Bei der Verwaltung von Geschäftsinformationen stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen. Für ein erfolgreiches Informationsmanagement hat Iron Mountain jetzt einen Reifegrad-Index entwickelt, an dem sich Unternehmen orientieren können: die so genannte „Dokumentenpyramide“. Dabei handelt es sich um eine hierarchische Darstellung der fünf wichtigsten Schritte für ein effektives und zuverlässiges Dokumentenmanagement. Die Pyramide hilft Unternehmen, die Grundregeln besser zu verstehen und Informationen erfolgreich für ihre Geschäftsprozesse zu nutzen.
Die fünf Stufen der Dokumentenpyramide
Die Basis der Pyramide bildet die spezifische Bedarfsanalyse – der Anfang jedes Informationsmanagementprozesses. Bereits mittelständische Unternehmen haben heutzutage mit einer wahren Flut an Dokumenten zu kämpfen. Für die Verantwortlichen selbst ist es oft schwer, den Überblick zu behalten und Unterlagen wiederzufinden. Ein externer, auf diesem Gebiet erfahrener Partner kann hier wertvolle Unterstützung bei der Entwicklung von geeigneten Prozessen leisten, um einen schnellen Zugriff auf die Dokumente sowie die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sicherzustellen.
Die zweite Stufe betrifft einen zentralen Punkt, die Sicherheit – schließlich ist die Minimierung von Geschäftsrisiken von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen. Gefahren drohen beispielsweise, sobald Dokumente zur Digitalisierung verschickt werden. Denn während des gesamten Prozesses können Dokumente verloren gehen oder durcheinander gebracht werden. Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister lassen sich die einzelnen Schritte – Lagerung, Digitalisierung und Archivierung – an einem Ort zentral bündeln und die genannten Risiken reduzieren. So verlässt das Dokument zu keinem Zeitpunkt das sichere Archiv und dessen Schutz ist durchgehend gewährleistet.
Die dritte Stufe der Pyramide sind Hybridlösungen. Sie vereinen zwei Vorteile: die Kostenersparnis durch das Auslagern von Dokumenten verbunden mit der Möglichkeit, Akten direkt an ihrem Aufbewahrungsort zu digitalisieren – und Unternehmen unmittelbaren Zugriff auf ihre Informationen zu gewährleisten. Zudem umgehen Unternehmen damit die Schwierigkeiten, die entstehen, wenn Dokumente und Informationen unstrukturiert, in digitaler und nicht-digitaler Form, in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Aufbewahrungsorte hinweg verteilt sind.
Die vierte Stufe bildet der Zugriff für Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist es besonders wichtig, jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen zu können. Über ein zentrales Management-Tool und Dokumenten-Scans nach Bedarf können externe Dienstleister den Zugriff auf Informationen sicherstellen – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.
Die fünfte und letzte Stufe stellen die High-Level-Funktionen von Managementlösungen dar, die vor allem in großen Organisationen zur Steuerung des Informations-Workflows wichtig sind. So sollten Verantwortliche verschiedene Benutzerrollen je nach den Zuständigkeiten der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens definieren. Dadurch ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Informationen haben. Darüber hinaus erfüllen Systeme wie Iron Mountain Connect alle Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.
„Mit unserem Pyramidenmodell möchten wir Unternehmen dabei helfen, die Grundregeln eines effektiven und zuverlässigen Dokumentenmanagements besser zu verstehen und in ihre Prozesse integrieren zu können“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Die einzelnen Stufen veranschaulichen unterschiedliche Aspekte, die das Informationsmanagement erleichtern. Die Grundregel dabei lautet: Unternehmen benötigen einen Informationsmanagement-Plan.“
Die fünf Stufen der Dokumentenpyramide
Die Basis der Pyramide bildet die spezifische Bedarfsanalyse – der Anfang jedes Informationsmanagementprozesses. Bereits mittelständische Unternehmen haben heutzutage mit einer wahren Flut an Dokumenten zu kämpfen. Für die Verantwortlichen selbst ist es oft schwer, den Überblick zu behalten und Unterlagen wiederzufinden. Ein externer, auf diesem Gebiet erfahrener Partner kann hier wertvolle Unterstützung bei der Entwicklung von geeigneten Prozessen leisten, um einen schnellen Zugriff auf die Dokumente sowie die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sicherzustellen.
Die zweite Stufe betrifft einen zentralen Punkt, die Sicherheit – schließlich ist die Minimierung von Geschäftsrisiken von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen. Gefahren drohen beispielsweise, sobald Dokumente zur Digitalisierung verschickt werden. Denn während des gesamten Prozesses können Dokumente verloren gehen oder durcheinander gebracht werden. Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister lassen sich die einzelnen Schritte – Lagerung, Digitalisierung und Archivierung – an einem Ort zentral bündeln und die genannten Risiken reduzieren. So verlässt das Dokument zu keinem Zeitpunkt das sichere Archiv und dessen Schutz ist durchgehend gewährleistet.
Die dritte Stufe der Pyramide sind Hybridlösungen. Sie vereinen zwei Vorteile: die Kostenersparnis durch das Auslagern von Dokumenten verbunden mit der Möglichkeit, Akten direkt an ihrem Aufbewahrungsort zu digitalisieren – und Unternehmen unmittelbaren Zugriff auf ihre Informationen zu gewährleisten. Zudem umgehen Unternehmen damit die Schwierigkeiten, die entstehen, wenn Dokumente und Informationen unstrukturiert, in digitaler und nicht-digitaler Form, in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Aufbewahrungsorte hinweg verteilt sind.
Die vierte Stufe bildet der Zugriff für Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist es besonders wichtig, jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen zu können. Über ein zentrales Management-Tool und Dokumenten-Scans nach Bedarf können externe Dienstleister den Zugriff auf Informationen sicherstellen – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.
Die fünfte und letzte Stufe stellen die High-Level-Funktionen von Managementlösungen dar, die vor allem in großen Organisationen zur Steuerung des Informations-Workflows wichtig sind. So sollten Verantwortliche verschiedene Benutzerrollen je nach den Zuständigkeiten der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens definieren. Dadurch ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Informationen haben. Darüber hinaus erfüllen Systeme wie Iron Mountain Connect alle Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.
„Mit unserem Pyramidenmodell möchten wir Unternehmen dabei helfen, die Grundregeln eines effektiven und zuverlässigen Dokumentenmanagements besser zu verstehen und in ihre Prozesse integrieren zu können“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Die einzelnen Stufen veranschaulichen unterschiedliche Aspekte, die das Informationsmanagement erleichtern. Die Grundregel dabei lautet: Unternehmen benötigen einen Informationsmanagement-Plan.“
