Die Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21) ist ein integriertes Energieversorgungsunternehmen für die Sparten Strom, Gas, Wasser und Energieeffizienzdienstleistungen in und um Dortmund. Die DEW21 nutzt für die Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse das Branchenmodul IS-U der SAP SE und ist ein langjähriger Beratungs- und AddOn-Kunde der Intense AG.
Hoher manueller Aufwand in der Bearbeitung mit dem SAP Standard führte zum Wunsch nach einer Optimierung
Wie bei vielen Energielieferanten, ist die manuelle Prüfung ausgesteuerter Netznutzungsrechnungen (NNR) aus der Netznutzungsrechnungseingangsprüfung ein aufwändiger Prozess, der umfangreiche Mitarbeiterressourcen bindet. Durch die Einführung der zählpunktscharfen Mehr-/ Mindermengenabrechnung (MeMi) im April 2016 sah sich die DEW21 mit einer Verdoppelung der zu prüfenden eingehenden Belege konfrontiert, welche zusätzlich auf einer anderen Datenbasis als die NNR geprüft werden müssen.
DEW21 entscheidet sich für den Einsatz der INVOIC Management Solution (IMS)
Um diesen Prozess zu beschleunigen und zeitlich zu optimieren, wandte sich DEW21 an Intense, nutze man doch bereits seit 2013 das SAP IS-U AddOn IMS der Intense AG, um ausgesteuerte Netznutzungsrechnungen in einem benutzerfreundlichen Frontend zu bearbeiten. IMS bietet eine im Vergleich zur SAP-Standard-Transaktion übersichtlichere Darstellung der manuell zu prüfenden ausgesteuerten Belege. Ergänzt um erweiterte Selektionsmöglichkeiten ist es mit IMS möglich, nicht mehr jeden Beleg einzeln auswerten zu müssen, sondern sich alle Belege auf einmal anzeigen zu lassen, die innerhalb eines Prozessschrittes ausgesteuert wurden.
Somit können gleichartige Belege, dies sind Belege, die auf den gleichen Fehler gelaufen sind und auf die gleiche Art und Weise bearbeitet werden können, in einem Prozessschritt in Masse bearbeitet werden. Dies ermöglicht einen entscheidenden Zeitgewinn gegenüber der Einzelprüfung, wie sie im SAP-Standard vorgesehen ist.
Intense AG erweitert das IMS indem es die Bearbeitung von Mehr-/Mindermengenabrechnungen ermöglicht
Seit April 2016 existieren diese Funktionalitäten im IMS auch für zu prüfende MeMi-Belege. Zusätzlich werden die bilanzierten Mengen und die Netznutzungsrechnung zum jeweiligen MeMi-Beleg hinzugelesen, um so Abschläge und ggf. abweichende Zeiträume übersichtlich gegenüberzustellen. Zur Bearbeitung stehen u.a. Absprünge in BPEM-Klärfälle zur Verfügung.
„Trotz unseres hohen Automatisierungsgrades bei der elektronischen Rechnungseingangsprüfung gibt es zahlreiche Fälle, die eine manuelle Prüfung durch einen Sachbearbeiter erfordern. Dabei handelt es sich häufig um gleichartige Fehler. Aufgrund begrenzter Mitarbeiterressourcen und knapper Zahlungsfristen benötigten wir ein Tool, dass uns einen schnellen Überblick verschafft und mit dem wir gleichartige Fehlerfälle schnell und einfach abarbeiten können. Das IMS bietet uns diese Möglichkeit. Wir konnten die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Beleg wesentlich senken, sodass unsere Mitarbeiter weitere Aufgaben übernehmen konnten. Zudem laufen wir nicht mehr Gefahr Zahlungsfristen aufgrund nicht prozessierter Belege nicht einhalten zu können.“, berichtet Annette Reuter, DV-Koordinatorin EDM Vertrieb.
Auf Basis der positiven Erfahrungen haben sich, neben der DEW21, auch weitere Kunden der Intense AG für die Erweiterung der IMS-Lösung um die neuen MeMi-Funktionalitäten entschieden. „Der große Vorteil des IMS ist die Unabhängigkeit von den zu Grunde liegenden automatischen Rechnungseingangs-Prüfbausteinen. Das IMS setzt auf den erzeugten Fehlermeldungen auf und stellt diese den Sachbearbeitern übersichtlich dar. Die neuen MeMi-Erweiterungen, ergänzt um die IMS-eigenen Features, wie Kommentarfunktion, Wiedervorlage- und Dispatching-Funktion, machen das Tool zu einem Allround-Werkzeug zur manuellen Rechnungseingangsprüfung.“, berichtet Christian Herold, Senior Consultant und Produktverantwortlicher des IMS.
Hoher manueller Aufwand in der Bearbeitung mit dem SAP Standard führte zum Wunsch nach einer Optimierung
Wie bei vielen Energielieferanten, ist die manuelle Prüfung ausgesteuerter Netznutzungsrechnungen (NNR) aus der Netznutzungsrechnungseingangsprüfung ein aufwändiger Prozess, der umfangreiche Mitarbeiterressourcen bindet. Durch die Einführung der zählpunktscharfen Mehr-/ Mindermengenabrechnung (MeMi) im April 2016 sah sich die DEW21 mit einer Verdoppelung der zu prüfenden eingehenden Belege konfrontiert, welche zusätzlich auf einer anderen Datenbasis als die NNR geprüft werden müssen.
DEW21 entscheidet sich für den Einsatz der INVOIC Management Solution (IMS)
Um diesen Prozess zu beschleunigen und zeitlich zu optimieren, wandte sich DEW21 an Intense, nutze man doch bereits seit 2013 das SAP IS-U AddOn IMS der Intense AG, um ausgesteuerte Netznutzungsrechnungen in einem benutzerfreundlichen Frontend zu bearbeiten. IMS bietet eine im Vergleich zur SAP-Standard-Transaktion übersichtlichere Darstellung der manuell zu prüfenden ausgesteuerten Belege. Ergänzt um erweiterte Selektionsmöglichkeiten ist es mit IMS möglich, nicht mehr jeden Beleg einzeln auswerten zu müssen, sondern sich alle Belege auf einmal anzeigen zu lassen, die innerhalb eines Prozessschrittes ausgesteuert wurden.
Somit können gleichartige Belege, dies sind Belege, die auf den gleichen Fehler gelaufen sind und auf die gleiche Art und Weise bearbeitet werden können, in einem Prozessschritt in Masse bearbeitet werden. Dies ermöglicht einen entscheidenden Zeitgewinn gegenüber der Einzelprüfung, wie sie im SAP-Standard vorgesehen ist.
Intense AG erweitert das IMS indem es die Bearbeitung von Mehr-/Mindermengenabrechnungen ermöglicht
Seit April 2016 existieren diese Funktionalitäten im IMS auch für zu prüfende MeMi-Belege. Zusätzlich werden die bilanzierten Mengen und die Netznutzungsrechnung zum jeweiligen MeMi-Beleg hinzugelesen, um so Abschläge und ggf. abweichende Zeiträume übersichtlich gegenüberzustellen. Zur Bearbeitung stehen u.a. Absprünge in BPEM-Klärfälle zur Verfügung.
„Trotz unseres hohen Automatisierungsgrades bei der elektronischen Rechnungseingangsprüfung gibt es zahlreiche Fälle, die eine manuelle Prüfung durch einen Sachbearbeiter erfordern. Dabei handelt es sich häufig um gleichartige Fehler. Aufgrund begrenzter Mitarbeiterressourcen und knapper Zahlungsfristen benötigten wir ein Tool, dass uns einen schnellen Überblick verschafft und mit dem wir gleichartige Fehlerfälle schnell und einfach abarbeiten können. Das IMS bietet uns diese Möglichkeit. Wir konnten die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Beleg wesentlich senken, sodass unsere Mitarbeiter weitere Aufgaben übernehmen konnten. Zudem laufen wir nicht mehr Gefahr Zahlungsfristen aufgrund nicht prozessierter Belege nicht einhalten zu können.“, berichtet Annette Reuter, DV-Koordinatorin EDM Vertrieb.
Auf Basis der positiven Erfahrungen haben sich, neben der DEW21, auch weitere Kunden der Intense AG für die Erweiterung der IMS-Lösung um die neuen MeMi-Funktionalitäten entschieden. „Der große Vorteil des IMS ist die Unabhängigkeit von den zu Grunde liegenden automatischen Rechnungseingangs-Prüfbausteinen. Das IMS setzt auf den erzeugten Fehlermeldungen auf und stellt diese den Sachbearbeitern übersichtlich dar. Die neuen MeMi-Erweiterungen, ergänzt um die IMS-eigenen Features, wie Kommentarfunktion, Wiedervorlage- und Dispatching-Funktion, machen das Tool zu einem Allround-Werkzeug zur manuellen Rechnungseingangsprüfung.“, berichtet Christian Herold, Senior Consultant und Produktverantwortlicher des IMS.
