Corporate Identity: Objektmanagement-Software gestaltet Kommunikation, Design und Verhalten

(PresseBox) (Ottobrunn, ) Interner Workflow, Prozessoptimierung, Kostenreduktion, Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit - die Liste der großen Worte von wirtschaftlicher Relevanz sind nahezu unüberschaubar. Entsprechend vielfältig sind auch die Strategien und Lösungen, die im technischen Bereich angeboten werden: CRM-Systeme, Management-Lösungen, Software zur Wohnungsverwaltung und zum Objektmanagement. Allesamt Lösungen, die ein klares Ziel verfolgen: Rentabilität - das vertraute Denkmodell des "homo oeconomicus", dem rational denkenden und handelnden Menschen.

Angesichts der weltwirtschaftlichen Gesamtlage stellt sich jedoch die Frage, ob diese Denkhaltung der Zeit noch angemessen ist: Welchen Stellenwert nehmen in diesem Denkmuster die "weichen Faktoren" ein: Empathie, Vertrauen, Höflichkeit, Verbindlichkeit, Verantwortung? Worin genau besteht heute die unverwechselbare Corporate Identity eines Unternehmens? Die Identität, die einem Unternehmen Einzigartigkeit verleiht?

Und vor allem und hauptsächlich stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage:

Kann eine Objektmanagement-Software hier Hilfestellung leisten?

Sie Kann. Neben den vordergründigen wirtschaftlichen Kriterien bietet der Einsatz einer ganzheitlich Objektmanagement-Software vor allem auch eines: Raum für die Gestaltung der eigenen Unternehmensidentität [Corporate Identity]. Die Einzigartigkeit der unternehmerischen Persönlichkeit besteht in der Kommunikation mit den Mitarbeitern und Kunden [Corporate Communications], im zwischenmenschlichen und geschäftlichen Umgang miteinander [Corporate Behaviour] und im visuellen Erscheinungsbild [Corporate Design]. Das authentische, einheitliche und widerspruchsfreie Auftreten in der Öffentlichkeit trägt entscheidend zur Wahrnehmung und zum nachhaltigen Erfolg der einzelnen Unternehmen im Markt bei. Weil Menschen mit Menschen Geschäfte machen. Und weil sie ihre Kompetenz, ihr Vertrauen und ihre Integrität schätzen - und diese zum Maßstab ihres Handelns erheben.

Genau hier leisten Softwaresysteme elementare Unterstützung. Am Beispiel der Objektmanagement-Software der DOMUS Software AG, Ottobrunn, zeigt sich, wie tiefgründig und effizient technische Programme das menschliche Verhalten und die Kommunikation beeinflussen und steuern.

Drei Beispiele:

Corporate Communications:

Die Franz Holzapfel Haus- und Grundbesitzverwaltung, Dresden, ein Unternehmen mit ca. 1.800 verwalteten Wohneinheiten, hat mit Einführung der Objektmanagement-Software die gesamte interne und externe Kommunikation im Unternehmen gestrafft und vereinheitlicht. "Die Kommunikation mit den Mitarbeitern beispielsweise und auch die hausinterne Informationsverteilung verlaufen sehr viel schneller und effizienter", erklärt Grit Tippmann, leitende Mitarbeiterin Immobilienverwaltung. So lassen sich z. B. Schulungstermine mittels der Vorgangsbearbeitung "Forumstermin" individualisiert oder als Gruppennews gleichzeitig an alle Mitarbeiter im Haus versenden. Der Termin wird automatisch in die Terminplaner der Mitarbeiter gesetzt. Es geht nichts verloren. Zusätzliche Einladungen und Erinnerungsanschreiben entfallen. "Die Informationsweitergabe kostet uns lediglich einen Arbeitschritt. Sie spart Zeit und gibt Freiraum für den täglichen Arbeitsprozess", so Tippmann.

Auch in der Kommunikation nach außen, mit Mietern und Dienstleistern wie z. B. beauftragten Handwerksbetrieben, bietet die Software kommunikative Unterstützung. Vor allem der vorlagenbasierte e-Mail-Verkehr aus dem Programm heraus, die optionalen Dateianhänge sowie die automatischen Zuordnung der Antwortschreiben in die elektronische Mieterakte bringen Mieterkommunikation und Kundenbindung auf einen Nenner.

Analog funktioniert der postalische Briefversand: In das Musteranschreiben wird per Hand der Text verfasst, und jeweils per Mausklick die Adresse eingelesen, das Schreiben gedruckt, frankiert und versandt. Alle Informationen und Daten sind im Programm enthalten - und können automatisch abgerufen werden. Das papierlose Büro der Moderne. Mit den Vorteilen zeitgemäßer Sicherheit: Alle Daten sind elektronisch gespeichert. Eine lückenlose Kommunikation ist jederzeit gewährleistet.

Corporate Design:

"Struktur" und "Standardisierung" zählen bei der Kölner Hausverwaltung Grimm zu den wichtigsten Kriterieneiner effizienten Objektmanagement-Software. Sie erlauben das sekundenschnelle Ablegen, Auffinden, Bearbeiten und Versenden von Informationen. An Mieter und Eigentümer - im unternehmensspezifischen Design. Logo, Schrift und Sprache können individualisiert und als Standard für eigene Vorlagen wie Serienbrieferstellung, Schadensmeldungen oder Auftragsvergabe festgelegt werden.

Damit hat das inhabergeführte Familienunternehmen gleich zwei Nutzenvorteile in einer Software vereint: Optimales Aufgaben-, Projekt- und Dokumentenmanagement, verbunden mit der Gestaltungsfreiheit und umsetzung der unternehmenseigenen Corporate Identity. Auf diese Weise erfolgt der gesamte Schriftverkehr in einem einheitlichen Erscheinungsbild - und gewährleistet eine klare Identifizierung der Korrespondenz mit der Hausverwaltung Grimm. Geschäftsführer Sebastian Grimm: "Das Corporate Design erhöht unsere Wiedererkennung im Markt. Zusammen mit einer effektiv gesteuerten Kommunikation mittels strukturierter und standardisierte Prozesse hinterlassen wir bei unseren Kunden den nachhaltigen Eindruck einer seriösen, vertrauensvollen und zuverlässig arbeitenden Hausverwaltung. Zu Recht; wir betreuen mit drei Mitarbeitern über Domus Objektmanagement derzeit ca. 700 Wohneinheiten, 50 Mietverwaltungen und 20 Eigentümergemeinschaften."

Corporate Behaviour:

Strukturierte und automatisierte Prozesse wirken sich auch auf das Verhalten und den Umgang der Mitarbeiter untereinander und mit den Kunden aus. Die Hausverwaltung Bongarts aus Moers verfolgt mit dem Einsatz der Objektmanagement-Software ein klar formuliertes Ziel: Wir wollen Fehlerquellen reduzieren. "Es geht uns nicht um fi nanzielle Einsparungen", sagt Geschäftsführer Matthias Bongarts. "Wir wollen in erster Linie Fehlerquellen im Arbeitsprozess minimieren. Wichtig ist, dass keine Informationen verloren gehen, z. B. weil Dokumente falsch abgeheftet, Briefe, Telefonnotizen oder Auftragsbestätigungen nicht an die zuständigen Mitarbeiter weitergereicht worden sind." Die Software sieht der 41-Jährige als "elektronisches Gedächtnis" des Unternehmens an.

Ihr striktes, in Vorgängen strukturiertes Erinnerungs- und Ablagesystem hilft Mitarbeitern, den Überblick über Aufgaben und Dienstleistungen in der Arbeit am Kunden zu bewahren: "Jedes Telefonat, jede Jahresabrechnung und jeder Handwerkerauftrag ist detailliert und minutiös in der elektronischen Mieterakte hinterlegt - und steht für die Kundenkommunikation zur Verfügung.

Mit Datum und Name des Sachbearbeiters versehen." Anhand dieser lückenlosen Statistik lassen sich jede Anfrage und jeder Vorgang im Detail auf Jahre hinaus rekapitulieren. Auf diese Weise stellt die Hausverwaltung Bongarts sicher, dass sie gegenüber ihren Kunden zu jeder Zeit vollumfänglich, fundiert und faktenbasiert aussagefähig ist - und die Mitarbeiter sachliche Informationen und Argumente im Gespräch zur Hand haben. "Und nebenbei, erwähnt der Kaufmann der Grundstücks- und Wohnungsverwaltung, hat der Einsatz der Objektmanagementsoftware dem Unternehmen bislang auch 25 Prozent Einsparpotenzial generiert." Objektmanagementsysteme organisieren und gewährleisten einen effi zienten internen Workflow - und stellen darüber hinaus einen wichtigen Baustein zur Gestaltung und Umsetzung einer unverwechselbaren Corporate Identity dar. Mit anderen Worten: Strukturierte und effiziente interne Arbeitsprozesse spiegeln sich in der Außenwahrnehmung und im Image eines Unternehmens wider.

Fazit:

Objektmanagementsysteme organisieren und gewährleisten einen effi zienten internen Workflow - und stellen darüber hinaus einen wichtigen Baustein zur Gestaltung und Umsetzung einer unverwechselbaren Corporate Identity dar. Mit anderen Worten: Strukturierte und effi ziente interne Arbeitsprozesse spiegeln sich in der Außenwahrnehmung und im Image eines Unternehmens wider.

DOMUS Software AG

Die DOMUS Software AG versteht sich als Anbieter von integrierten Gesamtlösungen für die Verwaltung von Immobilien.

Zum heutigen Zeitpunkt betreut sie in ganz Deutschland mit insgesamt 60 Mitarbeitern über 4.000 Kunden. Über 23.000 Installationen hat die DOMUS bundesweit durchgeführt und deckt damit einen Großteil des Marktes ab.

1974 gründete Vorstandsmitglied Alexander Baretzky das Unternehmen und schrieb damals das erste Hausverwaltungsprogramm, das er zusammen mit seinem Partner Olivetti immer weiter nach vorne brachte.Durch diesen erfolgreichen Start überzeugt, gründete er 1980 zusammen mit seiner damaligen Frau Angèle Baretzky die EDV & Elektronik Dipl. Ing. Baretzky GmbH und verkaufte die Software in ganz Deutschland.

Als Mitte der 80er Jahre die ersten PCs auf den Markt kamen, fällte Alexander Baretzky die Entscheidung auf IBM kompatible Software umzusteigen und bot damit die erste Hausverwaltungssoftware für den PC an. Zu diesem Zeitpunkt betreute die EDV & Elektronik GmbH mit knapp 20 Mitarbeitern bereits 500 Kunden bundesweit.

Durch die stetige Weiterentwicklung entstand das DOS-Programm DOMUS 3000 und einige Jahre später folgte das DOMUS 1000, das damals das erste mit Windows kompatible Hausverwaltungsprogramm in ganz Deutschland war. Ende der 90er machte das DOMUS 4000 die bilanzfähige Buchhaltung möglich.

1998 wurde die Zweigstelle Erfurt unter einer eigenen GmbH gegründet und fusionierte 2001 mit der EDV & Elektronik zur heutigen DOMUS Software AG.

Der Unternehmergeist lebt auch in den drei gemeinsamen Töchtern der Vorstandsmitglieder weiter und diese traten seit 2000 nach und nach ins Unternehmen ein. Schon heute sind sie in Führungspositionen beschäftigt, wodurch die Unternehmensnachfolge bereits jetzt geregelt ist. Um den Kunden eine ganzheitliche Bürolösung zu bieten, führte die DOMUS 2006 das DOMUS OM ein, das mit den anderen DOMUS Programmen kompatibel ist.

Die stetige Weiterentwicklung hat für die DOMUS höchste Priorität. Dabei stehen vor allem die Kunden im Vordergrund, denn nur durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit kann sich die DOMUS an ihren Bedürfnissen und denen des Marktes orientieren. So bleibt sie innovativ und geht mit dem Puls der Zeit.

Was macht die DOMUS?

Wir bieten ein umfassendes Serviceangebot für alle Immobilienverwalter/ besitzer kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen. Unsere immobilienwirtschaftlichen Softwaresysteme stellen für Hausverwalter eine umfassende Lösung zu Verwaltung und Management von Wohn- und Gewerbeimmobilien dar. Analysen, spezifische Beratung, Realisierung und Support erhalten Sie durch unsere Fachkräfte aus einer Hand.

Wofür stehen wir?

Beständigkeit - Seit 36 Jahren ein inhabergeführtes Familienunternehmen.

Service - 4 Standorte deutschlandweit und ein 20köpfiges Serviceteam für Ihre Fragen und Anliegen.

Zuverlässige Partnerschaft - Persönlicher Kontakt und eine dauerhafte Betreuung - garantiert!

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