Kontrolle über Qualität und Zuverlässigkeit des Briefversands

"Service-online-Portal" dokumentiert tagesaktuell Laufzeit und Zustellqualität der postalischen Zustelldienste

(PresseBox) (Ratingen, ) Qualität und Zuverlässigkeit des Briefversands sind im Hinblick auf Kundenzufriedenheit für ein Unternehmen von größter Bedeutung und damit auch direkt für den Erfolg des Unternehmens. Und insbesondere Verwaltungs- und Justizbehörden, mit datenschutzrechtlich sensiblen Dokumenten, müssen auf eine zuverlässige Postzustellung aufs Äußerste bedacht sein. Der Wahl des Zustellunternehmens kommt also eine besonders hohe Bedeutung zu.

Seit der Öffnung des Briefmarktes für private Postzustellunternehmen, nutzen besonders Geschäftskunden die Möglichkeit der "alternativen Postzustellung" zur Reduzierung ihrer Portokosten. Bei der Vielzahl der alternativen Zusteller ist es natürlich schwierig, hier die richtige Wahl zu treffen und zu selektieren. Die Kontrolle ihrer Zustellqualität und -zuverlässigkeit ist daher unabdingbar.

Neben der bestmöglichen Wahl der Zustellung hängt der Erfolg der Briefkommunikation als Regelkommunikation (z.B. Rechnungen und Mahnungen) darüber hinaus von vielen Faktoren ab: Fristgerechte (Druck)Fertigung, die pünktliche Aussendung und Zustellung sowie eine effiziente Nachbereitung der Rückläufer und Reklamationen.

Durch mangelnde Qualität und Zuverlässigkeit in diesen Bereichen, kann das Vertrauen der Kunden für die gesamte Dienstleistung verloren gehen.

Im Rahmen dieses gesamten Prozesses, entwickelte die Mail to Print GmbH zur Darstellung der Qualitätsperformance das Service-online-Portal, ein Online-Informations- und Kontrollsystem zur Steuerung und Überwachung der gesamten Leistungsprozesskette.

Mit den Tools

- Produktionsprozess-online
- Postausgang-online
- Recherche-online
- Redressing-online
- Reklamationen-online
- Performance-online
- Datenaustausch-online
hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands online einzusehen.

Anhand der gewonnenen Daten können Auswertungen dargestellt werden - gegliedert nach postalischem Zustelldienst und Postleitzahlgebieten.
Denn, nur was kontrolliert und gemessen wird, kann auch analysiert und somit verbessert werden.

Basis für die Messung der Zustell-Laufzeit und -Qualität.

Der Gesamtprozess Druck, Versand und Zustellung, mit durchschnittlichen Sendungsvolumina von 10 bis 15 Millionen Briefsendungen im Monat, wird durch Mail to Print koordiniert und gesteuert.

In einem ersten Schritt werden die Rohdaten des Kunden, bzw. Brief- oder Mailing-Versenders, durch ein "Alternatives-Porto-Modul" (APM) mit zusätzlichen Daten angereichert. In diesem "APM" sind postleitzahlengenau Zuordnungsdaten aller am Markt operierenden Briefzustellunternehmen gelistet. Der Zustellauftrag wird auf Kundenwunsch dem jeweiligen Zustellpartner zugeordnet, womit für den Versender die Möglichkeit besteht, eine "Mehrlieferantenstrategie" zu wählen.

In einem weiteren Schritt werden die Briefe mit einer DataMatrix versehen - der Brief wird quasi mit Intelligenz aufgefüllt. Eine Produktionssollliste für den Druckdienstleister wird bei der Druckfertigung permanent mit den tatsächlich produzierten Briefsendungen abgeglichen; die vollständige Fertigung wird im Service-online-Portal dokumentiert.

Die gedruckten Briefsendungen werden in belabelte Postboxen sortiert, die nach einem weiteren Soll-Ist-Abgleich an die unterschiedlichen Zustellpartner (Deutsche Post oder private Zustelldienstleister) übergeben werden, was ebenfalls mit Datum und Uhrzeit im "SoP" dokumentiert wird.

Sendungen, die von einem Zustellpartner nicht am nächsten Tag zugestellt werden können, werden tagesgenau, mit Ausnahme der Deutschen Post, im SoP reportet.

Unzustellbare Briefsendungen werden nach Redressgründen überprüft und die Unzustellbarkeit einer Sendung wird mit der Angabe des Redressgrundes unverzüglich in das SoP übertragen. Alle Angaben über nicht zustellbare Sendungen sind transparent und werden dem Versender direkt zur Verfügung gestellt, so dass er immer ganz exakt weiß, warum eine Sendung nicht termingerecht zugestellt werden konnte.

Das Service-online-Portal ist ein Produkt, das individuell an die Anforderungen der Versender angepasst werden kann. Bei vielen Unternehmen ist es vollständig in die Arbeitsabläufe der Prozessplanung, -steuerung und -überwachung integriert.

Bedingt durch die vollständige Kontrolle des gesamten Briefausgangs, lassen sich zudem die Aktivitäten und die Besetzung im nachgelagerten Inbound-Call Center des Unternehmens exakt an die tatsächliche Briefzustellung anpassen.

Fakten

Hinter der Deutschen Post AG ist Mail to Print das größte Distributionsunternehmen für aus Datenstrom erzeugte Briefe in Deutschland, jedoch im Hinblick auf Kontrolle und Darstellung der Qualitätsperformance der Druck- und Zustellprozesse mit seinem Service-online-Portal einzigartig, und damit marktführend.

Die Initiative Mittelstand hat im Zusammenhang mit dem Innovationspreis IT 2009, der jährlich auf der Cebit vergeben wird, das "Service-online-Portal" mit dem Signet "Qualifiziertes Produkt" ausgezeichnet.

Fazit

Zur Zustellqualität und -zuverlässigkeit allgemein kann gesagt werden: Auch in Zukunft wird z.B. nicht ausgeschlossen sein, dass ein Briefzusteller einfach mal "vergisst", seine zugeteilten Briefe zuzustellen und diese dann möglicherweise irgendwann auf wundersame Weise in entlegenen Wäldern oder Müllcontainern wieder auftauchen - über Meldungen dieser Art stolpern wir mit schöner Regelmäßigkeit in den Medien. Und dies betrifft sowohl die Briefzusteller privater Zustellunternehmen wie auch die der Deutschen Post AG.

Jedoch kann mittels des Service-online-Portals die Zustellqualität der Zustellunternehmen kontinuierlich kontrolliert, analysiert und dargestellt werden, was für die Wahl des zuverlässigsten Dienstleisters von enormem Vorteil ist.

Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH

Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH wurde im Juni 2007 als "Start-Up-Unternehmen" in Ratingen gegründet. Nicht als klassisches Briefverteil-Unternehmen, sondern als Anbieter einer neutralen, konzernunabhängigen Plattform für DV-gestützte Postmehrwertdienste mit innovativem Charakter, hat Mail to Print im liberalisierten Briefmarkt in Deutschland eine Position besetzt. Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden. Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben. Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt Mail to Print heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment. Mit dem Produktbereich BDS (Brief Distribution Solution) bietet Mail to Print eine Lösung die sich speziell an Großkunden mit hohem Postaufkommen richtet. Führende Telekommunikations-Unternehmen oder Internetportalanbieter wissen diesen Service bereits zu nutzen. Einmalig ist auch das Service-Online-Portal (SOP). Es bietet Großkunden die direkte Anbindung in eigene betriebliche Abläufe. Das Briefonlineportal (BoP) ist die Produktlinie für den breiten Markt (www.briefonlineportal.de).


Diese Pressemitteilungen könnten Sie auch interessieren

News abonnieren

Mit dem Aboservice der PresseBox, erhalten Sie tagesaktuell und zu einer gewünschten Zeit, relevante Presseinformationen aus Themengebieten, die für Sie interessant sind. Für die Zusendung der gewünschten Pressemeldungen, geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse ein.

Es ist ein Fehler aufgetreten!

Vielen Dank! Sie erhalten in Kürze eine Bestätigungsemail.


Ich möchte die kostenlose Pressemail abonnieren und habe die Bedingungen hierzu gelesen und akzeptiert.