Rechnungsverarbeitung automatisiert

Benseler-Firmengruppe setzt DocuWare konzernweit ein

(PresseBox) (Germering, ) Seit Mitte 2003 archiviert TechnoColor, eine Tochtergesellschaft der Benseler-Firmengruppe, alle Belege im zentralen Dokumenten-Pool. Aufgrund der positiven Erfahrungen beim Automobilzulieferer wurde DocuWare sukzessive an weiteren Standorten und am Hauptsitz in Markgröningen eingeführt. Ende 2005 ging der Workflow mit DocuWare live.

Die auf Oberflächen-, Beschichtungs- und Entgrattechnik spezialisierte Benseler-Firmengruppe setzt schon seit Jahren auf elektronische Archivierung. Ausschlaggebend für einen Wechsel auf die Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare war letztendlich der Wunsch, das vorhandene Archivsystem um eine Workflow-Komponente zu erweitern. IT-Leiter Frank Böhmerle: „Das Workflow-Modul zu unserer bisherigen Software entsprach jedoch nicht unseren Vorstellungen.“ Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis von DocuWare überzeugte die IT-Verantwortlichen, und bei TechnoColor startete man vor zwei Jahren ein Pilotprojekt. Mit Werkzeugen, die der autorisierte DocuWare-Partner LOG-IT erstellt hat, wurden die Daten problemlos aus dem Altarchiv in DocuWare übertragen. Die positiven Erfahrungen bei der Tochtergesellschaft waren letztendlich ausschlaggebend für die Einführung an den fünf weiteren deutschen Standorten. Im letzten Schritt erfolgte die Installation in der Markgröningener Zentrale. Einige Standorte greifen über das Internet via VPN auf den zentralen Dokumenten-Pool am Hauptsitz zu.

Gelungenes Zusammenspiel

Die Art der Dokumente ist überall gleich: Ausgangsdokumente, etwa Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine, werden via DocuWare-COLD-Schnittstelle aus dem ERP-System B2 von Bäurer übernommen. Aus der Finanzbuchhaltung Varial generierte und dank DocuWare AUTOINDEX indexierte Dokumente gelangen über das TIFFMAKER-Interface automatisch ins elektronische Archiv. Alle Standorte sind mit Scannern vom Typ Fujitsu FI4120C2 ausgestattet. Eingangsdokumente wie Eingangsrechnungen und -post werden gescannt, unterschriebene Lieferscheine werden ebenso rückgescannt wie vom Mitarbeiter nach Fertigung unterzeichnete Produktionsaufträge. Rechnungen bekommen schon bei Eingang einen Workflow aufgesetzt, der ihre Freigabe und Verbuchung in Varial veranlasst. Der DocuWare CONTENT-FOLDER zeigt die verschiedenen Stati an. IT-Leiter Böhmerle: „Musste früher vor Verbuchung in der Finanzbuchhaltung ein Beleg noch mal in die Hand genommen werden, so erfolgt heute die komplette Rechnungseingangsbearbeitung automatisch. Unsere Arbeitsprozesse konnten dadurch deutlich verbessert werden und wir sparen Zeit und Geld.“ Seit Dezember 2005 ist der integrierte Workflow mit DocuWare an allen Standorten live.

DocuWare GmbH

DocuWare AG - Zum Unternehmen Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 50 Ländern mit circa 6.000 Installationen und zehntausenden von Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort - mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.

Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die Londoner DocuWare Ltd. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien.

DocuWare - Software für Integriertes Dokumenten-Management

Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD-Techniken und für erweiterte Work-flow-Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange, GroupWise oder Lotus No-tes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management b-reit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern.

DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 13 Sprachen erhältlich.

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