Beste Verbindungen: Bayernhafen führt OS|ECM ein

Kurze Beleglaufzeiten, revisionssichere Ablage, besserer Zugriff auf Informationen mit Hilfe von Enterprise Content Management

(PresseBox) (Berlin, ) Die Bayernhafen GmbH & Co. KG hat sich entschieden das Enterprise Content Management-System (ECM) von OPTIMAL SYSTEMS in der gesamten Unternehmensgruppe einzuführen.

Mit 800 Hektar Gesamthafenfläche und rund 500 angesiedelten Unternehmen mit mehr als 12.000 Beschäftigten zählt die bayernhafen Gruppe zu den größten Logistik-Netzwerken Europas. "Unsere wichtigste Aufgabenstellung war einerseits die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und andererseits die wirtschaftlichere Gestaltung der Zugriffszeiten auf Dokumente. Der Zugriff auf Informationen soll nun unserem Leitmotto "Beste Verbindungen" gerecht werden", erklärt Alexander Ochs, Prokurist bei der Bayernhafen GmbH & Co. KG. "Auschlaggebend für unsere Entscheidung zu Gunsten des Berliner ECM-Spezialisten waren die hohe Benutzerfreundlichkeit des Systems sowie das schlüssige, modular aufgebaute Gesamtkonzept. Die intensive und professionelle Vertriebsbetreuung gepaart mit einer hohen Wirtschaftlichkeit unterstützten dabei die Entscheidung zusätzlich die Entscheidung", so Herr Ochs.

OS|ECM wird schrittweise zur konzernweiten Informationsplattform ausgebaut. In der ersten Projektstufe werden 130 Mitarbeiter an den Standorten Aschaffenburg, Bamberg, Nürnberg und Regensburg sowie in der Hauptverwaltung der bayernhafen Gruppe in Regensburg das ECM-System für die Digitalisierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen einsetzten. Die Migration von Altdaten inklusive der Digitalisierung und revisionssicheren Ablage vom alten Papierarchiv gehört ebenfalls zu der ersten Ausbaustufe. "Hier möchten wir uns vom vorhandenen Papier - etwa 200 laufende Meter Dokumente - gerne trennen. Und zwar vor allem in Hinsicht auf einen schnelleren und sichereren Zugriff auf die Belege", erklärt Ingo Maschauer, Projektleiter ECM der bayernhafen Gruppe.

In den folgenden Projektstufen wird das ECM-SYSTEM OS|ECM an das bestehende ERP-System angebunden (MS Dynamics NAV). Der Einsatz von Workflows zur Optimierung von Geschäftsprozessen, die Realisierung der Vertragsmanagement-Lösung sowie die Anbindung an Microsoft Sharepoint, welches als Intranet laufen soll, sind ebenfalls in Planung.

Workflow

"Mit der Realisierung von Workflows in den nächsten Projektschritten werden wir einen wesentlich schnelleren Belegfluss im Haus und zwischen den Niederlassungen bewerkstelligen und die Freizeichnungsprozesse dynamischer gestalten", so Herr Ochs.

Vertragsmanagement

"Das Leistungsspektrum unserer Vertragsverwaltung möchten wir mittels der Vertragsmanagement-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS besonders bei den Themen Fristen und Termine ergänzen. Dabei spielt die Variantenverwaltung eine große Rolle, da die klare Abgrenzung des jeweils aktuellen und gültigen Dokuments hier von enormer Wichtigkeit ist", so Herr Ochs.

Über bayernhafen: Zur bayernhafen Gruppe gehören die sechs Standorte Aschaffenburg, Bamberg, Nürnberg, Roth, Regensburg und Passau. Die Lage an wirtschaftsgeografisch bedeutenden Knotenpunkten kombiniert mit einer effizienten Verknüpfung der Verkehrswege Wasser, Schiene und Straße zeichnet die Standorte aus. In 2009 wurden insgesamt 25,544 Mio. Tonnen Güter umgeschlagen (davon 3,924 Mio. Tonnen per Schiff, 5,381 Mio. Tonnen per Bahn, 16,239 Mio. Tonnen per Lkw).

Die bayernhafen Gruppe ist ein aktiver Moderator für die Entwicklung von Logistiklösungen und Netzwerken. Sie agiert als Standortarchitekt, der unternehmens- und standortübergreifend Strategien entwickelt, in hochflexible Infrastruktur investiert und in enger Zusammenarbeit mit den Hafenansiedlern neue Wertschöpfungspotenziale erschließt. Ziel ist es, die Position der Häfen als Logistikstandorte und Drehscheiben für den weltweiten Warenaustausch weiter zu stärken. Ein strategisches Flächenmanagement gewährleistet dabei einen Branchen-Mix aus Transport, Lagerung, Logistik, Dienstleistung und Produktion.

800 Hektar Gesamthafenfläche und rund 500 ansässige Unternehmen mit mehr als 12.000 Beschäftigten machen die bayernhafen Gruppe zudem zu einem der leistungsstärksten Logistik-Netzwerke in Europa und zu bedeutenden Wirtschaftsmotoren in Bayern. Die bayernhafen Gruppe selbst beschäftigt 210 Mitarbeiter. Betreiber der Standorte Aschaffenburg, Bamberg, Regensburg und Passau ist die Bayernhafen GmbH & Co. KG. Geschäftsführer ist Joachim Zimmermann. Die Standorte Nürnberg und Roth werden von der Hafen Nürnberg-Roth GmbH betrieben, an der die Bayernhafen GmbH & Co. KG mit 80 Prozent, die Stadt Nürnberg mit 19 Prozent und die Stadt Roth mit einem Prozent beteiligt sind.

Weitere Infos unter www.bayernhafen.de

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS-Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt zurzeit ca. 230 Mitarbeiter an sieben Standorten. Die Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind bei über 1.100 Installationen in sämtlichen Branchen in Deutschland und weiteren europäischen Ländern im Einsatz. Mit OS|ECM bietet OPTIMAL SYSTEMS eine zentrale Informationsmanagement-Plattform, um Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren - wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden.



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