Auf dem Unternehmensjuristen-Kongress 2015 vom 28.-30. Januar 2015 im Maritim Hotel Berlin stellt IQDoQ die neue Version seiner elektronischen Aktenlösung für das Vertragsmanagement vor. Mit der IQAkte Vertrag 1.1 legt das auf Software zum Dokumentenmanagement spezialisierte Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe seinen Fokus gezielt auf den unternehmensweiten Einsatz bei Enterprise-Anwendern, die bislang auf individuelle Projektlösungen für das Vertragsmanagement angewiesen waren. Auf dem Kongress präsentiert IQDoQ erste Erfahrungsberichte von der erfolgreichen Umstellung auf die Standardsoftware und erläutert die erzielten Optimierungseffekte.
Die IQAkte Vertrag gehört zur Produktfamilie der IQAkten, die sich innerhalb weniger Tage im Unternehmen implementieren lassen. In der flexiblen Standardsoftware verwalten Rechtsabteilungen und Fachabteilungen wie Einkauf oder IT neben Verträgen auch Vertragsobjekte und -partner sowie die zugehörige Korrespondenz zentral, auswertbar und revisionssicher. Ein integriertes Workflow-Management, automatische Dokumenterzeugung und ein integriertes Fristenmanagement, das per E-Mail an wichtige Termine erinnert, unterstützen die Arbeitsabläufe von der Vertragserstellung, über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder -kündigung.
In der Version 1.1 wird die Vertragsakte durch eine vollständige Dokumentationsakte ergänzt. So sind nicht nur die Verträge selbst, sondern das gesamte Vertragsmanagement rechtssicher dokumentiert. Hier können auch Handbücher, die interne Verfahrensdokumentation oder Arbeitsanweisungen abgelegt werden und stehen allen betreffenden Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung.
Das Zusatzmodul IQAkte Analytics erweitert die Auswertungsmöglichkeiten der Vertragsakte noch einmal erheblich. Zusätzlich zu den mitgelieferten Reports und einem flexiblen Excel-Export bietet das über die IQAkte Analytics verfügbare Analyse¬werkzeug InfoZoom 8 die Zusammenführung von Daten mit SAP oder anderen Unternehmenssystemen. Aus der Verknüpfung dieser externen Informationen mit den Inhalten der digitalen Vertragsakte ergibt sich die Grundlage für ein anwendungsübergreifendes Vertragscontrolling, wie es bislang nicht zur Verfügung stand.
Schließlich kommt in der neuen Version 1.1 zur bisherigen Workflow-Unterstützung rund um Dokumente eine umfassende Korrespondenzfunktion und -automatisation hinzu. So können Anschreiben je nach Vorlage etwa direkt archiviert oder eine Beleg-Erwartung für den unterzeichneten Rückläufer erzeugt werden. Trifft dieser dann ein, erfolgt die Zuordnung beim Scannen automatisch anhand des aufgedruckten Barcodes und das Entwurfs-Dokument wird in der Akte durch das unterzeichnete Dokument ersetzt.
"Neben den großen Neuerungen enthält die neue IQAkte Vertrag unzählige Erleichterungen zur intuitiven Bedienbarkeit und der Vereinfachung von Abläufen", erläutert Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfeldes IQAkten bei IQDoQ. "Dieser Erfahrungsschatz an Best Practices ist eben der entscheidende Vorteil einer flexiblen Standardlösung, die nun auch den Anwendern früherer individueller Projektlösungen zur Verfügung steht."
Messevortrag zum Technologie-Einsatz in der Rechtsabteilung:
Unter dem Titel „Effizienz unter Vertrag – die digitale Vertragsakte bei DPD GeoPost (Deutschland) GmbH“ präsentiert Frank Rüttger am Freitag, dem 30. Januar 2015, von 12:30 bis 13:00 Uhr im Rahmen des Konferenzprogramms ein prominentes Einsatzbeispiel.
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Die IQAkte Vertrag gehört zur Produktfamilie der IQAkten, die sich innerhalb weniger Tage im Unternehmen implementieren lassen. In der flexiblen Standardsoftware verwalten Rechtsabteilungen und Fachabteilungen wie Einkauf oder IT neben Verträgen auch Vertragsobjekte und -partner sowie die zugehörige Korrespondenz zentral, auswertbar und revisionssicher. Ein integriertes Workflow-Management, automatische Dokumenterzeugung und ein integriertes Fristenmanagement, das per E-Mail an wichtige Termine erinnert, unterstützen die Arbeitsabläufe von der Vertragserstellung, über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder -kündigung.
In der Version 1.1 wird die Vertragsakte durch eine vollständige Dokumentationsakte ergänzt. So sind nicht nur die Verträge selbst, sondern das gesamte Vertragsmanagement rechtssicher dokumentiert. Hier können auch Handbücher, die interne Verfahrensdokumentation oder Arbeitsanweisungen abgelegt werden und stehen allen betreffenden Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung.
Das Zusatzmodul IQAkte Analytics erweitert die Auswertungsmöglichkeiten der Vertragsakte noch einmal erheblich. Zusätzlich zu den mitgelieferten Reports und einem flexiblen Excel-Export bietet das über die IQAkte Analytics verfügbare Analyse¬werkzeug InfoZoom 8 die Zusammenführung von Daten mit SAP oder anderen Unternehmenssystemen. Aus der Verknüpfung dieser externen Informationen mit den Inhalten der digitalen Vertragsakte ergibt sich die Grundlage für ein anwendungsübergreifendes Vertragscontrolling, wie es bislang nicht zur Verfügung stand.
Schließlich kommt in der neuen Version 1.1 zur bisherigen Workflow-Unterstützung rund um Dokumente eine umfassende Korrespondenzfunktion und -automatisation hinzu. So können Anschreiben je nach Vorlage etwa direkt archiviert oder eine Beleg-Erwartung für den unterzeichneten Rückläufer erzeugt werden. Trifft dieser dann ein, erfolgt die Zuordnung beim Scannen automatisch anhand des aufgedruckten Barcodes und das Entwurfs-Dokument wird in der Akte durch das unterzeichnete Dokument ersetzt.
"Neben den großen Neuerungen enthält die neue IQAkte Vertrag unzählige Erleichterungen zur intuitiven Bedienbarkeit und der Vereinfachung von Abläufen", erläutert Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfeldes IQAkten bei IQDoQ. "Dieser Erfahrungsschatz an Best Practices ist eben der entscheidende Vorteil einer flexiblen Standardlösung, die nun auch den Anwendern früherer individueller Projektlösungen zur Verfügung steht."
Messevortrag zum Technologie-Einsatz in der Rechtsabteilung:
Unter dem Titel „Effizienz unter Vertrag – die digitale Vertragsakte bei DPD GeoPost (Deutschland) GmbH“ präsentiert Frank Rüttger am Freitag, dem 30. Januar 2015, von 12:30 bis 13:00 Uhr im Rahmen des Konferenzprogramms ein prominentes Einsatzbeispiel.
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