Neukunden für das DMS DocuWare

Gewinn für alle Branchen

(PresseBox) (Germering, ) Zahlreiche mittelständische Unternehmen haben sich auch in 2005 für den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare entschieden. Sie kommen aus den unterschiedlichsten Bereichen: Ob Baugewerbe oder Industrie, Großhandel, Maschinenbau oder Dienstleistung – alle Anwender profitieren bereits innerhalb kurzer Zeit von den Vorteilen der elektronischen Archivierung. Einige Beispiele.

Unabhängig von der Branche – der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems vereinfacht Arbeitsabläufe, senkt die Kosten im Unternehmen und sorgt für mehr Transparenz bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen. Die befragten Kunden waren sich einig: Sie hoben die schnelle Implementation und einfache Bedienung der DocuWare-Lösungen ebenso hervor wie die Kompetenz des Vertriebspartners und die Vor-Ort-Betreuung.

Die Münchener Rechtsanwaltskanzlei AWT Auer Witte Thiel hat sich auf die Gebiete Inkasso, Zwangsvollstreckung und Forderungsmanagement spezialisiert. Schwerpunktmäßig bearbeiten die Spezialisten kleinste Forderungen in sehr großen Mengen. Geplant ist, alle Unterlagen rund um die einzelnen Fälle mit DocuWare zu archivieren. Dabei handelt es sich um täglich oftmals mehrere Tausend Postein- und -ausgangsdokumente. Belege in Papierform werden gescannt, elektronische Daten aus der ERP-Software Navision und der Anwaltssoftware AnNoText direkt im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Zeitraubende Suchvorgänge in verschiedenen Räumen sind schon jetzt passé. Einer der nächsten Punkte auf der To-do-Liste ist, das Altarchiv mit über fünf Millionen Dokumenten elektronisch zu speichern.
Gerold Hopfenbeck, IT-Leiter der circa 40 Mitarbeiter starken Kanzlei: „Wir sehen uns als wirtschaftlich denkenden Partner und Dienstleister. Aufgrund unserer hohen technischen Ausstattung mit eigener IT Abteilung sowie Schnittstellenmanagement und der besonderen

fachlichen Spezialisierung wird das Wachstum weiterhin erheblich zunehmen.“ Die DocuWare-Einführung durch das ihnen seit langem bekannte Systemhaus erleichterte die Anpassungen sowie den finanziellen Aufwand deutlich. www.auerwittethiel.de

Nur fünf Tagen dauerte bei der Molkerei Heinrich Gropper GmbH & Co. KG. die Einführung von DocuWare einschließlich SAP-R/3-Integration und Anbindung einer Lagerverwaltung. Alle mit dem Lagerverwaltungssystem – einer Eigenentwicklung – erzeugten Ausgangslieferscheine werden via TIFFMAKER automatisch archiviert. Nach der Auslieferung werden unterschriebene Lieferscheine ins Archiv rückgescannt. Belege wie Lieferscheine, Rechnungen und Milchgeldabrechnungen lassen sich direkt aus der betriebswirtschaftlichen SAP-Lösung im zentralen Dokumenten-Pool ablegen. Recherchen im Archiv können erfolgen, ohne dass der Anwender seine gewohnte Maske verlassen muss. Die IT-Verantwortlichen des im bayerischen Bissingen ansässigen Mittelständlers überzeugten vor allem die schnelle Installation, die einfache Integration in R/3 und Lagerverwaltung sowie intuitive Bedienung.
www.molkerei-gropper.de

Hochwertige Qualität, Flexibilität und Termintreue sind für Mathias Humpenöder, kaufmännischer Leiter bei der Hans Humpenöder Bauunternehmen, Baustoffe, Transportbeton GmbH & Co. KG, Schwabach, Garanten für den Erfolg in der Bauwirtschaft. Um diese zu gewährleisten, ist eine straffe Organisation notwendig. Kurze Recherchen und schnelle Auskünfte dank DMS-Einsatz optimieren heute den Service.
Mit DocuWare werden alle Ein- und Ausgangsunterlagen zentral archiviert. Mathias Humpenöder begründet die Entscheidung für DocuWare mit der intuitiven Bedienung, dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und der Kompetenz des Systemhauses. Auch die Integration mit der Bausoftware IBS-Höhne gestaltet sich einfach. „Zur Amortisation lässt sich noch nichts Genaues sagen, aber schon allein dadurch, dass wir eine bisher als Archiv genutzte Wohnung jetzt wieder vermieten können, sparen wir Geld“, so der Juniorchef des Bauunternehmens, das in der Hochkonjunktur 120 bis 130 Mitarbeiter beschäftigt. www.humpenoeder.de

Die ProMinent Dosiertechnik GmbH ist Lösungspartner für die Wasseraufbereitung sowie Hersteller von Komponenten und Systemen im gesamten Umfeld der Fluid-Dosiertechnik. Die mit 41 ausländischen Niederlassungen operierende Unternehmensgruppe beschäftigt weltweit rund 1600 Mitarbeiter, im Heidelberger Stammhaus liegt die Zahl bei knapp 500. Im zweiten Halbjahr 2005 wurde DocuWare hier eingeführt. Dr. Andreas Höhler, Leiter Forschung und Entwicklung: „Unser Plan ist, die komplette technische Dokumentation fertigungsrelevanter Unterlagen zentral im Zugriff zu halten und eine einfache Weitergabe der komplexen Informationen zu ermöglichen.“

Vom CAD-System Pro/ENGINEER werden mit Hilfe der Zeichnungsverwaltung Pro/INTRALINK Pläne generiert und als TIF-Dateien automatisch verschlagwortet im DocuWare-Archiv abgelegt. Ein mit dem CONTENT-FOLDER aufgesetzter Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass die Zeichnungen nach der Prüfung für den allgemeinen Zugriff zu Verfügung stehen. Dadurch ist gewährleistet, dass die Produktionsstätten immer auf die gültigen Versionen der Pläne zugreifen. Berechtigte Mitarbeiter können via INTERNET-SERVER von jedem Standort weltweit auf diese Dokumente zugreifen.
Die meisten Abteilungen sind bereits an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden, etwa Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung, Montage und Produktion. Die Einbindung des Bereichs Einkauf wird als Nächstes folgen. www.prominent.com

Die Te-wi-pack Uhl GmbH, Althengstett, hat sich auf die professionelle Klebetechnik für die produzierende Industrie spezialisiert. Im Vordergrund steht dabei für den Großhändler die Beratung bei Produktauswahl und Verarbeitung. Modernen Technologien ist der 25-Mann-Betrieb nicht nur beim Thema Kleben aufgeschlossen, sondern auch, wenn es um seine IT-Strukturen geht.

Schon seit Jahren setzt Te-wi-pack die ERP-Lösung AB1000 der Parity Software ein. Die gute Zusammenarbeit mit dem Systemhaus führte zur Einführung eines DocuWare-Archivs. Seit Dezember werden alle kaufmännischen Unterlagen rund um die Kunden im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Papierbelege wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine werden gescannt, elektronische Dokumente automatisch aus dem ERP-System übernommen. Der mit dem DocuWare CONTENT-FOLDER durchgeführte Workflow beschleunigt die Abwicklung von Geschäftsprozessen. Auch der Außendienst greift bereits auf die elektronische Sammelstelle zu. Geschäftsführer Alexander Uhl äußert sich zufrieden: „Bereits nach sechs Wochen können wir schon fast von ,Papierlosigkeit` im Hause sprechen.“ www.tewipack.de

DocuWare GmbH

DocuWare AG - Zum Unternehmen Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 50 Ländern mit circa 6.000 Installationen und zehntausenden von Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort - mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.

Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die Londoner DocuWare Ltd. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien.

DocuWare - Software für Integriertes Dokumenten-Management

Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD-Techniken und für erweiterte Work-flow-Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange, GroupWise oder Lotus No-tes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management b-reit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern.

DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 13 Sprachen erhältlich.

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