Anforderungen konsequent für Kundenbedürfnisse dokumentieren

Business Analysten ermitteln und dokumentieren Anforderungen für Fachabteilung und Entwicklung

(PresseBox) (Wettenberg, ) Frankfurt – Business Analysten ermitteln die Anforderungen der Kunden sowie der Fachbereiche und erstellen die Anforderungsdokumentation, um die richtige Umsetzung sicherzustellen. Dies könne mit unterschiedlichen Methoden geschehen, so lange die Bedürfnisse der externen und internen Kunden richtig und verständlich dokumentiert sind. Zu dieser Einschätzung kamen die Teilnehmer des ibo Trendforums zur Business Analyse Anfang Dezember in Frankfurt. Vertreter aus Banken, Versicherungen, Energieversorgern und IT-Dienstleistung diskutierten über Anforderungen in Textform und in Grafiken oder Modellen.

5 Pflichtbestandteile für genaue Anforderungsdokumentation
Anforderungen zu schreiben erscheint zunächst ganz einfach. Zu welchen Missverständnissen und Ungenauigkeiten es dabei kommen kann, zeigte Axel-Bruno Naumann, Produktmanager Business Analyse bei ibo Beratung und Training. „Mit fünf Pflichtbestandteilen für Anforderungen in Textform ist man auf der sicheren Seite“, sagt Naumann. So sei es zum Beispiel notwendig zu beschreiben, welche Aufgaben mit der Anforderung erfüllt werden sollen und welcher Aufgabenträger dies übernimmt. Fünf optionale Bestandteile ergänzen weitere Details für die Umsetzung. Damit seien alle wesentlichen Informationen für die Anforderungen vorhanden.
Anforderungen nach Kosten-Nutzen-Aspekten und qualitativen Merkmalen bewerten
Andreas Janotta, Verbundpartnermanager bei der Finanz Informatik, bindet die ca. 630 Kunden der Sparkassen-Finanzgruppe aktiv in die Anforderungsdokumentation mit ein. „Die Sparkassen und Verbundpartner reichen ihre Anforderungen an das Kernbankensystem über ein Kundenportal bei uns ein“, erläutert Janotta. Dabei führten Bildschirmmasken die Anforderungssteller durch das Tool. Wenn sich aus der anschließenden Prüfung und Bewertung der Anforderungen Statusänderungen ergeben, informiere die Finanz Informatik ihre Kunden per Mail. Bei der Bewertung achte Janotta nicht nur auf den reinen Kosten-Nutzen-Aspekt der Anforderungen, sondern beziehe auch qualitative Merkmale, wie die Zufriedenheit der Endkunden, mit ein.

Anforderungsdokumentation muss pragmatisch sein
Der Aspekt der Kundenzufriedenheit und der Verständlichkeit der Anforderungen für Kunden ist auch Sebastian Dümke, mbs GmbH, besonders wichtig: „Wenn wir Anforderungen dokumentieren, nehmen wir kein Standarddokument oder bestimmtes Vorgehen.“ Abhängig von der Anzahl der Kunden und deren Vorwissen würden Anforderungen mit pragmatischen Geschäftsprozessmodellen und in Textform dokumentiert. Dabei stehe im Vordergrund, dass die Anforderungen sowohl für die Anforderungssteller als auch für die IT-Entwickler verständlich sind.
Mit User Stories konsequent die Kundensicht einnehmen
Den Übergang von Anforderungsdokumenten mit vielen Seiten hin zu User Stories, die auf ein Blatt passen, beschrieb Burkhard Pflüger, Leiter Business Analyse bei Haufe-Lexware. „Früher dauerte unsere Entwicklung der Software zu lange und das Ergebnis war erst am Ende sichtbar“, erläutert Pflüger. Eine User Story nehme konsequent die Sicht des Kunden ein: „Als Kunde will ich folgendes mit der Software tun, um ein bestimmtes Ergebnis für mich zu erreichen." Diese Anforderungsdokumentation diene als Kommunikationsgrundlage zwischen Anforderungssteller und Entwickler. „Dies hat bei uns die Verantwortung, das Mitdenken und die Motivation der Beteiligten erhöht“, so Pflüger.

Standardnotationen machen Anforderungen für das Management und die IT verständlich
Die Business Process Model and Notation (BPMN) zur Dokumentation von Anforderungen stellte Robert Gimbel, camunda services, vor. Diese Standardnotation für Geschäftsprozesse werde immer häufiger eingesetzt. „In BPMN kann ich sowohl einen vergleichsweise groben Prozess für das Management als auch einen sehr detaillierten Prozess für die IT-Abteilung abbilden“, erklärt Gimbel. Mit derselben Notation ließen sich unterschiedliche Details für die jeweiligen Mitarbeiter und deren Informationsbedarf darstellen.

Der Veranstalter war mit dem Verlauf der Tagung sehr zufrieden. „Im kommenden Jahre werden wir auf dem ibo Trendforum Business Analyse mit Requirements Engineering noch tiefer in die Thematik eintauchen“, sagte Axel-Bruno Naumann, ibo Beratung und Training GmbH; denn immer wieder würden Fragen gestellt, wie die Anforderungen von der Idee bis zur Umsetzung begleitet werden sollen.

ibo Beratung und Training GmbH

Anbieter von Seminaren und Beratung zu den Themen Prozessmanagement, Change Management, Projektmanagement, Business Analyse und Organisationsmanagement.

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