung informieren und ihm auch eine Entscheidungsmöglichkeit bieten, bei der die Teilnehmer über den endgültigen Termin entsprechend informiert werden. Der abgestimmte Termin sollte zudem auch in die eigene Kalender-Anwendung oder in einen Gruppenkalender übernommen werden können. Schließlich sollte die gesamte Lösung nicht nur sicher vor unbefugtem Zugriff sein, sondern auch noch mit der vorhandenen Infrastruktur der Bundesbehörde integriert sein.

Die von dem Bonner Software-Unternehmen OrbiTeam entwickelte Lösung zur Terminabstimmung ist vollständig in die BSCW-Software integriert, die neben einer umfassenden Dokumentverwaltung auch die Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Kontakten in gemeinsamen Arbeitsbereichen ermöglicht. Die BSCW-Software ist bereits seit einiger Zeit erfolgreich bei der Bundesbehörde im Einsatz, so dass eine entsprechende Erweiterung um die Möglichkeit zur Terminabstimmung nahe lag. Das Shared-Workspace-System BSCW unterstützt Informationsaustausch über gemeinsame Arbeitsbereiche und effizienten Zugriff durch Teammitglieder von überall aus. BSCW bringt verteilt arbeitende Teams zusammen und ermöglicht eine effiziente Kooperation über Organisationsgrenzen hinweg. Neben der klassischen Büroorganisation über Dokumente, Termine und Kontakte unterstützt BSCW auch die Kommunikation und Koordination der Anwender durch Werkzeuge wie Diskussionsforen, Blogs, Umfragen und Communities.

Durch die Erweiterung des BSCW-Systems um die Möglichkeit zur einfachen Terminabstimmung in einer Arbeitsgruppe sollte die Software nun zu einer noch umfassenderen Lösung für den sicheren Informationsaustausch werden. Nach einer gemeinsamen Anforderungserhebung wurde die Erweiterung in kurzer Zeit durch OrbiTeam konzipiert und auf Basis der vorhandenen Groupware-Plattform realisiert. Nachdem die Software vom Kunden getestet und für gut befunden wurde, ist die als zusätzliches Modul realisierte Funktion inzwischen bei der Bundesbehörde installiert und wird in Kürze einem größeren Nutzerkreis zugänglich gemacht.

Dort zeigt man sich nun zuversichtlich, mit der vorhandenen Lösung die Sicherheitsproblematik in den Griff zu bekommen. Mit der Integration in die BSCW-Software konnten nicht nur alle funktionalen Anforderungen vollständig erfüllt werden – die Anwender profitieren zudem von einer sicheren Lösung, die den Zugriff auf die sensiblen Daten nur für berechtigte Mitarbeiter ermöglicht. Zudem befinden sich alle Daten auf dem eigenen Server des Kunden und nicht irgendwo im Internet.

OrbiTeam Software GmbH & Co. KG

Die OrbiTeam Software GmbH & Co. KG wurde 1998 zur Weiterentwicklung und zum Vertrieb des Shared-Workspace-Systems BSCW gegründet. Als Experte im Bereich
e-Collaboration betreut OrbiTeam Unternehmen bei der Einführung einer unternehmensweiten Kooperationslösung und bietet alternativ auch den Einsatz von Projekträumen im Internet als Service an. OrbiTeam berät Kunden aus diversen Bereichen – Telekommunikationsunternehmen, Bundes- und Landesbehörden, Forschungseinrichtungen, Universitäten sowie zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen nutzen die Dienste des Bonner Unternehmens.

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