Fahrlässiger Umgang mit E-Mails kann zu Verurteilung führen

Archivierung und Wiederfinden geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz entscheidend für Unternehmen

(PresseBox) (Schwalbach, ) Im Rahmen eines Prozessschauspiels im Verwaltungsgericht München wurden Kunden von EMC am 22. Juni 2005 Zeugen eines nachgestellten Rechtsstreits zweier fiktiver Unternehmen. Vordergründig stritten sich die Parteien um die verzögerte Einführung einer ERP-Software, eigentlicher Inhalt des Prozessschauspiels war aber der richtige und gesetzeskonforme Umgang mit geschäftsrelevanten E-Mails. Die "beklagte" Partei konnte wichtige E-Mail-Korrespondenz zwischen beiden Unternehmen, die in der nachgestellten Verhandlung als Beweismaterial hätte dienen können, nicht mehr auffinden und wurde deswegen verurteilt. Beide Unternehmen sowie der Prozessablauf waren frei erfunden, allerdings orientierte sich die Veranstaltung an einem wahren Fall aus dem Jahr 2001. Dieser nachgestellte Prozess war der Auftakt zu weiteren Veranstaltungen, in denen EMC in ganz Deutschland Kunden über den gesetzeskonformen Umgang mit E-Mails informieren will.

Im Anschluss an die Veranstaltung informierte EMC die anwesenden Gäste darüber, wie das "angeklagte" Unternehmen durch den Einsatz der entsprechenden Technologie in diesem Fall eine Verurteilung hätte verhindern können. "Fälle wie dieser zeigen, wie wichtig es ist, die entsprechenden Richtlinien der Datenaufbewahrung zu kennen", so Harald Fischer, Regional Sales Director Germany, EMC Software.

E-Mail-Korrespondenz als Beweismittel

Nachdem die Einführung einer ERP-Software für alle 15 Niederlassungen der fiktiven Klägerin durch das IT-Service-Unternehmen zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt nicht abgeschlossen war, trat Erstere von dem Vertrag zurück. Für bereits bezahlte Lizenzkosten, nutzlos angeschaffte Hardware und neu eingestellte Arbeitskräfte verlangte das Unternehmen entsprechenden Schadens- und Aufwendungsersatz. Die "Beklagte" kam diesen Forderungen nicht nach, schließlich waren beide Unternehmen laut Aussage der "Beklagten" übereingekommen, dass der abgestimmte Zeitrahmen nicht einzuhalten ist. Die "Klägerin" hat dies bestritten. Die E-Mail-Korrespondenz, die diese Fakten beweisen sollte, konnte von der insofern beweispflichtigen "Beklagten" allerdings nicht vorgelegt werden. So kam es in diesem fiktiven Fall zu einer Verurteilung.

"Das Unternehmen in unserem nachgestellten Fall hätte der Verurteilung entgehen können, wenn es die E-Mail-Korrespondenz als aufbewahrungspflichtiges elektronisches Dokument behandelt hätte", so Rechtsanwalt Dr. Jens Bücking. "Denn aufbewahrungspflichtig ist für kaufmännische Unternehmen jede Form der Geschäftskorrespondenz, von Beginn über Durchführung bis zur Abwicklung, aber auch Rückabwicklung eines Vertrages."

EMC Deutschland GmbH

Die EMC Corporation (NYSE: EMC) mit Hauptsitz in Hopkinton, Massachusetts (USA), ist der weltweit fuehrende Entwickler und Anbieter von Technologien und Loesungen fuer Informationsinfrastrukturen. Unternehmen koennen auf dieser Basis mit Hilfe eines effizienten Datenmanagements den maximalen Nutzen aus ihren Informationen ziehen (www.emc2.de).

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