Datenschutzgesetze, Produkthaftungsgesetze, Gesetze der EU, Richtlinien der Sachversicherer und die Qualitätssicherungssysteme ISO 9001/EN 29001 fordern den Schutz des Datenbestandes von Unternehmen. Im Interesse des Unternehmens (und im eigenen) sollten IT-Verantwortliche daher vorsorgen und Risiken minimieren. Lagern IT-Verantwortliche magnetische Datenträger in einem Behältnis, das nicht mindestens S 120 DIS erfüllt, handeln sie nach heutiger Rechtsprechung grob fahrlässig und haften in vollem Umfang gegenüber dem Unternehmen, wenn die Datenträger zerstört werden.
Neben den rechtlichen Bestimmungen muss auch auf praktisches geachtet werden. Auf die Speichermedien muss im Ernstfall schnell zugegriffen werden können um teure Ausfallzeiten zu reduzieren. Das erfordert neben der physikalischen Sicherheit auch eine systematische Ablage. Erschwert wird dies durch eine große Vielfalt an Datenträgertypen. Aufgrund der kurzen Produktlebenszyklen wurden meist schon innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterschiedliche Datenträgertypen, wie z.B. 4mm Streamerbänder, CD ROM, DLT, LTO und Andere, eingesetzt. Für eine effiziente Archivierung werden also spezielle Ablagesysteme benötigt, die wenig Platz einnehmen und darüber hinaus flexibel erweiterbar sind, sodass sie leicht auf geänderte Bedürfnisse anpassen werden können. Darüber hinaus muss auch an Brandschutz und Sicherheit vor Diebstahl gedacht werden.
Wie auch immer die individuellen Anforderungen sind, EDP bietet die erforderlichen Archiverungs-Systeme – von einfachen Racks und Regalsystemen, über spezielle Ablageschränke bis hin zu feuerbeständigen Safes. Spezialisten beraten den Kunden auch vor Ort. Die Auslieferung und Aufstellung erfolgt durch qualifiziertes eigenes Personal.