"Informationssilos in den Mailboxen abbauen!" – Immer mehr Unternehmen beziehen beim Enterprise Content Management das Medium E-Mail ein

(PresseBox) (Eisenach/Karlsruhe, ) Lösungen für ein effizientes Enterprise Content Management (ECM) haben in Unternehmen einen immer höheren Stellenwert. Das geht aus dem aktuellen ECM Survey* des Business Application Research Centers (BARC) hervor. Danach haben 39 Prozent der 258 befragten Firmen bereits ECM-Lösungen im Einsatz. Weitere 48 Prozent befinden sich derzeit in einem entsprechenden Auswahlverfahren. Wie wichtig das Thema E-Mail-Management dabei ist, belegt die Erhebung ebenfalls: So stufen 85 Prozent der befragten Unternehmen die Integration des ECM-Systems in das eigene E-Mail-System als wichtig oder sehr wichtig ein.

"E-Mail-Kommunikation ist in nahezu allen Unternehmen Dreh- und Angelpunkt, wenn es um den Austausch geschäftskritischer Inhalte in kurzer Zeit geht. Ein effizientes E-Mail-Management gekoppelt mit einer intelligenten Archivierung elektronischer Geschäftskorrespondenz sind in diesem Umfeld unverzichtbare Elemente des Enterprise Content Managements geworden", erläutert Stefan Strobel, Head of Business Unit E-Mail bei der GROUP Business Software AG, die Studienergebnisse.

Bislang stand häufig die reine E-Mail-Archivierung aus ECM-Sicht im Vordergrund. Jedoch zeigt sich mittlerweile der Trend, dass Unternehmen das Medium E-Mail zunehmend ganzheitlicher betrachten und ihre Mitarbeiter in ein entsprechendes E-Mail-Management-Konzept mit einbeziehen. "Diese Entwicklung ist erfreulich, zumal eine isolierte Betrachtung von E-Mails in modernen Unternehmen vermieden und stattdessen Mitarbeiter durch den Einsatz von Softwarelösungen unterstützt werden sollten", bekräftigt BARC-Analyst Maximilian Gantner.

Dass dem E-Mail-Management eine hohe Bedeutung zukommt, untermauert auch eine weitere Umfrage seines Instituts: So gaben 65 Prozent der befragten Unternehmen an, aktuell zwar noch keine spezifische Lösung für das E-Mail-Management zu nutzen. Ein Großteil dieser Unternehmen ist aber bereits mit den Planungen für den Einsatz einer solchen Lösung beschäftigt.

Der Geschäftsbereich E-Mail, Archivierung und Administration der GROUP Business Software AG hat mit der iQ.Suite eine umfassende, leicht zu administrierende Gesamtlösung für das E-Mail-Management in Unternehmen aller Größenordnungen entwickelt. Sie vereint alle relevanten Lösungsbausteine, um die Verfügbarkeit von per E-Mail transportierten Inhalten im Rahmen aller Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung von Produktivität, Daten-, Rechts- und IT-Sicherheit zu gewährleisten.

Von einem effizienten, voll automatisierten Ablagesystem über die Verschlagwortung sowie Unveränderbarkeit archivierter E-Mails bis hin zur Server-Entlastung entspricht die iQ.Suite allen Anforderungen, die Unternehmen an das E-Mail-Management aus Sicht des ECM stellen. "Schließlich sind es – und das zeigen uns die vorliegenden Studien – Aspekte wie eine schnellere Vorgangsbearbeitung, Entlastung der technischen Infrastruktur und bessere Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, die als aktuelle und künftige Treiber für E-Mail-Management-Projekte anzusehen sind. Das wird insbesondere an der zunehmenden Prozessorientierung der Unternehmen gerade im Bereich E-Mail-Management sehr deutlich", kommentiert Strobel.

Wenn kein E-Mail-Management-System im Einsatz ist, liegt oftmals ein Großteil der Informationen in den einzelnen Postfächern der Mitarbeiter brach. "Gerade bei gemeinsamer Projektarbeit oder übergreifenden Themen ist aber eine strukturierte Ablage der wertvollen Informationen und vor allem die korrekte Zuordnung zu Projekten oder Prozessen erforderlich. Für das Informationsmanagement in modernen Unternehmen ist es von hoher Bedeutung, das Medium E-Mail mit einzubeziehen", weiß Gantner. Deshalb sei es so wichtig, die einzelnen "Informationssilos" in den Mitarbeitermailboxen abzubauen und Informationen an einem zentralen Ort zusammenzuführen.

Ganz im Sinne des Enterprise Content Managements unterstützt die iQ.Suite ihre Anwender unmittelbar bei der Zusammenarbeit untereinander. "Das zentral gesteuerte Abwesenheitsmanagement sorgt beispielsweise dafür, dass wichtige Inhalte und Dokumente, die via E-Mail übermittelt werden, bei Abwesenheit von Mitarbeitern nicht liegen bleiben, sondern zur Bearbeitung automatisch an die vertretungsberechtigten Kollegen übermittelt werden", skizziert Stefan Strobel eines von vielen Einsatzszenarien, in denen sich das Enterprise Content Management mit dem E-Mail-Management der iQ.Suite integriert. Dabei sehen die E-Mail-Experten zusätzliche Aspekte im Bereich E-Mail-Sicherheit und Datenschutz als weitere Handlungstreiber an. Aspekte wie Viren- und Spamschutz, Haftungsausschluss und Verschlüsselung integrieren sich deshalb als notwendige Bereiche eines ganzheitlichen E-Mail-Managements.

*Die Studie steht unter www.barc.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Weitere Informationen unter www.group-technologies.com
Weitere Informationen unter www.barc.de

Über BARC

Das Business Application Research Center (BARC) bietet großen und mittelständischen Unternehmen neutrale und fundierte Unterstützung bei der Konzeption und Auswahl von Business-Intelligence- und Dokumentenmanagement-Systemen. Dabei vereinen die BARC-Analysten Markt-, Produkt- und Einführungswissen. Know-how-Basis sind die seit Jahren ständig durchgeführten Marktanalysen und Produktvergleichsstudien, die ein umfassendes Detailwissen über den Leistungsumfang aller marktrelevanten Software-Anbieter und neueste Entwicklungen im Markt sicherstellen. Über 1000 Kunden jährlich, darunter über 90% der DAX100-Unternehmen sowie Behörden und Finanzinstitute, nutzen das vielfältige Angebot von BARC bei der Softwareauswahl-Unterstützung sowie in Beratungs- und IT-Strategie-Projekten.

GROUP Business Software AG

Konzernprofil

Der GROUP-Konzern ist führender Anbieter für "Collaborative Business Solutions" (Collaboration = Zusammenarbeit). "Collaborative Business Solutions" unterstützen Anwender, die in eine gemeinsame Aufgabe involviert sind, dabei ihre Ziele zu erreichen.

Während Wettbewerber im Markt nur einen Ausschnitt der Anforderungen für Kollaborationssysteme abdecken, bietet der GROUP-Konzern eine umfassende aufeinander abgestimmte Lösung, die alle Bereiche der Zusammenarbeit erfasst:

Communication (E-Mail, Messaging, ...)
Content (CRM, DMS, Bibliotheken und Analysefunktionen)
Team-Management (Gruppen-Kalender, -Terminverwaltung, -Aktivitäten, ...)
Prozess-Steuerungssysteme (Workflow).

Durch Integration der Zusammenarbeit in die Geschäftsprozesse mittels der GROUP-Technologien erreichen Organisationen und Unternehmen ihre Ziele leichter, schneller und effizienter.

Kunden

Die GROUP Business Software AG ist in Europa und in den USA vertreten. Weltweit vertrauen Unternehmen die Sicherheit und Organisation ihrer Systeme den Lösungen des GROUP-Konzerns an. Zu den Kunden des Konzerns zählen neben mehr als drei Viertel der Sparkassen und Volksbanken in Deutschland weltweit namhafte Unternehmen, wie die Deutsche Bank, Ernst & Young, Honda, Heineken, Allianz und Miele.

GROUP Technologies – Ein Geschäftsbereich der GROUP Business Software

Der GROUP Geschäftsbereich für E-Mail, Archivierung und Administration

Durchgängige Kommunikation ist ein wesentliches Kriterium für den Erfolg von Unternehmen. Effiziente E-Mail-Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern, aber auch intern entscheidet darüber, ob sich ein Unternehmen von der großen Masse erfolgreich absetzen kann oder ob es lediglich standardisierte Kommunikationsprozesse anwendet.

E-Mail ist nicht mehr nur Mittel zum Zweck der Kommunikation, sondern längst das wichtigste Instrument zur konstruktiven Zusammenarbeit über eine zeitliche bzw. räumliche Distanz hinweg. Gerade diese Tatsache macht E-Mail-Management zu der unternehmenskritischsten Anwendung überhaupt. Zahlreiche interne und externe Risiken, gesetzlichen Vorgaben, Unternehmenspolicies und -standards sind damit verbunden.

GROUP Technologies hat sich deshalb auf die Entwicklung prozessorientierter, zentraler und wartungsfreundlicher E-Mail-Management-Lösungen für die weit verbreiteten Plattformen Lotus Domino und Microsoft Exchange spezialisiert und sich als Anbieter dieser Lösungen weltweit etabliert.

GROUP Technologies – Kompetenzen

Kompetent: GROUP Technologies ist für seine Kunden der alleinige Ansprechpartner, wenn es im Bereich E-Mail um Sicherheit, Compliance oder IT-Effizienz geht. Alle unternehmerischen Herausforderungen werden auf Basis eines zentralen und regelbasierten E-Mail-Managements zuverlässig gelöst.

Zentral: Umfassender Viren- und Spam-Schutz, automatische Ver- und Entschlüsselung, Durchsetzung von unternehmerischen sowie gesetzlichen Vorgaben und die Realisation einer Echtzeit-Archivierung im kompletten Unternehmen – GROUP Technologies macht die Verwaltung all dieser Prozesse an zentraler Stelle möglich.

Unkompliziert: Die E-Mail-Lösungen von GROUP Technologies zeichnen sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und einzigartige Effizienz aus. Die serverbasierten Lösungen reduzieren Aufwand und Interaktion seitens der E-Mail-Anwender auf ein absolutes Minimum. Denn die unternehmensweite Einbeziehung der E-Mail-Aktivitäten aller Nutzer geschieht serverseitig und kann auf diese Weise zentral über nur eine einzige Konsole administriert werden.

Konform: Zentral definierte Prozesse gewährleisten die Einhaltung von unternehmenseigenen Policies und gesetzlichen Vorgaben bei der E-Mail-Kommunikation. Intuitive Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es, die E-Mail-Infrastruktur ohne weiteres an die Anforderungen des Marktes, des Unternehmens oder neuer Gesetze anzupassen.

Kunden

Die GROUP Business Software AG ist in Europa und in den USA vertreten. Weltweit vertrauen Unternehmen die Sicherheit und Organisation ihrer Systeme den Lösungen des GROUP-Konzerns an. Zu den Kunden des Konzerns zählen neben mehr als drei Viertel der Sparkassen und Volksbanken in Deutschland weltweit namhafte Unternehmen, wie die Deutsche Bank, Ernst & Young, Honda, Heineken, Allianz und Miele.



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