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inha wickelt Rechnungen komplett über nexMart ab
Ob per E-Mail, Fax oder Post, alle Rechnungen werden mit einem einzigen Klick versendet
(PresseBox) (Stuttgart, )
Die nexMart GmbH & Co. KG, Stuttgart, übernimmt für die inha GmbH aus Berlin das gesamte Rechnungsdaten-Outputmanagement inklusive digitaler Signatur. Seit Anfang dieses Jahres werden alle Rechnungen, ob per Post, per Fax oder digital, mit einer einzigen Schnittstelle über nexMart abgewickelt. Lediglich Sonderfälle werden noch manuell betreut.
Ziel von inha war es, alle Rechnungen vollelektronisch abzuwickeln. Doch das geht nicht von heute auf morgen, denn manche Kunden möchten nicht auf eine Papierrechnung per Post verzichten. Deshalb hat der E/D/E-Premiumhändler nach einer geeigneten Lösung gesucht, bei der er einerseits eine schnelle Kostenersparnis hat und bei der er andererseits seine Kunden nach und nach auf die elektronische Rechnungsversendung umstellen kann. „Wir haben uns die Lösungen angeschaut, die es sonst auf dem Markt gab, wie z.B. PDF-Mailer. Aber wir haben festgestellt, dass diese Lösungen für uns nicht zufriedenstellend sind“, sagt Götz Roszinski, IT-Leiter der inha GmbH aus Berlin. „Für mich war ganz wichtig, dass ich nur eine einzige Schnittstelle habe und einen unabhängigen Dienstleister. nexMart hat uns die Schnittstellenbeschreibung zur Verfügung gestellt und wir haben diese dann einfach im Hause selber programmiert.“ Dazu hat nexMart mit Götz Roszinski definiert, wie der Prozess aussehen könnte und wie nexMart die Informationen bekommt, die dann so weiter geleitet werden, dass die Rechnungen per E-Mail, Post oder Fax rausgehen.
Kurze Projektdauer und geringer Aufwand
„Das ganze Projekt bis zur ersten automatischen Rechnung dauerte vielleicht gerade mal zwei Wochen“, erklärt Roszinski. Die Dauer der Umsetzung hängt allerdings auch von der Qualität der Kundendaten im eigenen EDV-System ab, da diese korrekt auf den Rechnungen angezeigt werden müssen. Bei inha war der Anbindungsaufwand recht gering. Es musste kein neues Warenwirtschaftssystem oder andere Programme installiert werden. „Wir haben lediglich einen neuen Drucker installiert und unsere Formulare angepasst“, sagt Roszinski. „In unserer Warenwirtschaft setzen wir jetzt nur noch ein Häkchen für den gewünschten Rechnungsweg des Kunden und das war’s. Es ist ein ganz einfacher und schlanker Prozess.“
Das kleine Tool, in das sogar schon die Übertragung via FTP (Dateiübertragungsverfahren) integriert ist, kann jedes Unternehmen einsetzen. Dadurch ist es relativ kostengünstig. Außerdem ist der ganze Prozess reversibel: „Wenn ich mit meiner Entscheidung nicht mehr zufrieden wäre, könnte ich theoretisch einfach alles wieder rückgängig machen. Dafür müsste ich nur einen anderen Drucker auswählen“, sagt Götz Roszinski.
Automatisierte Abwicklung und papierloses Büro
Nach jedem Rechnungslauf bekommt inha einen elektronischen Bericht über den Versand der Rechnungen. So ist der Berliner Werkzeugfachhandel immer informiert, wie viele Dokumente zur weiteren Verarbeitung an den Print-Dienstleister weiter geleitet worden sind, wie viele direkt an nexMart und welche Rechnungen fehlerhaft waren und nicht verarbeitet werden konnten. „Die fehlerhaften Rechnungen sind meistens von uns verschuldet. Dann haben wir z.B. vergessen, dass eine Rechnung schon vorher manuell verarbeitet worden ist. Systemfehler von nexMart gab es bisher nicht“, erläutert Roszinski.
Wichtig für inha war eine automatisierte Abwicklung. Früher hat ein Mitarbeiter mindestens eine Stunde pro Rechnungslauf neben dem Drucker gestanden, um Papierstaus zu entfernen, das Magazin zu füllen oder das Ausgabefach zu leeren. Danach gingen die Rechnungen dann zum Kuvertieren. Das macht heute keiner mehr, da die gesamte Abwicklung nun außer Haus statt findet. „Zusätzlich profitieren wir von der Porto-Optimierung, womit wir zusätzlich Kosten einsparen“, sagt Götz Roszinski. „Und ich kann einen Rechnungslauf jetzt sogar von zu Hause aus starten. Ich muss dafür gar nicht mehr in der Firma sein. Das ist sehr einfach und bequem.“ Je mehr Rechnungen elektronisch mit digitaler Signatur versendet werden, desto größer ist die Einsparung, weil dann die Portokosten ganz wegfallen.
Was die Rechnungen betrifft, hat inha nun ein papierloses Büro. Ungefähr 96 Prozent der Rechnungen von inha werden über nexMart gesendet. Die restlichen 4 Prozent sind Sonderfälle, in denen entweder auf Kundenwunsch ein Lieferschein mitgeschickt oder eine andere Information beigelegt wird. Oder es wird eine Rechnung direkt im Laden ausgedruckt und ausgehändigt. Die Umwandlung und das Versenden der Rechnungen dauert bei 1000 Dokumenten weniger als 10 Minuten.
Revisionssicheres Archiv
Ein weiterer Vorteil ist das revisionssichere Archiv von nexMart, in denen alle über nexMart verarbeiteten Rechnungen gespeichert werden. So spart sich das Unternehmen Platz und Arbeitsaufwand für die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Dokumente. „Rechnungsabwicklung über nexMart bedeutet für mich, lediglich ein Häkchen bei der gewünschten Zustellungsart des Kunden zu setzen und dann bekommt er die Rechnung entweder per E-Mail, Fax oder per Post“, resümiert Götz Roszinski. „Für mich ist die Rechnungsabwicklung somit praktisch aufwandsfrei.“
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Ziel von inha war es, alle Rechnungen vollelektronisch abzuwickeln. Doch das geht nicht von heute auf morgen, denn manche Kunden möchten nicht auf eine Papierrechnung per Post verzichten. Deshalb hat der E/D/E-Premiumhändler nach einer geeigneten Lösung gesucht, bei der er einerseits eine schnelle Kostenersparnis hat und bei der er andererseits seine Kunden nach und nach auf die elektronische Rechnungsversendung umstellen kann. „Wir haben uns die Lösungen angeschaut, die es sonst auf dem Markt gab, wie z.B. PDF-Mailer. Aber wir haben festgestellt, dass diese Lösungen für uns nicht zufriedenstellend sind“, sagt Götz Roszinski, IT-Leiter der inha GmbH aus Berlin. „Für mich war ganz wichtig, dass ich nur eine einzige Schnittstelle habe und einen unabhängigen Dienstleister. nexMart hat uns die Schnittstellenbeschreibung zur Verfügung gestellt und wir haben diese dann einfach im Hause selber programmiert.“ Dazu hat nexMart mit Götz Roszinski definiert, wie der Prozess aussehen könnte und wie nexMart die Informationen bekommt, die dann so weiter geleitet werden, dass die Rechnungen per E-Mail, Post oder Fax rausgehen.
Kurze Projektdauer und geringer Aufwand
„Das ganze Projekt bis zur ersten automatischen Rechnung dauerte vielleicht gerade mal zwei Wochen“, erklärt Roszinski. Die Dauer der Umsetzung hängt allerdings auch von der Qualität der Kundendaten im eigenen EDV-System ab, da diese korrekt auf den Rechnungen angezeigt werden müssen. Bei inha war der Anbindungsaufwand recht gering. Es musste kein neues Warenwirtschaftssystem oder andere Programme installiert werden. „Wir haben lediglich einen neuen Drucker installiert und unsere Formulare angepasst“, sagt Roszinski. „In unserer Warenwirtschaft setzen wir jetzt nur noch ein Häkchen für den gewünschten Rechnungsweg des Kunden und das war’s. Es ist ein ganz einfacher und schlanker Prozess.“
Das kleine Tool, in das sogar schon die Übertragung via FTP (Dateiübertragungsverfahren) integriert ist, kann jedes Unternehmen einsetzen. Dadurch ist es relativ kostengünstig. Außerdem ist der ganze Prozess reversibel: „Wenn ich mit meiner Entscheidung nicht mehr zufrieden wäre, könnte ich theoretisch einfach alles wieder rückgängig machen. Dafür müsste ich nur einen anderen Drucker auswählen“, sagt Götz Roszinski.
Automatisierte Abwicklung und papierloses Büro
Nach jedem Rechnungslauf bekommt inha einen elektronischen Bericht über den Versand der Rechnungen. So ist der Berliner Werkzeugfachhandel immer informiert, wie viele Dokumente zur weiteren Verarbeitung an den Print-Dienstleister weiter geleitet worden sind, wie viele direkt an nexMart und welche Rechnungen fehlerhaft waren und nicht verarbeitet werden konnten. „Die fehlerhaften Rechnungen sind meistens von uns verschuldet. Dann haben wir z.B. vergessen, dass eine Rechnung schon vorher manuell verarbeitet worden ist. Systemfehler von nexMart gab es bisher nicht“, erläutert Roszinski.
Wichtig für inha war eine automatisierte Abwicklung. Früher hat ein Mitarbeiter mindestens eine Stunde pro Rechnungslauf neben dem Drucker gestanden, um Papierstaus zu entfernen, das Magazin zu füllen oder das Ausgabefach zu leeren. Danach gingen die Rechnungen dann zum Kuvertieren. Das macht heute keiner mehr, da die gesamte Abwicklung nun außer Haus statt findet. „Zusätzlich profitieren wir von der Porto-Optimierung, womit wir zusätzlich Kosten einsparen“, sagt Götz Roszinski. „Und ich kann einen Rechnungslauf jetzt sogar von zu Hause aus starten. Ich muss dafür gar nicht mehr in der Firma sein. Das ist sehr einfach und bequem.“ Je mehr Rechnungen elektronisch mit digitaler Signatur versendet werden, desto größer ist die Einsparung, weil dann die Portokosten ganz wegfallen.
Was die Rechnungen betrifft, hat inha nun ein papierloses Büro. Ungefähr 96 Prozent der Rechnungen von inha werden über nexMart gesendet. Die restlichen 4 Prozent sind Sonderfälle, in denen entweder auf Kundenwunsch ein Lieferschein mitgeschickt oder eine andere Information beigelegt wird. Oder es wird eine Rechnung direkt im Laden ausgedruckt und ausgehändigt. Die Umwandlung und das Versenden der Rechnungen dauert bei 1000 Dokumenten weniger als 10 Minuten.
Revisionssicheres Archiv
Ein weiterer Vorteil ist das revisionssichere Archiv von nexMart, in denen alle über nexMart verarbeiteten Rechnungen gespeichert werden. So spart sich das Unternehmen Platz und Arbeitsaufwand für die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Dokumente. „Rechnungsabwicklung über nexMart bedeutet für mich, lediglich ein Häkchen bei der gewünschten Zustellungsart des Kunden zu setzen und dann bekommt er die Rechnung entweder per E-Mail, Fax oder per Post“, resümiert Götz Roszinski. „Für mich ist die Rechnungsabwicklung somit praktisch aufwandsfrei.“
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Über nexMart GmbH & Co.KG
Die nexMart GmbH & Co. KG ist zentraler E-Business-Dienstleister und Berater für die branchenweite elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten, Händlern und deren Kunden. Das Unternehmen betreibt unter www.nexmart.net ein Internet-Handelsportal für die Branchen Werkzeuge, Beschläge, Eisenwaren, Gartengeräte, Holz und den technischen Bedarf in Deutschland, Österreich, Schweiz, Belgien, Niederlande, Luxemburg sowie in Spanien und Portugal. Branchendemokratisch beteiligt sind Markt führende Lieferanten und Fachhandelsorganisationen der genannten Branchen. Die Informations- und Bestellplattform unterstützt die komplette E-Business-Prozesskette und integriert sowohl die Bestellsysteme der Händler als auch die Vertriebssysteme der Lieferanten. nexMart stellt zudem E-Business-Services, standardisierte Produktdaten sowie Basistechnologien für den elektronischen Vertrieb zur Verfügung und erleichtert damit dem Handel den Einstieg in das E-Procurement-Geschäft mit seinen Industriekunden.
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