iX: Klare Regeln für die E-Mail-Korrespondenz nötig

Mit digitalen Informationen sensibel umgehen

(PresseBox) (Hannover, ) [1]Amerikanische Gerichte können von Unternehmen die umfassende Herausgabe von E-Mails verlangen. Firmen, die mit den USA Geschäftsbeziehungen unterhalten, sollten daher klare Regeln für ihren E-Mail-Umgang vereinbaren, schreibt das IT-Profimagazin iX [2] in seiner aktuellen Ausgabe 1/06.

Unternehmen, die in den USA eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft besitzen oder einfach nur Geschäftsbeziehungen unterhalten, können Opfer der so genannten Discovery-Regelung werden. Diese besagt, dass auf Antrag des Klägers das Gericht den Beklagten verpflichten kann, Unterlagen und Informationen auch in digitaler Form herauszugeben. Dabei betrifft dies nicht nur die Korrespondenz innerhalb eines Unternehmens, sondern überdies diejenige mit Dritten.

Um dem vorzubeugen, sollten Mitarbeiter die Kommunikation per E-Mail mit der gleichen Sorgfalt führen wie die klassische Papierkommunikation. Außerdem sollten sie darauf achten, dass elektronische Post für sich genommen auch für Außenstehende verständlich ist. Denn aus dem Zusammenhang gerissen kann eine E-Mail für Geschworene in einem US-Gerichtsverfahren in einem ganz anderen Licht erscheinen, als sie tatsächlich gemeint war.

Mit einer E-Mail-Policy, in der die Art und Weise der Aufbewahrung von E-Mails und vor allem deren Löschung beschrieben wird, ist man auf der sicheren Seite. Denn es ist durchaus zulässig, nicht mehr benötigte E-Mails nach einer bestimmten Zeit in den Trash-Ordner zu verschieben. "Werden E-Mails nach einem festgelegten Procedere gelöscht, ist dies auch nach amerikanischem Prozessrecht nicht zu beanstanden", erläutert iX-Redakteurin Ute Roos. "Es müssen aber verbindliche Regelungen dazu vorliegen, und man darf keinerlei Informationen entsorgen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist."

Der geregelte Umgang mit der Aufbewahrung von E-Mails ist aber auch nach deutscher Rechtsordnung sinnvoll. Zwar kann nach deutschem Recht ein Gericht nur in seltenen Fällen die Herausgabe von E-Mails in einem Zivilprozess verlangen. "Aber auch hier können etwa im Rahmen von Untersuchungen durch Steuer- oder Kartellbehörden E-Mail-Datenbestände Gegenstand einer Beschlagnahme sein", so iX-Expertin Ute Roos. "Selbst wenn letztlich kein Rechtsverstoß festgestellt werden kann, ist die zeit- und nervenaufreibende Durchsuchung durch Behörden extrem lästig und kann schlimmstenfalls zu einem Imageverlust führen." (ur)

Bildmaterial: Das Titelbild der aktuellen iX-Ausgabe 1/2006 steht zum Download [3] bereit.

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Links in diesem Artikel:
[1] http://www.heise-medien.de/...
[2] http://www.ix.de/
[3] http://www.heise-medien.de/...
[4] http://www.heise.de/...

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