Elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch

(PresseBox) (Wien, ) Die REWE International AG implementiert in Zusammenarbeit mit EDITEL und GS1 das ECR Standard Verfahren zur Verarbeitung elektronisch signierter EANCOM® (EDIFACT) Rechnungen. Geschätzte 11 Tonnen Papier können durch die Verwendung elektronischer Rechnungen eingespart werden. Auch für Lieferanten ist das Sparpotenzial enorm.

In Österreich ist E-Billing, also der Austausch von Rechnungen auf elektronische Weise, seit 2005 gesetzlich verankert. Vorher konnte eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigte, nur eine Urkunde sein, ein Schriftstück, das an den Empfänger persönlich übergeben, als Brief oder Fax gesendet wurde. Gemäß österreichischer Gesetzeslage, die auf einer EU-Richtlinie von 2001 basiert, ist es dagegen möglich, Rechnungen auch auf ausschließlich elektronischem Wege zu übermitteln. Durch eine elektronische Signatur werden die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts garantiert und somit den gesetzlichen Anforderungen genüge getan. Die REWE International AG hat hier als eines der ersten Unternehmen im Lebensmittel- und Konsumgüterbereich den von ECR empfohlenen Standard zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen mit fortgeschrittener Signatur implementiert. Das auf EDIbasierende Verfahren wurde im Rahmen von ECR in Zusammenarbeit mit EDITEL und GS1 entwickelt. Das Verfahren ist durch die Finanzbehörde geprüft und zugelassen.

Damit ist die REWE International AG berechtigt, anstelle von Papierrechnungen elektronisch signierte so genannte EANCOM®-INVOIC Dateien von ihren Lieferanten entgegen zu nehmen und in einem elektronischen Archiv aufzubewahren. Die Archivierung muss nach den Vorgaben des österreichischen Steuerrechts erfolgen, sodass im Falle einer Steuerprüfung die Belege auch für einen externen Prüfer nachvollziehbar sind. Durch den Einsatz der elektronisch signierten EANCOM®-INVOIC ist dieser Prozess angefangen vom Rechnungseingang über Rechnungskontrolle bis hin zur Archivierung und Zahlungsfreigabe vollkommen automatisiert. Nur im Falle von Abweichungen bei Mengen- oder Preisangaben muss ein Sachbearbeiter eingreifen. Andernfalls wird die Rechnung automatisch für die Zahlung an den Lieferanten freigegeben und in der Buchhaltung entsprechend verbucht.

"Wir haben eine EDV-Lösung geschrieben, die es uns ermöglicht, vollautomatisch den gesamten Rechnungsablauf abzubilden."

DI Norbert Bures, Geschäftsführer REWE International Dienstleistungsgesellschaft m.b.H. und Direktor IT und Organisation

Lieferanten profitieren von der Nutzung elektronischer Rechnungen vor allem durch eine erhöhte Effizienz im gesamten Rechnungsablauf und eine maßgebliche Reduktion der Kosten. Daher ist es auch das Ziel der REWE International AG, mit möglichst vielen Lieferanten den elektronischen Rechnungsverkehr mit signierten EANCOM®-INVOIC umzusetzen und die Vorteile dadurch einer möglichst breiten Anwenderschaft zugänglich zu machen.

Mehr Vorteile für Lieferanten

- Geringere Durchlaufzeit und damit schnellerer Abschluss des Rechnungsprozesses
- Geringere Fehlerquote bei eingehenden Rechnungen und damit mehr Qualität im Wiederbeschaffungs-Prozess durch EDI
- Kostenersparnis bei Rechnungsdruck, Verpackung, Postversand und Porto
- Sicherheit und Unveränderbarkeit des Rechnungsdokuments
- Einheitliches Datenformat
- Weniger Papierablage durch elektronische Archivierung
- Umweltschonend

Um elektronische Rechnungen entsprechend ausstellen zu können, bedarf es gewisse Dinge zu beachten. Die zeichnungsberechtigte Person benötigt zunächst ein elektronisches Zertifikat, das die Identität sicherstellt, zur Erstellung einer "fortgeschrittenen elektronischen Signatur". Ein entsprechendes Zertifikat kann von so genannten Zertifizierungsstellen (Trust Centers) bezogen werden, in Österreich sind dies A-Cert und A-Trust.

Der Signaturprozess selbst wird von gängigen, am Markt verfügbaren Softwareprodukten unterstützt. Dabei wird die EANCOM® INVOIC, das zunächst noch nicht signierte Rechnungsdokument um die jeweilige digitale Unterschrift erweitert. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Rechnung als unveränderbar und erfüllt somit sämtliche Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug.

Leitfaden für Lieferanten - 7 Schritte zum erfolgreichen eBilling: http://editel.at/?q=node/272

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