Automatische Posteingangslösung von EASY und I.R.I.S. reduziert manuelle Postsortierung bei Krankenkassen auf ein Minimum

Aus der Poststelle direkt in den Workflow: Tagesaktuelle Bearbeitung von Anfragen

(PresseBox) (Aachen/Mülheim an der Ruhr, ) Viele dokumentengestützte Geschäftsprozesse sind heute immer noch mit einem sehr hohen Aufwand verbunden, der nichts mit der fachlichen Bearbeitung und Prüfung der Dokumente an sich zu tun hat. Die Sortierung, Zuordnung und Weiterleitung von Papierdokumenten kostet viel Zeit. Diese Erfahrung machen auch zahlreiche Krankenkassen täglich. Aus diesem Grund hat sich die Betriebskrankenkasse Sales BKK für eine automatische Posteingangslösung der EASY SOFTWARE AG und der I.R.I.S. AG entschieden. Wichtige Eingangsdokumente wie Mitgliederanfragen oder Tarifwechsel werden dadurch zeitnah bearbeitet, die Aufwände der manuellen Datenerfassung und Postsortierung auf ein Minimum reduziert.

Die Salus BKK mit Hauptsitz in Neu-Isenburg hat insgesamt rund 200.000 Mitglieder und damit ein überdurchschnittlich hohes Papieraufkommen: Insgesamt 4 Millionen Seiten, bestehend aus Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Anträgen oder Rückläufern, mussten ursprünglich von den Mitarbeitern in Neu-Isenburg und dem zweiten zentralen Standort in Leipzig manuell bearbeitet und zwischen beiden Standorten hin und her gefaxt werden. Vollständigkeit und Aktualität der Mitgliederakten waren somit eingeschränkt, wichtige Eingangspost konnte nicht zeitnah vom Kunden-Service-Team erledigt werden.

Die Bereitstellung einer durchgängigen DMS-Struktur durch EASY und I.R.I.S. sowie die disserto management gmbh machten eine deutlich effizientere und schnellere Gestaltung der Abläufe durch Standardtechnologien und eine moderne Anwendungsinfrastruktur möglich. Eingehende Mitgliederanfragen können somit seitdem noch am gleichen Tag bearbeitet werden.

Die EASY SOFTWARE AG als Hersteller im Bereich ECM tritt dabei als Lösungsanbieter und Generalunternehmer auf, während die I.R.I.S. AG als Partner für die Klassifikation und Indexierung der Daten zuständig ist. Hauptausschlaggebend dafür war der überzeugende Benchmark:

Vor Ort wurden dem System mit der Produktplattform IRISXtractTM for Documents 50 verschiedene Dokumentenklassen aus dem aktuellen Posteingang antrainiert - an noch nicht einmal einem Tag wurde aus dem Stand heraus eine Klassifikationsrate von 88 Prozent erreicht. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Easy Software AG übernimmt die disserto management gmbh die Entwicklung und Bereitstellung einer flexiblen Portallösung auf Basis des Microsoft SharePoint Server 2007, die eine umfassende Sicht auf alle vorgangsbezogenen Daten ermöglicht.

Seitdem werden die eingehenden Dokumente der Salus BKK nach verschiedenen Merkmalen wie Belegart, Scan-Datum und Versichertennummer klassifiziert. In Abhängigkeit von der ermittelten Belegart werden weitere Inhalte ausgelesen und verarbeitet. Diese Werte werden entweder im weiteren Klassifizierungsprozess verwendet oder je nach Belegart als Metadaten für das Archiv dem Beleg mitgegeben. Zusätzlich wurde die Lösung mit der Konvertierung von Altakten ergänzt. Im Rahmen der Erfassung werden alle Belege unmittelbar nach dem Scannen mit einer Signatur versehen und anschließend vorschriftskonform archiviert.

"Durch die Reduktion der manuellen Postsortierung und der Datenerfassung in den Fachprozessen auf ein Minimum ist die Salus BKK aufgrund der automatischen Posteingangsbearbeitung nun in der Lage, noch zeitnaher und zügiger auf Kundenanfragen zu reagieren und damit ihre Geschäftsprozesse erheblich zu verbessern", erläutern Frank Tiedt, Partner Sales Manager bei der I.R.I.S. AG, und Axel Riemer, Sales Director Outsourcing Services I.R.I.S. AG, den wesentlichen Vorteil für die Betriebskrankenkasse.

Dem kann Andreas C. Nowottka, Vorstand der EASY SOFTWARE AG, nur zustimmen: "Anwender, die von den Vorteilen automatischer Posteingangsverarbeitung profitieren wollen, sind an durchgängigen Lösungen interessiert, die ihnen die gewünschten Daten 'auf Knopfdruck' in ihr System transferieren und nahtlos mit dem Archiv verbunden sind. Und genau eine solche durchgängige Lösung konnten wir bei der Salus BKK implementieren - ein Vorteil für alle Beteiligten".

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