Dokumente müssen revisionssicher gelagert werden. Die Grauzone "Revisionssicherheit" verlangt dabei strikte Einhaltung, wird aber nicht klar definiert. Die Experten von Exact zeigen Schwachstellen im Archivsystem und erläutern, worauf Unternehmen achten müssen.
In Deutschland bezieht sich der Begriff "Revisionssicherheit" auf eine verfälschungssichere langzeitige Archivierung elektronischer Informationen. Unternehmen müssen alle steuerrelevanten Dokumente wie Geschäftsbriefe und Mitarbeiterdokumente für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren jederzeit vollständig vorlegen können. Diese Maßnahmen ermöglichen den Finanzbehörden einen "wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen", so die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Dabei kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, in welcher Form es dem Finanzprüfer Zugriff auf sämtliche relevante Daten ermöglicht. Aus Unkenntnis über Möglichkeiten und Pflichten herrschen allerdings zahlreiche Fehleinschätzungen vor.
"Ich drucke alles aus und hefte die Dokumente ab - das reicht doch."
Ein Ordnerberg im Keller reicht nicht aus. Unternehmen müssen innerhalb kurzer Zeit erforderliche Einzeldokumente vorlegen können - und das ist bei einem Archivsystem im Papierformat in der Regel mit exorbitantem Aufwand verbunden. Denn wurde eine Seite falsch abgelegt, ist sie nicht mehr auffindbar. Ohne digitale Volltextsuche stehen Organisationen so schnell vor einer unlösbaren Aufgabe und müssen dem Finanzprüfer den Verlust von angeforderten Unterlagen erklären. Mit einem digitalen Archivsystem lässt sich dieses Problem vermeiden.
"Was soll schon passieren? Im Keller sind unsere Akten sicher."
Die häufigsten Ursachen für fehlende Dokumente sind Unachtsamkeit und mangelhafte Sicherheitsvorkehrungen. So können Feuer oder ein Wasserrohrbruch das Archiv zerstören oder ein Mitarbeiter holt einen Ordner aus dem Archiv und bringt ihn nicht mehr zurück. Um die Zerstörung sowie Veränderungen der Unterlagen zu verhindern, sollten Unternehmen alle Zugriffe auf das Archiv protokollieren.
"Konzept und Dokumentation für das Archiv machen zu viel Arbeit."
Ohne Konzept entsteht schnell ein Archivchaos, in dem sich Organisationen nach 10 Jahren nicht mehr zurechtfindet. Zudem ist es ohne detaillierte Dokumentation nur schwer möglich, den Ablagezeitpunkt und die Zugriffe einzelner Datensätze nachzuvollziehen. Dies kann ein Finanzprüfer jedoch verlangen. Abhilfe schafft eine automatische Dokumentation, die Unterlagen direkt aus der Software heraus speichert und diesen Vorgang festhält. So wird beispielsweise eine Gehaltsbescheinigung nach Abschluss der Lohnabrechnung sofort und ohne manuellen Aufwand digital abgelegt.
"IT-unterstützte Archivsysteme sind teuer und auch nicht besser."
Die Ansätze zur Erfüllung aller Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv reichen von einer digitalen Belegarchivierung bis zum kompletten Archivmanagementsystem. Ein geeignetes System berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse und Möglichkeiten eines Unternehmens. Firmen profitieren so nicht nur von Kosteneinsparungen, sie sparen auch zeitliche und räumliche Ressourcen.
Daher sollten sich Unternehmen über verschiedene Archivierungsoptionen informieren und ihren eigenen Optimierungsbedarf realistisch einschätzen. Jede zusätzliche Maßnahme steigert die Revisionssicherheit und sorgt für einen dauerhaft sicheren Zugriff auf sämtliche steuerrelevante Dokumente. Mit der Checkliste "Ist Ihr Archivsystem revisionssicher?" können Unternehmen ihr Archiv umfassend testen. Die Checkliste steht unter www.exact.de/revisionssicher kostenlos zum Download zur Verfügung.
In Deutschland bezieht sich der Begriff "Revisionssicherheit" auf eine verfälschungssichere langzeitige Archivierung elektronischer Informationen. Unternehmen müssen alle steuerrelevanten Dokumente wie Geschäftsbriefe und Mitarbeiterdokumente für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren jederzeit vollständig vorlegen können. Diese Maßnahmen ermöglichen den Finanzbehörden einen "wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen", so die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Dabei kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, in welcher Form es dem Finanzprüfer Zugriff auf sämtliche relevante Daten ermöglicht. Aus Unkenntnis über Möglichkeiten und Pflichten herrschen allerdings zahlreiche Fehleinschätzungen vor.
"Ich drucke alles aus und hefte die Dokumente ab - das reicht doch."
Ein Ordnerberg im Keller reicht nicht aus. Unternehmen müssen innerhalb kurzer Zeit erforderliche Einzeldokumente vorlegen können - und das ist bei einem Archivsystem im Papierformat in der Regel mit exorbitantem Aufwand verbunden. Denn wurde eine Seite falsch abgelegt, ist sie nicht mehr auffindbar. Ohne digitale Volltextsuche stehen Organisationen so schnell vor einer unlösbaren Aufgabe und müssen dem Finanzprüfer den Verlust von angeforderten Unterlagen erklären. Mit einem digitalen Archivsystem lässt sich dieses Problem vermeiden.
"Was soll schon passieren? Im Keller sind unsere Akten sicher."
Die häufigsten Ursachen für fehlende Dokumente sind Unachtsamkeit und mangelhafte Sicherheitsvorkehrungen. So können Feuer oder ein Wasserrohrbruch das Archiv zerstören oder ein Mitarbeiter holt einen Ordner aus dem Archiv und bringt ihn nicht mehr zurück. Um die Zerstörung sowie Veränderungen der Unterlagen zu verhindern, sollten Unternehmen alle Zugriffe auf das Archiv protokollieren.
"Konzept und Dokumentation für das Archiv machen zu viel Arbeit."
Ohne Konzept entsteht schnell ein Archivchaos, in dem sich Organisationen nach 10 Jahren nicht mehr zurechtfindet. Zudem ist es ohne detaillierte Dokumentation nur schwer möglich, den Ablagezeitpunkt und die Zugriffe einzelner Datensätze nachzuvollziehen. Dies kann ein Finanzprüfer jedoch verlangen. Abhilfe schafft eine automatische Dokumentation, die Unterlagen direkt aus der Software heraus speichert und diesen Vorgang festhält. So wird beispielsweise eine Gehaltsbescheinigung nach Abschluss der Lohnabrechnung sofort und ohne manuellen Aufwand digital abgelegt.
"IT-unterstützte Archivsysteme sind teuer und auch nicht besser."
Die Ansätze zur Erfüllung aller Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv reichen von einer digitalen Belegarchivierung bis zum kompletten Archivmanagementsystem. Ein geeignetes System berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse und Möglichkeiten eines Unternehmens. Firmen profitieren so nicht nur von Kosteneinsparungen, sie sparen auch zeitliche und räumliche Ressourcen.
Daher sollten sich Unternehmen über verschiedene Archivierungsoptionen informieren und ihren eigenen Optimierungsbedarf realistisch einschätzen. Jede zusätzliche Maßnahme steigert die Revisionssicherheit und sorgt für einen dauerhaft sicheren Zugriff auf sämtliche steuerrelevante Dokumente. Mit der Checkliste "Ist Ihr Archivsystem revisionssicher?" können Unternehmen ihr Archiv umfassend testen. Die Checkliste steht unter www.exact.de/revisionssicher kostenlos zum Download zur Verfügung.
