Fakturierung von Kies und Schüttgütern mit Nemetscheks Bau financials Kifa

Von der Waage zur Rechnung - ein Prozess mit Integration

(PresseBox) (Achim, ) Jedes Unternehmen, das eine oder mehrere Kiesgruben besitzt, wird sich Gedanken darüber machen müssen, auf welche Weise die verkauften Artikel zügig fakturiert werden können. Da die meisten Gruben weit entfernt von der Verwaltung liegen und die IT-Infrastruktur dort nicht mit der in der Firmenzentrale vergleichbar ist, kommt diesem Punkt zentrale Bedeutung zu. Eine sorgfältige Planung des internen Ablaufs - von der Lieferscheinerfassung über die Rechnungsschreibung bis hin zum Kostencontrolling - ist daher unbedingt nötig.

Fast jede Kiesgrube verfügt über eine stationäre Waage, auf der die einzelnen Materialein- und -ausgänge ermittelt werden. Die meisten Waagehersteller bieten dafür eine eigene Software an. Diese Lösungen sind jedoch oft nicht mit der hauseigenen Faktura verbunden und erfordern eine zeitaufwändige und manchmal fehlerhafte manuelle Erfassung von Lieferscheinen. Alternativen dazu sind teure Schnittstellen bzw. Anpassungen. Abhilfe kann hier nur eine komplette Integration von der Waage über die Lieferscheinschreibung bis hin zur Rechnungsstellung schaffen. Mit Branchenlösungen wie z.B. Nemetscheks „Bau financials Kifa (kurz für: Kiesfakturierung)“ und „Bau financials Waage“ sind solche Integrationen einfach umzusetzen.

Integration von Waage- und Buchhaltungssoftware
Im einzelnen funktioniert dies so. Ein Fahrzeug des Kunden fährt auf die LKW-Waage und das Gewicht wird an die Bau financials Waage-Software übergeben. Hier wird nun der Artikel ausgewählt. Anhand des Fahrzeugnummernschildes werden aus der Waage-Software die notwendigen Informationen über das Fahrzeug herausgelesen. Ist das Fahrzeug zum ersten Mal auf der Waage, werden dessen Daten eingegeben und stehen künftig sowohl an der Waage als auch in Bau financials Kifa zur Verfügung.
Nach dem Auswählen der Kundendaten und der zu beliefernden Baustelle wird der Lieferschein ausgedruckt und parallel automatisch an die Buchhaltung übertragen. Dort werden automatisch der richtige Preis oder festgelegte Sonderkonditionen aus dem Auftrag ermittelt. Sind keine Sonderpreise oder Rabatte vereinbart, wird der Listenpreis für diesen Artikel zur Verfügung gestellt. Der bereits freigegebene Lieferschein steht nun zur Fakturierung bereit und die Rechnung kann erstellt werden. Nach dem Ausdruck der Rechnung kommen die Daten automatisch in die Bau financials / Bau für Windows Finanzbuchhaltung und der Buchhalter hat - ohne selbst die Software Bau financials Kifa zu nutzen - Zugriff auf die mit Bau financials Kifa fakturierten Daten. Selbstverständlich werden Barlieferungen ebenfalls durch das System automatisch verarbeitet.

Warten auf Fuhrunternehmerrechnungen entfällt
Leistungen die von Fuhrunternehmern durchgeführt werden, werden automatisch mit dem jeweiligen Artikellieferschein mitgegeben und können im Modul Fuhrunternehmerabrechnungen verarbeitet werden. Man muss nun nicht mehr auf die Eingangsrechnung des Fuhrunternehmers warten, sondern kann dem abzurechnenden Fuhrunternehmer eine Gutschrift erstellen, die durch das System anhand der eingestellten Daten ermittelt wird.
Die Übermittelung der Daten erfolgt über eine vorhandene Standleitung (DSL etc.) oder durch eine gesicherte UMTS-Verbindung an Bau financials Kifa. Durch den automatisierten Ablauf werden Zeit und Geld gespart und es besteht die Möglichkeit, die Daten auf breiter Ebene zu nutzen.

Fazit
Die unkomplizierte Handhabung ist von großer Bedeutung und die Verflechtung von Daten und Prozessen vermeidet das Auftreten von Fehlern. So ergeben sich entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Systemen.
Aber nicht nur für Kiesgruben ist diese Bau financials Familie geeignet. Mit der Transportbetonlösung Bau financials Trab lassen sich neben der im Bericht beschrieben Schüttgüterabrechnung auch Abrechnungen im Bereich Transportbeton leicht und automatisch durchführen. Auch die Verarbeitung von Entsorgungsnachweisen ist neben einer Vielzahl an Auswertungen und Statistiken möglich. Bei Interesse wenden Sie sich einfach an Hans Hoffmann (Tel. +49 4202 989-282, E-Mail: hoffmann @bausoftware.de).

NEVARIS Bausoftware GmbH

Die Nemetschek Bausoftware GmbH bietet seit über 25 Jahren integrierte Softwarelösungen für die Bauwirtschaft. Mit ihren Programmen Bau für Windows und Bau financials (einschließlich Spezialsoftware zur Kiesfakturierung sowie für Transportbeton) liefert sie Bauunternehmen jeder Größe auch über Deutschland hinaus die idealen kaufmännischen und technischen Branchenlösungen.
Nemetschek Bausoftware vertreibt außerdem darauf abgestimmte Programme zur Informationsverwaltung (iPunkt) und für Dokumentenmanagement (DocuWare) .

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