Business Intelligence stellt Schlüsseltechnologien bereit, mit denen Unternehmen Informationen aus ihren geschäftskritischen Prozessen erfassen und analysieren, um besser auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können. Viele Unternehmen aber scheitern nach Meinung von Information Builders bei der Einführung eines strategischen Informationsmanagements an fünf typischen Hindernissen.
Der Begriff Business Intelligence (BI) bezeichnet den Prozess der Umwandlung betrieblich anfallender Daten in wertvolle Informationen. Da die Daten an sich nur von begrenztem Nutzen sind, setzen Unternehmen BI-Software ein, um aus den Daten entscheidungsrelevantes Wissen für den Geschäftsalltag und ein strategisches Informationsmanagement zu generieren. Immer wieder aber stoßen Unternehmen auf typische Hindernisse, die eine erfolgreiche Umsetzung zentraler BI-Vorhaben verhindern. Information Builders, einer der weltweit führenden Anbieter von BI-Lösungen, nennt die fünf wichtigsten Stolpersteine:
1. Die Anforderungen unterschiedlicher Benutzergruppen werden falsch interpretiert.
Es gibt vier Arten von BI-Nutzern: Nicht-technische Anwender in den Fachabteilungen, Business-Analysten mit einer gewissen technischen Kompetenz, Power-User mit hoher technischer Kompetenz und IT-Entwickler, die Applikationen für die Anwender der drei anderen Kategorien erstellen. IT-Entwickler haben in aller Regel nur indirekt mit den Geschäftsprozessen zu tun. Sie setzen die Technik zur Verbesserung oder Ermöglichung der von Fachanwendern eingesetzten Prozesse und Funktionen ein. In den meisten Unternehmen machen die nicht-technischen Fachanwender 80 bis 90 Prozent der IT-Nutzer aus. Dennoch stellen viele Unternehmen bei der Auswahl von BI-Tools die Analysten und Power-User in den Vordergrund. Der Fokus liegt auf anspruchsvollen Analysefunktionen, die nur eine Minderheit bedienen kann, statt eine BI-Plattform zu wählen, die einer breiten Masse von Anwendern innerhalb - und bei Bedarf auch außerhalb - des Unternehmens eine möglichst einfache und komfortable Nutzung von BI-Funktionen ermöglicht.
2. BI-Anwender können Analysen und Reports nicht selbstständig anpassen.
Ein häufiges Problem bei der Umsetzung von BI-Projekten besteht darin, dass Anwender sich nur auf die IT als Produzent und Anbieter von Informationen stützen können, obwohl die IT nicht direkt an den unternehmenskritischen Prozessen beteiligt ist und die Reports und Analysemöglichkeiten der BI-Anwendungen zu stark eingeschränkt sind. Jede Gruppe von Benutzern in einem Unternehmen, die Informationen erzeugt, sollte auch auf diese zugreifen können, und zwar nicht nur über statische Reports, sondern auch unter analytischen Aspekten. Durch den direkten Zugang zu den Daten erhalten Benutzer die Informationen, die sie aktuell für ihre Entscheidungen benötigen. Die meisten Anwender fordern heute auch genau das: benutzerfreundliche Self-Service-BI-Anwendungen, mit denen sich Informationen ebenso schnell finden lassen wie mit Google.
3. Es entsteht keine unternehmensweite BI-Kultur.
Wenn sich nur das Management für Leistungskennzahlen des Unternehmens und deren Verbesserung interessiert, entsteht bei den Mitarbeitern in den Fachabteilungen keine Motivation zur Optimierung. Die Implementierung von BI-Software sollte im Endeffekt die Arbeitsweise aller Beteiligten verbessern sowie die Effizienz steigern, und daher muss die Kommunikation der Ergebnisse alle Mitarbeiter erreichen. So ist beispielsweise in börsennotierten Unternehmen der "Umsatz pro Mitarbeiter" eine verbreitete Kennzahl. Dieser betriebswirtschaftliche Indikator nützt jedoch wenig, wenn er nicht allen Mitarbeitern bekannt ist und diese nicht wissen, dass sie den Wert durch engagierten Einsatz verbessern können. In vielen Unternehmen gelten wichtige betriebswirtschaftliche Kennziffern als vertraulich und werden nicht allgemein bekannt gegeben. Dies behindert die erfolgreiche Einführung von BI-Lösungen und die Entstehung einer unternehmensweiten BI-Kultur.
4. Weil die zentrale Steuerung fehlt, florieren die unterschiedlichsten Insellösungen.
Viele Unternehmen kaufen BI-Tools, ohne eine klare strategische Zielsetzung damit zu verfolgen. In den meisten Fällen wird BI-Software aus taktischen Gründen angeschafft, beispielsweise weil ein Businessverantwortlicher bestimmte Auswertungen benötigt. Auch gesetzliche Vorschriften zu Finanzzahlen sind vielfach der Auslöser. Taktische Erwägungen, die nur auf den Bedarf einer einzelnen Abteilung zugeschnitten sind, führen jedenfalls oft zu isolierten Anwendungen, die weit davon entfernt sind, das Potenzial von BI auszuschöpfen. Ein wesentlicher Nachteil solcher taktischen Installationen besteht darin, dass die Auswertungen verschiedener Abteilungen häufig unterschiedliche Ergebnisse liefern, die aber nicht ausgetauscht werden. Es werden isolierte Auswertungen erstellt und einigen wenigen Managern mitgeteilt, aber es entsteht kein strategisches Informationsmanagement mit dem Ziel einer effizienten Unternehmenssteuerung.
5. BI wird nicht als strategische Investition betrachtet.
Damit eine nachhaltige BI-Investition getätigt werden kann, muss BI fester Bestandteil des strategischen Informationsmanagements werden. Das gesamte Unternehmen muss im Fokus stehen, nicht nur taktische Motive oder die Wünsche eines einzelnen Unternehmensbereichs. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen an der Auswahl einer Lösung und der Entscheidungsfindung beteiligt sein, damit die angestrebten Ziele auch erreicht werden können. Ferner ist es sinnvoll, möglichst wenige Tools anzuschaffen. Das sichert Konsistenz, niedrigere Kosten und eine kürzere Lernkurve. Bei der Anschaffung eines BI-Tools sollten nur möglichst einfach zu benutzende Tools für alle Gruppen interner Informationsnutzer, aber auch für externe wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, in Betracht kommen. Denn eine große Mehrheit der Mitarbeiter benötigt im Alltag entscheidungsrelevante, einfach zugängliche Informationen, um einen wesentlichen Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens leisten zu können.
"Der Weg bei der Einführung eines strategischen Informationsmanagements in den Unternehmen ist steinig. Wer sich aber der wichtigsten Hindernisse bewusst ist, kann gezielt Maßnahmen ergreifen, um diese zu überwinden", resümiert Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders. "Gerade die Akzeptanz und frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter ist entscheidend für die Erfolgsaussichten. Dennoch dürfen auch die eher technischen Aspekte einer zuverlässigen und konsistenten Infrastruktur auf keinen Fall vernachlässigt werden. Insbesondere die Kombination aus Business Intelligence, Datenintegration und Integrität ist notwendig, um Informationen in entscheidungsrelevante Daten für die Unternehmenssteuerung zu verwandeln."
Der Begriff Business Intelligence (BI) bezeichnet den Prozess der Umwandlung betrieblich anfallender Daten in wertvolle Informationen. Da die Daten an sich nur von begrenztem Nutzen sind, setzen Unternehmen BI-Software ein, um aus den Daten entscheidungsrelevantes Wissen für den Geschäftsalltag und ein strategisches Informationsmanagement zu generieren. Immer wieder aber stoßen Unternehmen auf typische Hindernisse, die eine erfolgreiche Umsetzung zentraler BI-Vorhaben verhindern. Information Builders, einer der weltweit führenden Anbieter von BI-Lösungen, nennt die fünf wichtigsten Stolpersteine:
1. Die Anforderungen unterschiedlicher Benutzergruppen werden falsch interpretiert.
Es gibt vier Arten von BI-Nutzern: Nicht-technische Anwender in den Fachabteilungen, Business-Analysten mit einer gewissen technischen Kompetenz, Power-User mit hoher technischer Kompetenz und IT-Entwickler, die Applikationen für die Anwender der drei anderen Kategorien erstellen. IT-Entwickler haben in aller Regel nur indirekt mit den Geschäftsprozessen zu tun. Sie setzen die Technik zur Verbesserung oder Ermöglichung der von Fachanwendern eingesetzten Prozesse und Funktionen ein. In den meisten Unternehmen machen die nicht-technischen Fachanwender 80 bis 90 Prozent der IT-Nutzer aus. Dennoch stellen viele Unternehmen bei der Auswahl von BI-Tools die Analysten und Power-User in den Vordergrund. Der Fokus liegt auf anspruchsvollen Analysefunktionen, die nur eine Minderheit bedienen kann, statt eine BI-Plattform zu wählen, die einer breiten Masse von Anwendern innerhalb - und bei Bedarf auch außerhalb - des Unternehmens eine möglichst einfache und komfortable Nutzung von BI-Funktionen ermöglicht.
2. BI-Anwender können Analysen und Reports nicht selbstständig anpassen.
Ein häufiges Problem bei der Umsetzung von BI-Projekten besteht darin, dass Anwender sich nur auf die IT als Produzent und Anbieter von Informationen stützen können, obwohl die IT nicht direkt an den unternehmenskritischen Prozessen beteiligt ist und die Reports und Analysemöglichkeiten der BI-Anwendungen zu stark eingeschränkt sind. Jede Gruppe von Benutzern in einem Unternehmen, die Informationen erzeugt, sollte auch auf diese zugreifen können, und zwar nicht nur über statische Reports, sondern auch unter analytischen Aspekten. Durch den direkten Zugang zu den Daten erhalten Benutzer die Informationen, die sie aktuell für ihre Entscheidungen benötigen. Die meisten Anwender fordern heute auch genau das: benutzerfreundliche Self-Service-BI-Anwendungen, mit denen sich Informationen ebenso schnell finden lassen wie mit Google.
3. Es entsteht keine unternehmensweite BI-Kultur.
Wenn sich nur das Management für Leistungskennzahlen des Unternehmens und deren Verbesserung interessiert, entsteht bei den Mitarbeitern in den Fachabteilungen keine Motivation zur Optimierung. Die Implementierung von BI-Software sollte im Endeffekt die Arbeitsweise aller Beteiligten verbessern sowie die Effizienz steigern, und daher muss die Kommunikation der Ergebnisse alle Mitarbeiter erreichen. So ist beispielsweise in börsennotierten Unternehmen der "Umsatz pro Mitarbeiter" eine verbreitete Kennzahl. Dieser betriebswirtschaftliche Indikator nützt jedoch wenig, wenn er nicht allen Mitarbeitern bekannt ist und diese nicht wissen, dass sie den Wert durch engagierten Einsatz verbessern können. In vielen Unternehmen gelten wichtige betriebswirtschaftliche Kennziffern als vertraulich und werden nicht allgemein bekannt gegeben. Dies behindert die erfolgreiche Einführung von BI-Lösungen und die Entstehung einer unternehmensweiten BI-Kultur.
4. Weil die zentrale Steuerung fehlt, florieren die unterschiedlichsten Insellösungen.
Viele Unternehmen kaufen BI-Tools, ohne eine klare strategische Zielsetzung damit zu verfolgen. In den meisten Fällen wird BI-Software aus taktischen Gründen angeschafft, beispielsweise weil ein Businessverantwortlicher bestimmte Auswertungen benötigt. Auch gesetzliche Vorschriften zu Finanzzahlen sind vielfach der Auslöser. Taktische Erwägungen, die nur auf den Bedarf einer einzelnen Abteilung zugeschnitten sind, führen jedenfalls oft zu isolierten Anwendungen, die weit davon entfernt sind, das Potenzial von BI auszuschöpfen. Ein wesentlicher Nachteil solcher taktischen Installationen besteht darin, dass die Auswertungen verschiedener Abteilungen häufig unterschiedliche Ergebnisse liefern, die aber nicht ausgetauscht werden. Es werden isolierte Auswertungen erstellt und einigen wenigen Managern mitgeteilt, aber es entsteht kein strategisches Informationsmanagement mit dem Ziel einer effizienten Unternehmenssteuerung.
5. BI wird nicht als strategische Investition betrachtet.
Damit eine nachhaltige BI-Investition getätigt werden kann, muss BI fester Bestandteil des strategischen Informationsmanagements werden. Das gesamte Unternehmen muss im Fokus stehen, nicht nur taktische Motive oder die Wünsche eines einzelnen Unternehmensbereichs. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen an der Auswahl einer Lösung und der Entscheidungsfindung beteiligt sein, damit die angestrebten Ziele auch erreicht werden können. Ferner ist es sinnvoll, möglichst wenige Tools anzuschaffen. Das sichert Konsistenz, niedrigere Kosten und eine kürzere Lernkurve. Bei der Anschaffung eines BI-Tools sollten nur möglichst einfach zu benutzende Tools für alle Gruppen interner Informationsnutzer, aber auch für externe wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, in Betracht kommen. Denn eine große Mehrheit der Mitarbeiter benötigt im Alltag entscheidungsrelevante, einfach zugängliche Informationen, um einen wesentlichen Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens leisten zu können.
"Der Weg bei der Einführung eines strategischen Informationsmanagements in den Unternehmen ist steinig. Wer sich aber der wichtigsten Hindernisse bewusst ist, kann gezielt Maßnahmen ergreifen, um diese zu überwinden", resümiert Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders. "Gerade die Akzeptanz und frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter ist entscheidend für die Erfolgsaussichten. Dennoch dürfen auch die eher technischen Aspekte einer zuverlässigen und konsistenten Infrastruktur auf keinen Fall vernachlässigt werden. Insbesondere die Kombination aus Business Intelligence, Datenintegration und Integrität ist notwendig, um Informationen in entscheidungsrelevante Daten für die Unternehmenssteuerung zu verwandeln."
