Der Hersteller von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM) ELO Digital Office stellt auf der IT&Business in Halle 1, Stand A13 ELOoffice 10.5 vor. Die Software für den Einstieg ins Dokumenten-Management (DMS) richtet sich an Selbstständige und Kleinunternehmen. Diese erhalten mit der neuen Version funktionale Erweiterungen, die ihnen den Geschäftsalltag erleichtern. So beispielsweise die App ‚ELO QuickScan’ zum mobilen Scannen und Erfassen von Dokumenten mit Smartphones. Sie ist sowohl für Android- als auch iOS-Betriebssysteme über die App-Stores verfügbar. Darüber hinaus integriert sie eine branchenneutrale Ordnerstruktur sowie Vorlagemasken für die gängigsten Dokumententypen.
Dank der neuen Funktion ‚ELO QuickScan’ können die DMS-Nutzer nun auch mit Hilfe mobiler Endgeräte Dokumente scannen und blitzschnell erfassen. Bild- und Dokumentenstapel lassen sich so mühelos erfassen. Ist das Gerät mit dem ELOoffice-Archiv verbunden, sind die erfassten Dokumente mit einem Klick ausgewählt und in die Postbox oder den richtigen Kunden- oder Projektordner abgelegt. Eine hohe Bildqualität ist durch diverse Algorithmen zur Bildoptimierung wie einer automatisierten Zonen- und Kantenerkennung gegeben. Zusätzlich können die Anwender kleinere Optimierungen auch manuell vornehmen.
Neu an ELOoffice 10.5 ist zudem die branchenneutrale Struktur mit Vorlagen für die gängigsten Dokumentenarten wie Rechnungen, die direkt aus dem Archiv genutzt werden können. Die Templates lassen sich einfach auf die jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden.
Überarbeitet haben die Stuttgarter unter anderem das Feature ‚ELO Print&Archive’. Es verbindet ein ELO-System mit einer kaufmännischen Software, indem es Daten entgegennimmt und über den ELO PDF-Drucker in ein Langzeitspeicherformat konvertiert. Vereinfacht wurden auch die Konfigurationsmöglichkeiten im System. Außerdem wurden zusätzlich neue Dokumentenvorlagen von kaufmännischer Software eingebunden.
Anwender können Dokumente wie bei der Vorgängerversion in der gewohnten Microsoft Office-Umgebung erstellen und ohne Zwischenschritte direkt in ELOoffice ablegen. Geschäftsrelevante Dokumente lassen sich damit strukturiert, vorgangs- und kundenbezogen zentral an einem Ort verwalten. Zugriff auf das Archiv haben alle berechtigten Mitarbeiter dank des ‚ELO MobileConnector’ auch über mobile Endgeräte. Er synchronisiert Daten aus einem vorher gewählten Ordner mit externen Dateisystemen oder Smartphones bzw. Tablet-PCs. Neu sind dabei der übersichtlichere Hauptdialog, die automatische Synchronisation beim Start von ELOoffice sowie umfangreiche Protokollmöglichkeiten.
Ergebnis ist eine schnellere und gesetzeskonforme Archivierung. Papierdokumente sind – auch im Stapel – auf Knopfdruck digitalisiert und automatisch im richtigen Ordner abgelegt. Für die Langzeitarchivierung werden zudem die unveränderbaren Formate TIFF oder PDF/A bereitgestellt. Damit ist die Lesbarkeit der archivierten Dokumente auch noch nach vielen Jahren garantiert.
Dank der neuen Funktion ‚ELO QuickScan’ können die DMS-Nutzer nun auch mit Hilfe mobiler Endgeräte Dokumente scannen und blitzschnell erfassen. Bild- und Dokumentenstapel lassen sich so mühelos erfassen. Ist das Gerät mit dem ELOoffice-Archiv verbunden, sind die erfassten Dokumente mit einem Klick ausgewählt und in die Postbox oder den richtigen Kunden- oder Projektordner abgelegt. Eine hohe Bildqualität ist durch diverse Algorithmen zur Bildoptimierung wie einer automatisierten Zonen- und Kantenerkennung gegeben. Zusätzlich können die Anwender kleinere Optimierungen auch manuell vornehmen.
Neu an ELOoffice 10.5 ist zudem die branchenneutrale Struktur mit Vorlagen für die gängigsten Dokumentenarten wie Rechnungen, die direkt aus dem Archiv genutzt werden können. Die Templates lassen sich einfach auf die jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden.
Überarbeitet haben die Stuttgarter unter anderem das Feature ‚ELO Print&Archive’. Es verbindet ein ELO-System mit einer kaufmännischen Software, indem es Daten entgegennimmt und über den ELO PDF-Drucker in ein Langzeitspeicherformat konvertiert. Vereinfacht wurden auch die Konfigurationsmöglichkeiten im System. Außerdem wurden zusätzlich neue Dokumentenvorlagen von kaufmännischer Software eingebunden.
Anwender können Dokumente wie bei der Vorgängerversion in der gewohnten Microsoft Office-Umgebung erstellen und ohne Zwischenschritte direkt in ELOoffice ablegen. Geschäftsrelevante Dokumente lassen sich damit strukturiert, vorgangs- und kundenbezogen zentral an einem Ort verwalten. Zugriff auf das Archiv haben alle berechtigten Mitarbeiter dank des ‚ELO MobileConnector’ auch über mobile Endgeräte. Er synchronisiert Daten aus einem vorher gewählten Ordner mit externen Dateisystemen oder Smartphones bzw. Tablet-PCs. Neu sind dabei der übersichtlichere Hauptdialog, die automatische Synchronisation beim Start von ELOoffice sowie umfangreiche Protokollmöglichkeiten.
Ergebnis ist eine schnellere und gesetzeskonforme Archivierung. Papierdokumente sind – auch im Stapel – auf Knopfdruck digitalisiert und automatisch im richtigen Ordner abgelegt. Für die Langzeitarchivierung werden zudem die unveränderbaren Formate TIFF oder PDF/A bereitgestellt. Damit ist die Lesbarkeit der archivierten Dokumente auch noch nach vielen Jahren garantiert.
