Den Begriff DMS, kurz für Dokumentenmanagementsysteme, setzen viele sofort mit der Archivierung elektronischer Dokumente gleich. Im engeren Sinne ist das richtig; im weiteren Sinne steht DMS für viel mehr – da ist die Archivierung nur ein, wenngleich bedeutender, Bereich bei der Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten. Dieser Artikel soll zeigen, dass es neben der reinen Archivierung eine Menge nützlicher DMS-Werkzeuge gibt, mit denen sich Arbeit und Zeit sparen lassen. Wie eine Integration dieser DMS-Lösungen in ERP-Software aussieht, soll das Beispiel Bau für Windows von Nemetschek Bausoftware verdeutlichen.
Archivierung mit DocuWare
Basis der DMS-Anwendungen ist eine Software zur Archivierung wie etwa das bewährte DocuWare. Diese Software orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung. Eingescannte Dokumente kommen zunächst in elektronische Briefkörbe. Dort werden sie sortiert, auf Wunsch auch zusammengeheftet. Von den Briefkörben aus werden die Dokumente in Archiven abgelegt. Diese Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl für den laufenden Zugriff als auch für einen Workflow zur Verfügung stehen. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Berichte archiviert DocuWare automatisch. E-Mailarchivierung ist mit DocuWare ebenfalls möglich – das Programm wird mit MS Outlook verbunden. Über die „Regeln und Benachrichtigungen“ in Outlook lässt sich bestimmen, welche E-Mails archiviert werden sollen (z.B. anhand des Betreffs).
Integriert wird die Archivierungssoftware DocuWare in Bau für Windows mithilfe eines speziellen Moduls. Es ermöglicht einerseits den Abruf archivierter Informationen direkt aus der Branchenlösung heraus, anderseits auch die Archivierung und Verschlagwortung von Dokumenten unmittelbar bei der Erstellung des Dokumentes mit Bau für Windows – und zwar ohne Umwege oder aufwändige Nachbearbeitung. Archivierte Dokumente lassen sich mit Bau für Windows leicht einsehen: Mit dem Aufruf „Dokument anzeigen“ erscheint auf dem Bildschirm genau die archivierte Rechnung, die zum gerade bearbeiteten Vorgang gehört. Ohnehin lassen sich eingehende und ausgehende Dokumente in zahlreichen Bau für Windows-Programmbereichen anzeigen (z.B. Kontenanzeige, Kostenstellen-Buchungsinformationen, OP-Anzeige, OP-Lieferanten, Objekt-Leitdaten, etc.). Die Verschlagwortung der Dokumente erfolgt manuell („Vor-Verschlagwortung“) und automatisch beim Verarbeiten des Buchungsstoffes. Der Dokumentenfluss (etwa bei einer Eingangsrechnung) kann z.B. mit dem Workflowprogramm „JobRouter“ erfolgen.
Weiterbearbeitung der Rechnung im Prozess (Workflow) mit dem „JobRouter“
Sobald die Dokumente im zentralen DocuWare-Archiv verfügbar sind, beginnt ein Workflow (etwa aus Rechnungsprüfung, Freigabe und Verbuchung). Zuerst wird der für die Verteilung der Belege verantwortliche Mitarbeiter per E-Mail informiert. Dieser ergänzt ggf. nicht auf dem Beleg vorhandene, aber notwendige Daten im Workflowformular (z.B. die Kostenstelle) und leitet das Dokument an den nächsten Bearbeiter weiter. Wenn dieser Bearbeiter in den Bau für Windows-Stammdaten hinterlegt ist (beispielsweise ein Bauleiter), erfolgt die Weiterleitung sogar automatisch.
Der Workflow besteht aus mehreren Schritten: nach der Erfassung nimmt der verantwortliche Mitarbeiter eine sachliche („Ist die Rechnung berechtigt?“) und (bei nicht eingesetztem Freiformsystem erforderliche) rechnerische („Stimmt der Rechnungsbetrag?“) Prüfung vor. Diese Prüfungen können nacheinander oder auch parallel erfolgen, wenn mehrere Prüfer (Bauleiter) eine Rechnung begutachten müssen. Wenn die Rechnung freigegeben wurde, bekommt die Buchhaltung den Vorgang abschließend für den „Kontierungsabschluss“. Bei diesem letzten aktiven Arbeitsschritt im Workflow werden alle Korrekturen im laufenden Prozess an Bau für Windows übergeben.
Die Kontierung auf mehrere Kostenstellen geschieht danach aus dem Workflow heraus im Bau für Windows-Rechnungseingangsbuch. So lassen sich alle Daten korrekt für die danach folgende Buchung erfassen. Nach der in Bau für Windows erfolgten Buchung und später folgenden Zahlung erhält das Workflowprogramm eine Information über den abgeschlossenen Prozess. Falls gewünscht erhält die Rechnung automatisch als Anhang ein Prozess-Protokoll, in dem alle Schritte festgehalten sind, als internen Beleg für den Rechnungslauf. Diesen Anhang kann man selbstverständlich auch in Bau für Windows, über den DocuWare-Client/WebClient sowie über mobile Endgeräte (SmartPhones/iPad) einsehen.
Prüfung von Eingangsrechnungen mit OCR-Software
Archivierungssoftware erleichtert die Arbeit, da alle Dokumente sofort zur Verfügung stehen. Mit ein wenig Aufwand ist die Archivierung allerdings verbunden, falls die eingescannten Dokumente mit zusätzlichen Schlagworten versehen werden sollen. Diese Arbeit können so genannte OCR-Programme (OCR= Optical Character Recognition) übernehmen - sie prüfen eingescannte Dokumente und stellen sie für Folgesysteme zur Verfügung. Als Beispiel soll die Bearbeitung einer eingescannten Eingangsrechnung dienen: Auf einem eingescannten Dokument werden alle relevanten Informationen des Kreditoren automatisch erkannt und mit den Bau für Windows-Stammdaten verglichen. Erst bei hundertprozentiger Übereinstimmung werden die Informationen automatisch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Darüber hinaus ist die Software aber auch in der Lage, spezielle Prüfungen vorzunehmen (z.B. ob die UST-ID/Steuernummer vorhanden ist). Auch Zahlungsbedingungen, etc. werden mit den Stammdaten abgeglichen. Wenn die Daten übereinstimmen, geht das Dokument weiter in den Workflow. Nur falls das System Unterschiede erkennt oder Daten nicht eindeutig zuordnen kann, erhält ein Mitarbeiter das Dokument zur möglichen Nachbearbeitung (etwa zum Abgleich von Kontodaten). Wenn diese Nachbearbeitung stattgefunden hat, werden die Belege an das Folgesystem (Archivsoftware DocuWare und Workflowprogramm JobRouter) übergeben.
Fazit
DMS ist weit mehr als „nur“ die elektronische Archivierung von Dokumenten. Mit einer zuverlässigen ERP-Lösung wie Nemetscheks Bau für Windows sowie nützlichen Werkzeugen für Workflow und zur Freiformerkennung kommt man dem „papierlosen“ Büro ein ganzes Stück näher.
Archivierung mit DocuWare
Basis der DMS-Anwendungen ist eine Software zur Archivierung wie etwa das bewährte DocuWare. Diese Software orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung. Eingescannte Dokumente kommen zunächst in elektronische Briefkörbe. Dort werden sie sortiert, auf Wunsch auch zusammengeheftet. Von den Briefkörben aus werden die Dokumente in Archiven abgelegt. Diese Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl für den laufenden Zugriff als auch für einen Workflow zur Verfügung stehen. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Berichte archiviert DocuWare automatisch. E-Mailarchivierung ist mit DocuWare ebenfalls möglich – das Programm wird mit MS Outlook verbunden. Über die „Regeln und Benachrichtigungen“ in Outlook lässt sich bestimmen, welche E-Mails archiviert werden sollen (z.B. anhand des Betreffs).
Integriert wird die Archivierungssoftware DocuWare in Bau für Windows mithilfe eines speziellen Moduls. Es ermöglicht einerseits den Abruf archivierter Informationen direkt aus der Branchenlösung heraus, anderseits auch die Archivierung und Verschlagwortung von Dokumenten unmittelbar bei der Erstellung des Dokumentes mit Bau für Windows – und zwar ohne Umwege oder aufwändige Nachbearbeitung. Archivierte Dokumente lassen sich mit Bau für Windows leicht einsehen: Mit dem Aufruf „Dokument anzeigen“ erscheint auf dem Bildschirm genau die archivierte Rechnung, die zum gerade bearbeiteten Vorgang gehört. Ohnehin lassen sich eingehende und ausgehende Dokumente in zahlreichen Bau für Windows-Programmbereichen anzeigen (z.B. Kontenanzeige, Kostenstellen-Buchungsinformationen, OP-Anzeige, OP-Lieferanten, Objekt-Leitdaten, etc.). Die Verschlagwortung der Dokumente erfolgt manuell („Vor-Verschlagwortung“) und automatisch beim Verarbeiten des Buchungsstoffes. Der Dokumentenfluss (etwa bei einer Eingangsrechnung) kann z.B. mit dem Workflowprogramm „JobRouter“ erfolgen.
Weiterbearbeitung der Rechnung im Prozess (Workflow) mit dem „JobRouter“
Sobald die Dokumente im zentralen DocuWare-Archiv verfügbar sind, beginnt ein Workflow (etwa aus Rechnungsprüfung, Freigabe und Verbuchung). Zuerst wird der für die Verteilung der Belege verantwortliche Mitarbeiter per E-Mail informiert. Dieser ergänzt ggf. nicht auf dem Beleg vorhandene, aber notwendige Daten im Workflowformular (z.B. die Kostenstelle) und leitet das Dokument an den nächsten Bearbeiter weiter. Wenn dieser Bearbeiter in den Bau für Windows-Stammdaten hinterlegt ist (beispielsweise ein Bauleiter), erfolgt die Weiterleitung sogar automatisch.
Der Workflow besteht aus mehreren Schritten: nach der Erfassung nimmt der verantwortliche Mitarbeiter eine sachliche („Ist die Rechnung berechtigt?“) und (bei nicht eingesetztem Freiformsystem erforderliche) rechnerische („Stimmt der Rechnungsbetrag?“) Prüfung vor. Diese Prüfungen können nacheinander oder auch parallel erfolgen, wenn mehrere Prüfer (Bauleiter) eine Rechnung begutachten müssen. Wenn die Rechnung freigegeben wurde, bekommt die Buchhaltung den Vorgang abschließend für den „Kontierungsabschluss“. Bei diesem letzten aktiven Arbeitsschritt im Workflow werden alle Korrekturen im laufenden Prozess an Bau für Windows übergeben.
Die Kontierung auf mehrere Kostenstellen geschieht danach aus dem Workflow heraus im Bau für Windows-Rechnungseingangsbuch. So lassen sich alle Daten korrekt für die danach folgende Buchung erfassen. Nach der in Bau für Windows erfolgten Buchung und später folgenden Zahlung erhält das Workflowprogramm eine Information über den abgeschlossenen Prozess. Falls gewünscht erhält die Rechnung automatisch als Anhang ein Prozess-Protokoll, in dem alle Schritte festgehalten sind, als internen Beleg für den Rechnungslauf. Diesen Anhang kann man selbstverständlich auch in Bau für Windows, über den DocuWare-Client/WebClient sowie über mobile Endgeräte (SmartPhones/iPad) einsehen.
Prüfung von Eingangsrechnungen mit OCR-Software
Archivierungssoftware erleichtert die Arbeit, da alle Dokumente sofort zur Verfügung stehen. Mit ein wenig Aufwand ist die Archivierung allerdings verbunden, falls die eingescannten Dokumente mit zusätzlichen Schlagworten versehen werden sollen. Diese Arbeit können so genannte OCR-Programme (OCR= Optical Character Recognition) übernehmen - sie prüfen eingescannte Dokumente und stellen sie für Folgesysteme zur Verfügung. Als Beispiel soll die Bearbeitung einer eingescannten Eingangsrechnung dienen: Auf einem eingescannten Dokument werden alle relevanten Informationen des Kreditoren automatisch erkannt und mit den Bau für Windows-Stammdaten verglichen. Erst bei hundertprozentiger Übereinstimmung werden die Informationen automatisch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Darüber hinaus ist die Software aber auch in der Lage, spezielle Prüfungen vorzunehmen (z.B. ob die UST-ID/Steuernummer vorhanden ist). Auch Zahlungsbedingungen, etc. werden mit den Stammdaten abgeglichen. Wenn die Daten übereinstimmen, geht das Dokument weiter in den Workflow. Nur falls das System Unterschiede erkennt oder Daten nicht eindeutig zuordnen kann, erhält ein Mitarbeiter das Dokument zur möglichen Nachbearbeitung (etwa zum Abgleich von Kontodaten). Wenn diese Nachbearbeitung stattgefunden hat, werden die Belege an das Folgesystem (Archivsoftware DocuWare und Workflowprogramm JobRouter) übergeben.
Fazit
DMS ist weit mehr als „nur“ die elektronische Archivierung von Dokumenten. Mit einer zuverlässigen ERP-Lösung wie Nemetscheks Bau für Windows sowie nützlichen Werkzeugen für Workflow und zur Freiformerkennung kommt man dem „papierlosen“ Büro ein ganzes Stück näher.
