Schon bei der Ersterfassung der Inventare lassen sich die Weichen für schnelle und unkomplizierte Folgeinventuren stellen. Mobile Technik ist dafür das Mittel der Wahl.
Die Doppik kommt und bleibt – und mit ihr einhergehend die Forderung nach einer laufenden Inventarisierung des gesamten Vermögens. Oftmals wird bei der Aufnahme des Vermögensbestandes einer Kommune, insbesondere beim beweglichen Vermögen, der Fokus ausschließlich auf die Ersterfassung im Rahmen der Doppik gelegt. Inventare unter einem bestimmten Anlagewert werden erst gar nicht gezählt oder im Bestand vermerkt. Mitunter dienen auch sehr „einfache“ Zähllisten als Grundlage, die lediglich eine kurze Beschreibung und einen Standortvermerk enthalten. Allein der Vielfalt der Beschreibungen und Benennungen für einen Bürostuhl sind insbesondere bei dezentraler Erfassung keine Grenzen gesetzt. Zwar mögen diese Listen den Anforderungen der Erstbewertung genügen, jedoch erweist sich eine Folgeinventur auf Basis solcher Zähllisten dann als schwierig.
Die Notwendigkeit einer jährlichen Folgeinventur ergibt sich aus den Vorgaben der kommunalen Haushaltsverordnungen. Mit einer einmaligen Bestandsaufnahme ist es also nicht getan. In jedem Haushaltsjahr ist ein Abgleich zwischen Soll und Ist für alle kommunaleigenen Vermögensgegenstände durchzuführen. Dies gilt auch für geringwertige Wirtschaftsgüter, die als solche nicht explizit in der Anlagenbuchhaltung geführt, sondern in diversen Gruppenbewertungen als Festwert oder Sammelposten abgebildet werden. Insbesondere Festwerte müssen alle drei Jahre überprüft werden, wofür die Anzahl der Einzelobjekte zu ermitteln und zu dokumentieren ist. Hier verbergen sich die Tücken einer „ungenauen“ Ersterfassung. Ist dieser oder jener Stuhl gemeint? Ist das der Schrank, der letztes Jahr noch im Tiefbauamt stand? Eine zentrale Inventarverwaltung mit einheitlichen Stammdaten und eindeutigen Barcodes lässt dieses Problem gar nicht erst entstehen.
In der ARCHIKART Version 4 ist die Inventarverwaltung ein zentrales Paket. Darin lassen sich alle beweglichen Objekte aus ARCHIKART verwalten. Egal ob Verkehrszeichen, die Kronensicherung am Baum, der Papierkorb im Park oder der Drehstuhl im Bürgermeisterbüro, alle Inventare werden geordnet nach Kategorien zur Verwaltung angeboten. Dabei kann jedes Inventar mit einem Barcode ausgestattet werden. Dieses eindeutige Kennzeichen wird zusätzlich zur Inventarnummer mitgeführt und sichert die schnelle und direkte Zuordnung bei der Inventur. In der Vermögensbewertung lassen sich die Inventare in Form von direkten Einzelbewertungen oder als Gruppenbewertungen mittels Inventargruppen bewerten.
Als mobile Anwendung steht die speziell an ARCHIKART angepasste Erfassungs- und Inventarisierungssoftware der Firma ScanSecurity aus Barsinghausen zur Verfügung. Entsprechende Dienste stellen hierbei den Export und Import der Daten für die mobilen Geräte sicher. Voraussetzung für die mobile Erfassung sind die Konfiguration der Inventarverwaltung mit den Stammdaten sowie bereits erfasste Gebäude inklusive der Gebäudestrukturen. Durch die vordefinierten Auswahllisten für Bezeichnung, Standort, Material oder Bereich sind einheitliche Dokumentationen und Beschreibungen gewährleistet. Sollte doch einmal ein entsprechender Eintrag fehlen, kann dieser mittels der mobilen Software nacherfasst und beim Datenimport in die ARCHIKART-Auswahllisten der Inventarverwaltung geschrieben werden.
Die sich an die Ersterfassung anschließende Inventur ist mittels Barcodes nur noch ein Kinderspiel und kann auch von ARCHIKART-Nichtnutzern erledigt werden. Nach der Bestimmung des Standortes muss an den Inventaren vor Ort „nur noch“ das Barcode-Etikett gescannt werden. Inventare ohne Barcode lassen sich nachträglich erfassen.
Hat sich seit der letzten Inventur der Standort von Inventaren geändert, dann erkennt dies die Software beim anschließenden Import in die ARCHIKART Datenbank automatisch und verknüpft diese Inventare gleich mit den neuen Standorten. Mit Hilfe des mitgeführten Inventurdatums kann eine Liste über fehlende Inventare erstellt und ausgewertet werden: Was ist Schwund, was Diebstahl oder welche Inventare sind gerade zur Reparatur?
Zuguterletzt ein Hinweis: Die Zuweisung von Barcodes kann auch noch nach der Doppikeinführung erfolgen. Es ist jederzeit möglich, das „Chaos“ in den Inventaren zu bereinigen. Entsprechende Mobilanwendungen von ScanSecurity ermöglichen das nachträgliche Zuordnen von Barcodes an vorhandene Inventare.
Anwort auf Ihre Fragen erhalten Sie anlässlich der DiKOM Süd in Frankfurt a. M., wo die ARCHIKART Software AG am 3. und 4. Mai 2011 am Stand D11 zu finden ist.
Kontakt:
Stefanie Horn, stellvertretende Vertriebsleiterin
E-Mail: sho@archikart.de
ARCHIKART Software AG
Tel.: 03574/ 46 55 0
www.archikart.de
Die Doppik kommt und bleibt – und mit ihr einhergehend die Forderung nach einer laufenden Inventarisierung des gesamten Vermögens. Oftmals wird bei der Aufnahme des Vermögensbestandes einer Kommune, insbesondere beim beweglichen Vermögen, der Fokus ausschließlich auf die Ersterfassung im Rahmen der Doppik gelegt. Inventare unter einem bestimmten Anlagewert werden erst gar nicht gezählt oder im Bestand vermerkt. Mitunter dienen auch sehr „einfache“ Zähllisten als Grundlage, die lediglich eine kurze Beschreibung und einen Standortvermerk enthalten. Allein der Vielfalt der Beschreibungen und Benennungen für einen Bürostuhl sind insbesondere bei dezentraler Erfassung keine Grenzen gesetzt. Zwar mögen diese Listen den Anforderungen der Erstbewertung genügen, jedoch erweist sich eine Folgeinventur auf Basis solcher Zähllisten dann als schwierig.
Die Notwendigkeit einer jährlichen Folgeinventur ergibt sich aus den Vorgaben der kommunalen Haushaltsverordnungen. Mit einer einmaligen Bestandsaufnahme ist es also nicht getan. In jedem Haushaltsjahr ist ein Abgleich zwischen Soll und Ist für alle kommunaleigenen Vermögensgegenstände durchzuführen. Dies gilt auch für geringwertige Wirtschaftsgüter, die als solche nicht explizit in der Anlagenbuchhaltung geführt, sondern in diversen Gruppenbewertungen als Festwert oder Sammelposten abgebildet werden. Insbesondere Festwerte müssen alle drei Jahre überprüft werden, wofür die Anzahl der Einzelobjekte zu ermitteln und zu dokumentieren ist. Hier verbergen sich die Tücken einer „ungenauen“ Ersterfassung. Ist dieser oder jener Stuhl gemeint? Ist das der Schrank, der letztes Jahr noch im Tiefbauamt stand? Eine zentrale Inventarverwaltung mit einheitlichen Stammdaten und eindeutigen Barcodes lässt dieses Problem gar nicht erst entstehen.
In der ARCHIKART Version 4 ist die Inventarverwaltung ein zentrales Paket. Darin lassen sich alle beweglichen Objekte aus ARCHIKART verwalten. Egal ob Verkehrszeichen, die Kronensicherung am Baum, der Papierkorb im Park oder der Drehstuhl im Bürgermeisterbüro, alle Inventare werden geordnet nach Kategorien zur Verwaltung angeboten. Dabei kann jedes Inventar mit einem Barcode ausgestattet werden. Dieses eindeutige Kennzeichen wird zusätzlich zur Inventarnummer mitgeführt und sichert die schnelle und direkte Zuordnung bei der Inventur. In der Vermögensbewertung lassen sich die Inventare in Form von direkten Einzelbewertungen oder als Gruppenbewertungen mittels Inventargruppen bewerten.
Als mobile Anwendung steht die speziell an ARCHIKART angepasste Erfassungs- und Inventarisierungssoftware der Firma ScanSecurity aus Barsinghausen zur Verfügung. Entsprechende Dienste stellen hierbei den Export und Import der Daten für die mobilen Geräte sicher. Voraussetzung für die mobile Erfassung sind die Konfiguration der Inventarverwaltung mit den Stammdaten sowie bereits erfasste Gebäude inklusive der Gebäudestrukturen. Durch die vordefinierten Auswahllisten für Bezeichnung, Standort, Material oder Bereich sind einheitliche Dokumentationen und Beschreibungen gewährleistet. Sollte doch einmal ein entsprechender Eintrag fehlen, kann dieser mittels der mobilen Software nacherfasst und beim Datenimport in die ARCHIKART-Auswahllisten der Inventarverwaltung geschrieben werden.
Die sich an die Ersterfassung anschließende Inventur ist mittels Barcodes nur noch ein Kinderspiel und kann auch von ARCHIKART-Nichtnutzern erledigt werden. Nach der Bestimmung des Standortes muss an den Inventaren vor Ort „nur noch“ das Barcode-Etikett gescannt werden. Inventare ohne Barcode lassen sich nachträglich erfassen.
Hat sich seit der letzten Inventur der Standort von Inventaren geändert, dann erkennt dies die Software beim anschließenden Import in die ARCHIKART Datenbank automatisch und verknüpft diese Inventare gleich mit den neuen Standorten. Mit Hilfe des mitgeführten Inventurdatums kann eine Liste über fehlende Inventare erstellt und ausgewertet werden: Was ist Schwund, was Diebstahl oder welche Inventare sind gerade zur Reparatur?
Zuguterletzt ein Hinweis: Die Zuweisung von Barcodes kann auch noch nach der Doppikeinführung erfolgen. Es ist jederzeit möglich, das „Chaos“ in den Inventaren zu bereinigen. Entsprechende Mobilanwendungen von ScanSecurity ermöglichen das nachträgliche Zuordnen von Barcodes an vorhandene Inventare.
Anwort auf Ihre Fragen erhalten Sie anlässlich der DiKOM Süd in Frankfurt a. M., wo die ARCHIKART Software AG am 3. und 4. Mai 2011 am Stand D11 zu finden ist.
Kontakt:
Stefanie Horn, stellvertretende Vertriebsleiterin
E-Mail: sho@archikart.de
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www.archikart.de
