Vom Einkauf zur Zahlung - schlanke und schnelle Prozesse durch Automatisierung bei Jardiland

Esker, ein führender Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse und Pionier in Sachen Cloud-Computing, arbeitet jetzt mit Jardiland zusammen. Das führende französische Unternehmen ist auf Produkte rund um Garten und Heimtierbedarf spezialisiert und automatisiert seine Zahlungszyklen jetzt mit einer Esker-Lösung. Pro Jahr werden über 24.000 Lieferantenrechnungen und ebenso viele Bestellanforderungen automatisch verarbeitet. Dank Esker kann Jardiland nicht nur Zeit sparen und die Produktivität steigern, sondern auch seine Zahlungszyklen und Abrechnungszeiträume optimieren.

Jardiland automatisiert den Versand seiner Kundenrechnungen bereits seit 2007 mit einer Esker-Lösung. Nach einer internen Umstrukturierung 2014 entschied man sich, die Automatisierung auf die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und den Einkauf auszuweiten. Dort werden monatlich 2.000 Lieferantenrechnungen für 80 Geschäfte und Services sowie Bestellanforderungen verarbeitet.

Durch Esker konnte Jardiland viele Vorteile erzielen, darunter:  

• Fünf Mal schnellere Rechnungsbearbeitung. Zuvor waren zehn Bearbeitungsschritte pro Rechnung erforderlich, die zwölf Minuten in Anspruch nahmen.

• Bessere Bestelltransparenz und optimierter Anforderungsprozess sowie Überwachung der Finanzdaten

• Schnellere Erstellung von Finanzabschlüssen in nur drei statt bisher zehn Werktagen
• Zentrale Informationsdatenbank für die verschiedenen Geschäfte, Services und Rechnungsabteilungen

„Wir haben uns acht Lösungsanbieter angeschaut und uns dann für Esker entschieden, da es die einzige Lösung am Markt war, die Lieferantenrechnungen und Bestellanforderungen in einem System erfassen und gleichzeitig voll in SAP integriert werden kann“, so Ann Favier, Vice President und CFO bei Jardiland. „Außerdem haben uns die Kosten, die schnelle Implementierung und die Benutzerfreundlichkeit überzeugt.“

Lösungsimplementierung

Die Implementierung der Esker-Lösung erfolgte in zwei Phasen:

• In der ersten Phase war die Lösung schon einsatzbereit. Sie erstreckte sich auf nicht bestellbezogene Prozesse zur Automatisierung von Lieferantenrechnungen sowie das Scannen, die Bearbeitung, Prüfung, Zahlung über SAP und Datenrückführung in das Esker-System.

• In der zweiten Phase erfolgt die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen mit dazugehörigen Bestellungen. Dazu zählen Bestellanforderungen, Prüfung, Auftragserstellung in der Esker-Lösung und die Integration in SAP, Benachrichtigung des Auftragseingangs in Esker und Datenrückführung in SAP sowie der automatische Abgleich von Aufträgen und Rechnungen zwecks Bearbeitung und Bezahlung.

„Das Esker-Team nutzt ein agiles Vorgehensmodell und kennt sich mit den Problemen im Rechnungswesen wirklich sehr gut aus“, so Favier. „Die erste Implementierungsphase wurde deutlich innerhalb der geplanten zwei Monate abgeschlossen. Schon kurz nach der Einführung der Lösung waren unsere Anwender begeistert von der hohen Produktivität und besseren Finanzplanung. In nur zwei Tagen konnten wir 500 Rechnungen bearbeiten!“

Über Jardiland

Jardiland wurde 1973 gegründet und ist der in Frankreich führende Spezialist und Händler für Garten und Heimtierbedarf. Das Unternehmen verfügt über rund 200 Geschäfte, darunter 83 Filialen, und ist in Spanien mit acht Geschäften einschließlich sechs Filialen vertreten. Jardiland bietet ein umfassendes Produkt- und Serviceportfolio und beschäftigt 2.500 Mitarbeiter (5.000 mit Franchise-Unternehmen). 2014 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von 744,7 Mio. Euro. Seit dem 31. Januar 2014 ist die Investmentgesellschaft L-Gam am Unternehmen beteiligt. Geschäftsführer von Jardiland ist Thierry Sonalier.