Die Fallen der Anwendungsmigration

Wenn die Daten alter Anwendungen in neue Systeme müssen ...

(PresseBox) (Böblingen, ) Anwendungsmigrationen sind immer dann erforderlich, wenn neue Systeme alte ersetzen sollen. Das geschieht aufgrund neuer Anforderungen oder auch bei der Fusion von Unternehmen. Im konkreten Beispiel hat das Unternehmen ein neues ERP-System angeschafft. Die bisherige Lösung war nicht mehr zeitgemäß und hat die gestiegenen Anforderungen nicht mehr erfüllt.

Das neue System war trotz kleinerer Anpassungsarbeiten in der Testphase schnell installiert. Lediglich die Schnittstellen stellten eine Herausforderung dar, die dennoch rechtzeitig bewältigt werden konnte.

Der nächste Schritt war nun die zügige Übernahme der Daten der alten Anwendung in das neue System. Im Sinne der Geschäftsprozessphilosophie sollten alle Systembrüche vermieden werden.

Die Informatik-Mitarbeiter stellten nun einen Projektplan auf, der wie folgt aussah:
- Fachanalyse durch Fachbereich: 2 Monate
- Besprechung der Fachanalyse zwischen Fachbereich und IT: 2 Wochen
- Vorgaben für Programmierung durch IT-Analytiker: 1 Monat
- Programmierung durch IT: 3 Monate
- Tests: 1 Monat
- Einführung: 1 Tag

Die Projektdauer wurde somit auf rund 7,5 Monate veranschlagt. Bei einem Projektstart zum 1.2. sah der Projektplan –unter Berücksichtigung eines Puffers von 2,5 Wochen eine Inbetriebnahme zum 1.10. vor.

In der Praxis war dieser Projektplan nicht einzuhalten:
- Durch ‚wichtiges‘ Alltagsgeschäft dauerte die Fachanalyse: 3 Monate
- Die Besprechungen zwischen IT und Fachbereich dauerten aufgrund von Interpretationsschwierigkeiten und offener Fragen: 1 Monat
- Die Programmvorgaben erfolgten ohne Verzögerung, da vorab alle Fragen geklärt waren: 1 Monat
- Während der Programmierung wurden durch Tests Ungereimtheiten entdeckt, was die Programmierdauer verlängerte: 4 Monate
- Daten-Tests förderten noch Programmfehler und Fachanalyselücken zu Tage, die die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich belasteten: 2,5 Monate

Die Gesamtdauer des Projekts belief sich damit auf 11,5 Monate, die Übernahme verzögerte sich um volle 4 Monate und konnte -aufgrund des anstehenden Jahresabschluss- erst zum 1.3. des Folgejahres erfolgen.

Die Übernahme gestaltete sich bis auf kleinere Zusatzarbeiten in der Systemumgebung dann weitgehend unproblematisch. Jedoch funktionierte das neue System mit den übernommenen Daten nicht mehr richtig - bei jedem 4. Fall der übernommen wurde, kam es zu Systemfehlern oder falschen Ergebnissen. Weitere Anpassungen, diesmal am neuen System, dauerten erneute 5 Monate.

Dieses Praxisbeispiel ist keine Ausnahme. Die Überschreitung des Projektplans in der Anwendungsmigration um 50 % ist nichts seltenes. Viele Projekte sind aufgrund der aufgetretenen Probleme sogar abgebrochen worden. Auch die Nachjustierung von Zielsystemen ist in vielen Fällen erforderlich.

Es geht auch anders

Ein anderes Unternehmen hat dagegen von vornherein auf den Einsatz eines Spezialwerkzeugs zur Unterstützung der Anwendungsmigration gesetzt. Dieses Tool sollte die Programmierung weitgehend ersetzen. Die Demonstration des Werkzeugs und dessen Verfahren überzeugte die Entscheider in der IT und im Fachbereich.

Die Projektplanung wurde so festgelegt, dass kurze Zeit nach der erfolgreichen Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems mit der Migration begonnen werden konnte. Man hat aufgrund der bisher ungewohnten Vorgehensweise mit einem Migrations-Tool keinen detaillierten Projektplan gemacht, sondern einen Zeitpunkt bestimmt, zu dem die Migration fertig sein sollte. Für die Fachanalyse wurden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausgesucht, die auch die Tests des neuen Systems nach dessen Implementierung durchführen sollten.

Das Werkzeug hatte den deutlichen Vorteil, dass die Erstellung von Migrationsprogrammen nicht erforderlich war und die Ergebnisse der Fachanalyse in einer definierten Form direkt eingestellt werden konnte. Die Entscheidung die Fachbereiche gemeinsam mit einem IT-Spezialisten des Unternehmens zu schulen, hat sich als besonders vorteilhaft herausgestellt. So konnten bereits in der Schulung die erforderlichen Basisdaten für die echte Migration eingestellt werden und mit echten Daten ein Anfang gemacht werden.

Bei der Durchführung haben Fachspezialisten gleichzeitig die Tests im neuen Zielsystem durchgeführt während sie Umsetzungsfunktionen von alt nach neu in das Tool eingegeben haben. Die Möglichkeit zum Test auf Knopfdruck, bereits nach der Einstellung weniger Basisdaten, hat sich als besonders effizient herausgestellt. Erstens konnten Fehler sofort nach der Eingabe der Fachfunktionen festgestellt und behoben werden, zweitens war der Umgang mit dem Tool von der Eingabe bis zur Ausführung für die Beteiligten sehr benutzerfreundlich.

Bereits mit wenigen Testfällen konnten schon nach kurzer Zeit gute Ergebnisse erzielt werden. Außerdem konnten frühzeitig erwartete Unverträglichkeit bei der Einspielung aufgezeigt und mit diesen Erkenntnissen parallele Änderungen am Zielsystem ausgeführt werden.

Lange vor der eigentlichen Einführung erfolgte ein erfolgreicher Gesamttest mit allen Vorgängen des alten Systems. Auch die produktive Übernahme hat dank des Migrations-Tools keinerlei Probleme bereitet. Die Lizenzkosten des Werkzeugs haben sich gleich mehrfach amortisiert.

Fazit

Es ist meist besser und wesentlich günstiger bei Migrationen ein modernes, spezielles Werkzeug zu verwenden, als auf die konventionelle Programmierung zu setzen.

Autor:
Thomas Dworatscheck
gefu gmbh
Böblingen

Fax: 07031-76650
Email: td@gefu-gmbh.de

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