Neue Version des Dokumentenmanagement-Systems HyperDoc verfügbar

(PresseBox) (Bad Vilbel, ) Ab sofort verfügbar ist die neue Version 5.1 des Dokumentenmanagement-Systems HyperDoc® der IQDoQ GmbH. Bei der Entwicklung wurde der Schwerpunkt auf zusätzlichen Bedienkomfort und die Weiterentwicklung der Workflow-Funktionalität gelegt. So können Anwender direkt aus der Vorgangsbearbeitung den Ablauf von Prozessen einsehen und ad-hoc Workflows erstellen. Erweiterte Vorschaufunktionen auf die im HyperDoc abgelegten Dokumente sowie die separate Ansicht für Dokumentanhänge ermöglichen darüber hinaus einen raschen und gezielten Zugriff. Zahlreiche zusätzliche Neuerungen, wie das Erzeugen mehrerer Dokumentformate bei der Archivierung, eine ausgefeilte Duplikatsprüfung sowie die erweiterte Automatisierung von Bearbeitungsschritten durch Eskalationsmanagement und scriptbasierte Aufgaben, runden die neue Version 5.1 ab.

Die IQDoQ GmbH hat ihr modulares Dokumentenmanagement-System HyperDoc mit mehr Bearbeitungskomfort ausgestattet und es dafür um verschiedene Funktionen erweitert. Das macht sich bereits beim Login bemerkbar: Durch eine „Single Sign On“-Funktion werden HyperDoc-Clients sofort gestartet, nachdem sich der Anwender in Windows angemeldet hat – eine separate Anmeldung ist nicht mehr erforderlich.

Weiterhin sorgt der überarbeitete grafische Workflow-Designer für mehr Transparenz beim Anwender. Dieser kann jetzt aus der Vorgangsbearbeitung heraus das zugehörige Workflow-Diagramm aufrufen. Dort sieht er anhand der roten Umrandung, in welchem Workflow-Schritt er sich gerade befindet, was die nächsten Prozessschritte sind und welche Weiterleitungsmöglichkeiten und Beziehungen zwischen Arbeitsschritten bestehen. Anwender erhalten damit einen schnellen und einfachen Überblick über den Prozessablauf. Um Workflows noch flexibler gestalten zu können, unterstützt die neue HyperDoc Version auch die Wizard-gestützte Erstellung von seriellen und parallelen ad-hoc Workflows direkt durch den Anwender.

Novum bei der Workflow-gesteuerten Dokumentbearbeitung mit HyperDoc ist auch die Möglichkeit, scriptbasierte Aufgaben in den Ablauf einzubauen. Dadurch können bestimmte Schritte komplett automatisch erledigt werden, beispielsweise die Versendung von Nachrichten, die Veränderung von Eigenschaften eines Vorgangs oder die Verschiebung in die Ablage.
Darüber hinaus können jetzt Fristen für die maximale Bearbeitungsdauer von Vorgängen festgelegt werden. Wird eine Frist überschritten, sorgt eine flexibel gestaltbare Eskalation für Reaktionsmöglichkeiten.

Smarte Archivierung

Damit Unternehmen stets den aktuellen Herausforderungen durch gesetzliche Regelungen oder auch die steigende Informationsflut besser begegnen können, unterstützt die neue Version unternehmensweite Archivierungsstrategien. Mit der Rendition-Funktion haben Anwender die Möglichkeit, zusätzliche Dokumentformate bei der Archivierung zu erzeugen. In dem Fall werden sowohl das Originaldokument als auch das konvertierte Dokument unter derselben Dokument-Id archiviert. Dabei kann der Anwender das bevorzugte Konvertierungsformat festlegen.

Die neue Funktion ermöglicht es beispielsweise, originäre Office-Dokumente zu verwalten, diese aber für Benutzer einheitlich als PDF/A-Dokument zur Verfügung zu stellen. Auch die webbasierte Nutzung von Dokumenten wird durch die Möglichkeit erleichtert, alternative Formate zu erzeugen, denn nicht immer stehen die erforderlichen Viewer für alle Formate zur Verfügung.

Mit der erweiterten Single Instance Storage Archivierung in der Version 5.1 bietet IQDoQ jetzt auch eine Duplikatsprüfung des Dokumentinhalts. Bisherige Versionen unterstützten die übliche Duplikatserkennung anhand identischer Indexdaten und Hashwerte. Die zusätzliche Überprüfung des Dokumentinhalts sorgt für ein maximales Maß an Erkennungssicherheit – und Unternehmen schonen ihr Archiv, indem inhaltsgleiche Dokumente, insbesondere bei der Archivierung von E-Mails, nur einmal gespeichert werden.

Anpassungsfähig: übersichtliche Akteneinsicht

Zusätzlich stellt HyperDoc in der Version 5.1. dem Anwender verschiedene Auswahlmöglichkeiten bei der Dokumentvorschau zur Verfügung. Sobald Dokumente in einer Trefferliste – beispielsweise bei einer Suche – oder im Rahmen der Inhaltsliste einer Akte dargestellt werden, gibt es neue Möglichkeiten, sich einen raschen Überblick über enthaltene Dokumente zu verschaffen: Über den sogenannten „DoQ-Flow“ kann der Anwender – ähnlich wie bei der Cover Flow-Funktionalität von Apple – durch Klicken des aktuell angezeigten Vorschaubilds in der Akte nach rechts oder links blättern. Bei der neuen Miniaturansicht werden alle Dokumente wie auf einem Schreibtisch im Miniformat nebeneinanderlegt. Per Doppelklick auf ein einzelnes Dokument ist es dann möglich, eine größere Vorschau in einem separaten Fenster zu öffnen.

Modulares HyperDoc unterstützt bei der Prozessoptimierung

IQDoQ unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nachhaltig bei der Optimierung ihrer Prozesse. Herzstück bildet dabei die Dokumenten-Management-Lösung HyperDoc, in der Themenlösungen wie kaufmännische Archivierung, digitale Personal- und Vertragsakten und Rechnungseingangsbearbeitung in Form von Szenarien integriert sind. Die neuen Funktionen sind vollständig in die Themenlösungen integriert. Der modulare Aufbau und die hohe Skalierbarkeit von HyperDoc ermöglicht es der IQDoQ, die Lösung nach individuellen Anforderungen anzupassen. Die umfassenden Standardfunktionalitäten erfüllen bereits die Anforderungen von Fachabteilungen oder zentralen Unternehmensbereichen.

IQDoQ GmbH

IQDoQ ist als 100%iges Tochterunternehmen der MATERNA Unternehmensgruppe für die Themenbereiche Enterprise-Content- Dokumenten- und Output-Management sowie elektronische Archivierung verantwortlich tätig. Als erfolgreicher Anbieter mit langjährigem Know-how bietet IQDoQ ein umfassendes Produkt- und Lösungsportfolio im Bereich dokumentengestützter Prozesse an. Das Spektrum der Leistungen umfasst die Bereitstellung von Nutzungslizenzen für die HyperDoc®- und die FormText-Produktfamilien. Spezielle Themenlösungen, Projektplanungs-, Realisierungs- und Integrationsdienstleistungen, entsprechende Trainings sowie der Vertrieb von System-Hard- und Software ergänzen das Portfolio.
Adressaten von IQDoQ sind mittelständische und große Unternehmen, Behörden, Value Added Reseller (VARs) und Application Service Provider (ASPs). Zu den mehr als 200 Anwendern der Produktfamilien HyperDoc® und FormText gehören u. a. DAK, Deutscher Paket Dienst, trans-o-flex, Spar Handels GmbH, Eckes-Granini Deutschland, Le Meridien, Deutsche Post, Weingut Gerhardt sowie Klaus Faber AG.

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