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Nahtlose DocuWare-Integration in Microsoft SharePoint Server

(PresseBox) (Germering, ) DocuWare CONNECT to SharePoint bietet Anwendern die Möglichkeit, ihr Microsoft-Unternehmensportal um fehlende Dokumenten-Management-Funktionalität zu erweitern. Sie können aus dem Microsoft Office SharePoint Server direkt auf Archive zugreifen; alle Zugriffs-, Recherche- und Ablage- sowie die Workflow-Funktionen von DocuWare stehen ihnen dabei zur Verfügung. Die neu entwickelte Schnittstelle wird auf der CeBIT 2009 erstmals der Öffentlichkeit präsentiert.

Die Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmensportals ist die einfache Erschließung großer Dokumenten- und Informationsmengen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Um die Leistungsfähigkeit eines Portals stabil zu halten, empfiehlt es sich jedoch, große Datenmengen auszulagern.

Portal und DMS verschmelzen

Das komplett neu entwickelte Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint ermöglicht die nahtlose Integration des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare in Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Die revisionssichere Langzeitarchivierung von Unternehmensdaten ist ebenso gewährleistet wie eine lückenlose und übersichtliche Dokumentation. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen lassen sich problemlos einhalten und Sicherheitsmaßnahmen werden gewahrt. Im zentralen Dokumenten-Pool archivierte Daten stehen MOSS-Anwendern auf Knopfdruck zur Verfügung; ebenso einfach lassen sich Dokumente über die Portal-Lösung ablegen, recherchieren und verwalten.

Zwei Möglichkeiten bieten sich an, Microsoft Office SharePoint Server und DocuWare miteinander zu verbinden. Auf der einen Seite lässt sich DocuWare über Web Parts als "Solution" in das Portal integrieren und MOSS-Anwender können über den Web Client auf DocuWare-Archive zugreifen. Das auf Microsoft-Standards basierende Zusatzmodul DocuWare CONNECT to SharePoint integriert zusätzlich die DocuWare-Anwendung als "Records Center" in den SharePoint. Dokumente, die zunächst innerhalb des SharePoint Servers verwaltet wurden, lassen sich dadurch im Originalformat sowohl manuell als auch automatisch anhand definierter Regeln archivieren. Die Ordnungskriterien des SharePoint Servers werden dabei vom DocuWare-Archiv übernommen.

Archivzugriff mit Single-Sign-On

Ein großer Vorteil ist die Single-Sign-On-Unterstützung des DocuWare-Moduls. Nachdem der Anwender sich erfolgreich ins Portal eingeloggt hat, kann er ohne weitere Anmeldung über die leistungsfähigen DocuWare-Recherchefunktionen auf alle Archive zugreifen. Die Web Parts des DocuWare Web Clients werden dazu nahtlos in die SharePoint-Oberfläche integriert. Dadurch stehen dem Anwender auch alle Workflow-Funktionen des DocuWare Web Clients, beispielsweise Stempel und Markup, zur Verfügung. Zusätzlich werden die DocuWare-Archive in die allgemeine Suche ("Enterprise Search") des SharePoint Servers einbezogen: Gibt der Benutzer im SharePoint-Portal einen beliebigen Suchbegriff ein, zeigt ihm SharePoint als Ergebnis nicht nur seine eigenen Dateien, sondern listet auch alle Dokumente aus den DocuWare-Archiven mit den entsprechenden Begriffen auf. Die DocuWare-Archive müssen dazu nicht erneut vom SharePoint indexiert werden und die detaillierten Zugriffsrechte in DocuWare werden vollständig berücksichtigt.

DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar hebt die Vorteile des neuen Zusatzmoduls hervor: "Mit DocuWare CONNECT to SharePoint bieten wir Anwendern die Möglichkeit, die SharePoint-Dokumentenverwaltung um eine revisionssichere Langzeitarchivierung zu erweitern und gleichzeitig die umfangreichen DocuWare-Funktionen direkt in das Portal zu integrieren. Wir nutzen dabei ausschließlich die offiziell von Microsoft unterstützten Schnittstellen und gewährleisten unseren Anwendern damit hundertprozentige Zukunftssicherheit."

DocuWare - Software für Integriertes Dokumenten-Management

Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD-Techniken und für erweiterte Workflow-Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange, GroupWise oder Lotus Notes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern.

DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 15 Sprachen erhältlich.

DocuWare GmbH

Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 70 Ländern mit circa 7.500 Installationen und mehr als 100.000 Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort - mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.

Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die DocuWare Ltd, Weybridge, Surrey. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien; DocuWare SARL, Paris, ist für den französischen Markt zuständig.

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