Westernacher stellt neue Version 2.5 des Outlook E-Mail-Managers für Alfresco vor

Die Bewältigung der E-Mail-Flut verschlingt in Unternehmen zunehmend wertvolle Arbeitszeit und erzeugt damit Kosten. Gleichzeitig enthalten E-Mails einen wachsenden Anteil des gesamten Wissens eines Unternehmens. Die strukturierte, automatisierte Ablage von E-Mails sowie ihre einfache und schnelle Recherchierbarkeit ist daher eine zentrale Anforderung an ein modernes IT-Management.

Als zertifizierter Platin-Partner für das Enterprise Content Management System Alfresco stellt die Westernacher Products & Services AG die neue Version des bereits im Markt etablierten und leistungsfähigen E-Mail-Managers vor, mit der die zentrale, strukturierte Ablage und Archivierung von E-Mails im Unternehmen noch komfortabler realisiert werden kann.

Die direkte Verbindung zwischen der ECM-Anwendung Alfresco und dem Outlook Mail-Client macht die Ablage von E-Mails einfach, effektiv und sicher. Damit kann wertvolle Arbeitszeit gespart werden und damit auch hohe Kosten. Gleichzeitig ermöglicht er allen Anwendern direkten Zugriff auf alle abgelegten E-Mails und erhöht somit die Nutzerakzeptanz beträchtlich. Damit wird aus Alfresco der zentrale Wissenspool des Unternehmens.

Die neue Version des Outlook E-Mail-Manager für Alfresco setzt die Anforderungen eines modernen IT-Managements noch umfassender um:

Outlook Integration

• E-Mails können mittels Drag & Drop einfach in die Alfresco Ordnerstruktur übertragen werden
• Anhand der Mail-ID wird während des Archivierungsvorgangs ein Dubletten-Check durchgeführt, der prüft, ob sich die Mail bereits im Alfresco-Repository befindet
• Support der Alfresco-Workflows und –Aufgaben sind über einen eigenen Tab in Outlook jederzeit im Zugriff (Starten von Alfresco Workflows, Übersicht aller gestarteten Workflows, meiner Workflow-Tasks)
• Visualisierung bereits abgelegter E-Mails über ein Icon im Posteingang
• Im Rahmen der Speicherung der E-Mails erfolgt eine umfassende Indizierung der enthaltenen Informationen (Mail-Text und Anhänge)
• Alfresco-Inhalte können per Drag & Drop oder Download als PDF genutzt werden
• Umschaltung zwischen „Öffentlichen Sites“, „Favoriten“ und „Meinen Sites“ über einen Tab im Alfresco Explorer in Outlook
• Neben den automatisch extrahierten Eigenschaften der Mail können auch zusätzliche Metadaten erfasst werden
• Neben der „Einfachen Suche (FTS)“ kann die Suchmaske der „Erweiterte Suche“ auf Grundlage des eigenen Alfresco-Models konfiguriert werden
• Archivierungseinstellungen können für jede E-Mail individuell ausgewählt werden
• Es wird eine Vielzahl von Möglichkeiten der Ablage zur Verfügung gestellt – Export als EML, Anhänge als separate Dateien ablegen, Archivieren als Link (Stubbing)
• Über das Kontextmenü stehen in Outlook zahlreiche nützliche DMS-Features wie „Öffnen“, „Umbenennen“, „Löschen“, „Kopieren“, etc. zur Verfügung
• Die Details einer abgelegten E-Mail lassen sich direkt aus Outlook abrufen
• Inhalte aus dem Repository können in zahlreichen Windows Anwendungen per Drag & Drop verwendet werden, in E-Mails ist es zudem möglich, Inhalte als HTTP-Verweis einzubinden

Postfach in Alfresco
Die abgelegten Mails stehen in Alfresco in einer übersichtlichen Postfach-Ansicht zur Recherche und Verwaltung bereit. Dieses Postfach zeichnet sich durch besondere Features aus:

• Anzeige des Mail-Inhalts im Text- oder HTML-Format
• Zugriff auf die originale .msg-Datei zur Weiterverarbeitung im Outlook Mail-Client
• Übersichtliche Darstellung aller Anhänge und Metadaten
• Anzeige von Anhängen im Browser in mehr als 200 Dateiformaten
• Umfassende Such- und Recherchefunktionen durch Verschlagwortung und Volltextindizierung

Mit der Integration des Enterprise Content Management Systems Alfresco in Outlook ist ein wichtiges Ziel des unternehmensweiten IT-Managements erreicht: allen Mitarbeitern mit Hilfe einer strukturierten Ablage alle Informationen schnell, zentral und mit einfachen Werkzeugen zur Verfügung zu stellen. Die Zeit aufwändiger Recherchen nach vollständigen Informationen gehört damit der Vergangenheit an.

Die in Alfresco abgelegten E-Mails können automatisch in die Langzeitarchivierung des Systems übernommen werden (z.B. mit dem Archive-Manager für Alfresco).

Westernacher Products & Services AG schafft mit dem Outlook E-Mail-Manager einen durchgehenden Prozess umfassender Datenverwaltungen, der alle Informationen enthält und Mitarbeiter zielgerichtet arbeiten lässt sowie eine Voraussetzung für eine revisions- und rechtssichere Langzeitspeicherung ermöglicht.