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Organisations-Compliance - Die 12 Bausteine für eine gute Organisations-Compliance

(PresseBox) (Niedernberg, ) Die Geschäftsführer (GmbH) und Vorstände sind nach § 91 Abs. AktG zur Einführung eines Überwachungssystems (Compliance) verantwortlich. Sie haben den bestimmenden Einfluss auf den Betrieb und entscheiden, ob und auf welche Art und Weise dieser betrieben wird. Die Organisationsverantwortung kann nicht delegiert werden (§ 130 OWiG). Hingegen kann aufgrund in der arbeitsteiligen Betriebswelt die Ausführungs- und Überwachungspflichten delegiert werden (§ 9 OWiG). Liegt diesbezüglich kein Delegationsverschulden vor, liegt die Verantwortung bei den nachrangig verantwortlichen Mitarbeitern. Diese sind in starkem Maße abhängig von einer kraftvollen bzw. robusten (ISO 19600) Unternehmenskultur.

Der Beitrag stellt 12 Bausteine für eine gute Compliance zur Diskussion. Der Autor ist Dipl.-Ingenieur, Jurist und seit vielen Jahren als Auditor für verschiedene Managementsysteme tätig.

12 Bausteine für eine gute Organisations-Compliance

1. Compliance Kultur

Die Botschaft für alle Mitarbeiter ist einfach: „Gesetze sind dazu da, um sie einzuhalten!“ Mit einer eindeutigen Aussage kann sich eine nachhaltige Compliance-Kultur im Unternehmen entwickeln. Alle Rechtfertigungsgründe, wie Zielkonflikte, menschliche Zwänge, Wettbewerbsbedingungen etc. lassen Hintertüren für Rechtsverstöße offen. Sie schwächen Ihre Compliance-Kultur.

2. Compliance-Umfang

Zunächst steht die sorgfältige und professionelle Ermittlung des Umfangs der rechtlichen, anderen externen Vorschriften sowie die internen Richtlinien. Hierbei geht Qualität vor Quantität. Es sind nur die Vorschriften festzulegen, die erforderlich (z.B. Gesetze) und geeignet (interne Vorschriften) sind, um den Bestand des Unternehmens nachhaltig zu sichern. Hohe Bedeutung liegt dabei auf den vom Unternehmen festgelegten, internen Vorschriften angemessen, widerspruchsfrei, klar und verständlich sind.

3. Compliance-Risiken,

Ein Verstoß gegen rechtliche Vorschriften ist immer ein (hohes) Risiko. Dies gilt selbst für (zunächst) sinnlos erscheinende Rechtsvorschriften. In Hinblick auf die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften gibt es daher grundsätzlich keinen Ermessensspielraum.

Bei den internen Vorschriften legt das Unternehmen eindeutig fest, welche Regeln zwingend einzuhalten sind oder wo der Mitarbeiter ein eigenes Ermessen hat. Die Regeln sind mit dem Zusatz „muss“, „ist“, „soll“ oder „kann“ zu kennzeichnen. Darüber hinaus kann eine detaillierte Risikobewertung vorgenommen werden.

4. Transparenz in der Organisation

Transparenz ist wesentlicher Baustein wirkungsvoller Compliance. Transparenz ist ein Zeichen für ein hohes Verantwortungsbewusstsein, steigert die Organisationseffizienz. Unternehmen sollten dort Transparenz schaffen, wo sie bedeutend ist. Dies beinhaltet Auskunft über die Organisationseinheiten und deren Verantwortungsbereich zu geben. Transparenz vermeidet Organisationsverschulden und organisationsbedingte Fehlerkosten.

5. Dezentrale Delegation

Je eindeutiger die Zuordnung der Pflichten Verantwortung zu den Personen ist, umso größer ist das Bewusstsein für die eigene Verantwortung. Die dezentrale Zuordnung einer Aufgabe zu einer Person ist der zentralen Funktions- oder Rollenzuordnung vorzuziehen. Es empfiehlt sich Mitarbeitern eine klare Zuordnung zu seinen oder ihren tatsächlich zu verantwortenden Aufgaben und Pflichten zu zuweisen. Trainieren Sie die Mitarbeiter zusätzlich in Hinblick auf ihr Prozessverständnis und ihre Prozessverantwortung. Dies erhöht die Akzeptanz des Systems unter ihren Mitarbeitern.

6. Delegation und Verantwortlichkeiten

Jeder Mitarbeiter – ob schriftlich festgelegt oder nicht – handelt im Auftrag des Unternehmens. Daher ist die es enorm wichtig eine Übertragung der Aufgaben auf die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Delegation zurück zu führen. Danach dürfen nur geeignete Mitarbeiter für die Erfüllung von Arbeiten ausgewählt werden. Diese sind (sorgfältig) einzuweisen und zu überwachen. Zusätzlich sind die erforderlichen Ressourcen und Mittel zur Verfügung zu stellen.

7. Einfache Aufgaben

Die Mitarbeiter weigern sich, komplizierte Gesetze, Prozess- oder Verfahrensanweisungen zu lesen. Verzichten Sie daher darauf, Aufgaben kompliziert und umfangreich zu beschreiben. Den Mitarbeitern sollten einfach formulierte Pflichten und Aufgaben zur Verfügung stehen. Die Pflichten sollen so einfach sein, wie sie z.B. der Fahrlehrer an der Ampel formuliert: „Halten Sie an bei „Rot“! Auf die konkrete (ggfs. dokumentierte) Information bzw. Aufgabe kommt es an. Als nachrangige Sekundärinformation können Sie auf Prozess- und Verfahrensbeschreibungen hinweisen.

8. Delegation in Echtzeit

Es gilt die Verantwortlichkeiten eindeutig und stets aktuell festzuhalten. Dieses Ziel ist mit statischen und zentral verwalteten Delegationsschreiben oder sog. „Übertragung von Unternehmerpflichten“ nicht erreichbar. Empfehlenswert ist daher eine dezentrale Delegation mit entsprechender Nachweisbarkeit wer, wann für welche Aufgaben verantwortlich war und ist.

9. Bewusstsein und Training

Compliance-Bewusstsein ist erreichbar, wenn der Mitarbeiter in seinem konkreten Arbeitsumfeld geschult ist. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, welche Konsequenzen ein Verstoß für das Unternehmen und für ihn persönlich haben kann. Der Verzicht von allgemeinen und Langweile stiftenden Schulungsveranstaltungen kann maßgeblich zum Erfolg beitragen. Weniger, aber dafür konkret, hilft und verankert die Aufforderung zum Compliance gerechtem Verhalten.

10. Task Manager und Compliance System

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter durch eine softwarebasierten Task Manager für die Organisation von Pflichten und Aufgaben. Das System sollte mit E-Mail- und weiteren sinnvollen Funktionen ausgestattet sein. Die-Mail-Funktion dient als Informations- und Wiedervorlagesystem mit Terminvorgabe und Nachweisbarkeit der Umsetzung. Die automatische Speicherung dient der Rückverfolgbarkeit und dem Nachweis, wer welche Pflichten zu welchem Zeitpunkt erfüllt hat („Ampelfunktion“).

11. Aktualität rechtlicher Pflichten

Die Aktualität der rechtlichen Pflichten mittels professioneller Hilfe sollte sichergestellt sein. Eine qualitativ gute Aufbereitung der rechtlichen Pflichten der Mitarbeiter trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Das geeignete Compliance System weist die aktuellen Pflichten und Aufgaben den zuständigen Mitarbeitern zu.

12. Compliance Status

Die Überwachung des aktuellen Rechtsstatus ist unablässig. Sinnvoll ist, wenn der Rechtsstatus die erfüllten, die nicht erfüllten sowie in Arbeit befindlichen Handlungspflichten anzeigt. Organisatorische Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten bzw. Missachtung rechtlicher oder anderer Pflichten sollten vom Unternehmen vorgenommen werden.

Gute Compliance geht ganz einfach - „Gesetze sind dazu da, um sie einzuhalten!“

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Über die Martin Mantz GmbH

Die Martin Mantz GmbH um den Gründer und Geschäftsführer Herrn Martin Mantz versteht sich als Beratungsunternehmen. Die kompetente Compliance-Beratung ist die Analyse und Zuordnung von (Rechts-) Vorschriften zu den Organisationseinheiten von Unternehmen.

Die daraus entstehende Rechtssicherheit von Unternehmen unterstützt die unternehmerische Ausrichtung im Marktgeschehen. Ergänzt wird die Compliance-Philosophie und -Beratung durch eine eigen entwickelte, anwendungsorientierte, webbasierte Software namens GEORG - Compliance Manager, die eine Delegation aller Verantwortlichkeiten auf die jeweilige Führungskraft und den jeweiligen Mitarbeiter ermöglicht.

Von der Compliance-Philosophie bis zur regelkonformen, einfachen Anwendung aller (Rechts-) Vorschriften steht die Martin Mantz GmbH für eine hohe Expertise von Compliance.

Das Team der Martin Mantz GmbH besteht aus Experten der Compliance, der Rechtsvorschriften, der Organisationsentwicklung und des Prozess- und Projektmanagements. Von der Compliance-Vision bis zur gelebten Compliance-Anwendung ist die Martin Mantz GmbH der starke Partner für alle Compliance-Ansprüche in der heutigen Unternehmenswelt.

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