Seit dem 1. Juli 2011 können Unternehmen ihre Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur elektronisch versenden. Das sieht das Steuervereinfachungsgesetz vor. Eine einfache Word-Datei ohne Unterschrift per E-Mail versendet ist demnach ausreichend. "Was auf den ersten Blick nach Vereinfachung aussieht, birgt zahlreiche organisatorische Herausforderungen und rechtliche Fragen", sagt Achim Kauffmann Geschäftsführer der First Businesspost (1stbp) GmbH, einem Dienstleister im Bereich e-Invoicing.
Unternehmen steht ab sofort - neben dem EDI-Verfahren und qualifizierten signierten Rechnungen - eine dritte Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen elektronisch zu übermitteln: Der einfache Versand via E-Mail, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden. Die Zustimmung ist entweder explizit aktiv einzuholen oder gilt implizit per Duldung, also Annahme und Bezahlung. Der Empfänger muss jedoch, um den Vorsteuerabzug der Rechnung geltend machen zu können, mittels eines Kontrollsystems die Integrität und Authentizität der Rechnung sicherstellen. Wie das konkret auszusehen hat, hat der Gesetzgeber jedoch nicht definiert. Hier wäre in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation sinnvoll. Stellt ein Betriebsprüfer aber fest, dass die Verfahrensdokumentation nach seiner Meinung unzureichend ist, kann er den Vorsteuerabzug für alle elektronischen nicht signierten Rechnungen streichen. Schließlich sind dann Authentizität und Integrität aller über diesen Kanal empfangenen Belege in Frage gestellt.
Elektronisch empfangene Rechnungen müssen nach dem Gesetz für zehn Jahre elektronisch archiviert werden. Damit die Lesbarkeit über diesen langen Zeitraum gewährleistet ist, müssen sie in ein langzeitstabiles Format konvertiert werden, was bei Dateien z.B. mit Word / Excel oder PDF Dateien mit aktiven Java-Inhalten, zu Schwierigkeiten führen kann.
Eine weitere Herausforderung ist die Datenerfassung beim Empfänger. Im Vergleich zum papierbasierten Pendant entfällt zwar die Digitalisierung; eine automatische Übernahme der Daten und deren Verarbeitung wie beim EDI-Verfahren ist nach wie vor jedoch nicht gegeben.
Darüber hinaus muss der Empfänger die Rechnungen auf Viren etc. scannen. Bei öffentlich kommunizierten E-Mail-Adressen für den Rechnungseingang ist mit hohem Spamaufkommen und manueller Überprüfung der E-Mails zu rechnen. Hinzu kommt, dass die Übertragung von E-Mails als Übertragungsprotokoll nach wie vor mit der Unsicherheit behaftet ist, dass der Empfang nicht oder nur bedingt nachgewiesen werden kann.
Schließlich muss der Empfänger für den elektronischen Rechnungsempfang zunächst organisatorische Rahmenbedingungen schaffen, die u.a. folgende Fragen beantworten: "Über welche E-Mail-Postfächer werden Rechnungen angenommen?" "Wie wird sichergestellt, dass nicht im E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters während dessen Abwesenheit Rechnungen schlummern, die dann als bereits zugestellt gelten?" "Wie werden doppelt versendete Rechnungen, z.B. an rechnungseingang(at)kunde.de und mitarbeiter(at)kunde.de verarbeitet?".
Achim Kauffmann fasst zusammen: "Für kleine und mittelständische Unternehmen kann der Rechnungsversand ohne qualifizierte elektronische Signatur eine unbürokratische, praktikable Lösung darstellen. Die bis dato noch nicht vorhandene Definition der Ausgestaltung von Kontrollsystemen ist allerdings ein nicht zu unterschätzender Faktor. Großunternehmen bietet er keinen Mehrwert, da die Datenerfassung - quasi analog Papier - weiterhin geleistet werden muss. Für diese Unternehmen sind Lösungen, die auf EDI basieren, weitaus zielführender, da sie die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format erhalten, die sie automatisch verarbeiten können.
Unternehmen steht ab sofort - neben dem EDI-Verfahren und qualifizierten signierten Rechnungen - eine dritte Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen elektronisch zu übermitteln: Der einfache Versand via E-Mail, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden. Die Zustimmung ist entweder explizit aktiv einzuholen oder gilt implizit per Duldung, also Annahme und Bezahlung. Der Empfänger muss jedoch, um den Vorsteuerabzug der Rechnung geltend machen zu können, mittels eines Kontrollsystems die Integrität und Authentizität der Rechnung sicherstellen. Wie das konkret auszusehen hat, hat der Gesetzgeber jedoch nicht definiert. Hier wäre in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation sinnvoll. Stellt ein Betriebsprüfer aber fest, dass die Verfahrensdokumentation nach seiner Meinung unzureichend ist, kann er den Vorsteuerabzug für alle elektronischen nicht signierten Rechnungen streichen. Schließlich sind dann Authentizität und Integrität aller über diesen Kanal empfangenen Belege in Frage gestellt.
Elektronisch empfangene Rechnungen müssen nach dem Gesetz für zehn Jahre elektronisch archiviert werden. Damit die Lesbarkeit über diesen langen Zeitraum gewährleistet ist, müssen sie in ein langzeitstabiles Format konvertiert werden, was bei Dateien z.B. mit Word / Excel oder PDF Dateien mit aktiven Java-Inhalten, zu Schwierigkeiten führen kann.
Eine weitere Herausforderung ist die Datenerfassung beim Empfänger. Im Vergleich zum papierbasierten Pendant entfällt zwar die Digitalisierung; eine automatische Übernahme der Daten und deren Verarbeitung wie beim EDI-Verfahren ist nach wie vor jedoch nicht gegeben.
Darüber hinaus muss der Empfänger die Rechnungen auf Viren etc. scannen. Bei öffentlich kommunizierten E-Mail-Adressen für den Rechnungseingang ist mit hohem Spamaufkommen und manueller Überprüfung der E-Mails zu rechnen. Hinzu kommt, dass die Übertragung von E-Mails als Übertragungsprotokoll nach wie vor mit der Unsicherheit behaftet ist, dass der Empfang nicht oder nur bedingt nachgewiesen werden kann.
Schließlich muss der Empfänger für den elektronischen Rechnungsempfang zunächst organisatorische Rahmenbedingungen schaffen, die u.a. folgende Fragen beantworten: "Über welche E-Mail-Postfächer werden Rechnungen angenommen?" "Wie wird sichergestellt, dass nicht im E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters während dessen Abwesenheit Rechnungen schlummern, die dann als bereits zugestellt gelten?" "Wie werden doppelt versendete Rechnungen, z.B. an rechnungseingang(at)kunde.de und mitarbeiter(at)kunde.de verarbeitet?".
Achim Kauffmann fasst zusammen: "Für kleine und mittelständische Unternehmen kann der Rechnungsversand ohne qualifizierte elektronische Signatur eine unbürokratische, praktikable Lösung darstellen. Die bis dato noch nicht vorhandene Definition der Ausgestaltung von Kontrollsystemen ist allerdings ein nicht zu unterschätzender Faktor. Großunternehmen bietet er keinen Mehrwert, da die Datenerfassung - quasi analog Papier - weiterhin geleistet werden muss. Für diese Unternehmen sind Lösungen, die auf EDI basieren, weitaus zielführender, da sie die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format erhalten, die sie automatisch verarbeiten können.
