Systems 2005 - DocuPortal mit neuer Produktgeneration

Neue DMS, Collaboration, Workflow und Archivierungslösung von DocuPortal auf der Systems 2005

(PresseBox) (Bremen - München, ) DocuPortal, Anbieter für DMS-, Collaboration- und Workflow-Lösungen, stellt auf der Systems 2005 in München vom 24. bis 28. Oktober seine neue Organisations- und Kommunikationslösung für den Mittelstand vor. Ein attraktives Preis/Leistungsverhältnis und vielseitige Einsatzmöglichkeiten durch optionale Toolsets für unterschiedliche Unternehmensansprüche zeichnen die neue ECM-Produktgeneration aus. Zentraler Kern ist dabei DocuPortal.NET Version 2005. Das vollständig über Browser bedienbare Produkt deckt jetzt viele Segmente wie Dokumenten-, Wissens- und Contentmanagement, Collaboration (Groupware), Business Process Management (Workflow) und Archivierung in einem Paket ab. Zu den Neuerungen zählen eine überarbeitete Benutzerschnittstelle, neue Suchtechnologien und ein WYSIWYG-Texteditor.

Die schnelle Verfügbarkeit durch einfache Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme sowie geringer Schulungsaufwand für Mitarbeiter haben bislang über 140 Kunden von der neuen Version überzeugt. Systems-Besucher können sich auf Stand A2.230 über die Lösung informieren.

Mit der neuen Version 2005 von DocuPortal.NET haben mittelständische Unternehmen jeglicher Branche ihre Organisation und Kommunikation fest im Griff. Die Einführung der Software ist rasch und unkompliziert, da bestehende Datei- und Ordnerstrukturen einfach importiert werden. Während dieses Import-Vorganges erkennt das Produkt bereits Meta-Informationen wie Titel, Bezeichnung oder Schlagworte aus OpenOffice-, StarOffice- und Microsoft Office-Produkten.
Beliebige Informationen können in elektronischen Formularen abgelegt werden. Dateien und Informationen lassen sich durchsuchen, bearbeiten oder diskutieren. Neben der Kategorisierung und der Verschlagwortung besteht auch die Möglichkeit, Dateien und Informationen quer miteinander zu verknüpfen und so ein Beziehungsnetz aufzubauen.

Die Neuerungen

Für eine noch bessere Akzeptanz bei den Benutzern wurde das Benutzerinterface vollständig überarbeitet. Eine dynamische Baumdarstellung zeigt alle Inhalte übersichtlich wie in einem Dateisystem an. Die neuen Pull-Down-Menüs stellen alle notwendigen Funktionen zur Verfügung. Neu ist auch ein "DirectActionButton", mit dem Benutzer gemäß ihrer Rechte und Rolle die für jeden Inhalt nach Status wichtigste Aktion durchführen können. Beispielsweise ermöglicht dies den Anwendern, ohne Umwege Inhalte sofort in Bearbeitung zu nehmen oder zu speichern.

Ebenfalls für mehr Arbeitskomfort sorgt der neue integrierte WYSIWYG-Texteditor. Er unterstützt die Benutzer bei der Eingabe von formatierten Texten für Firmenmitteilungen oder Gesprächsnotizen.

Mit den neuen Suchtechnologien lassen sich alle relevanten Unternehmensinhalte umfassend auffinden. Die Suchergebnisse können direkt weiterverarbeitet werden, z.B. in Microsoft Excel. Oft genutzte Suchabfragen lassen sich dauerhaft speichern und Kollegen zur Verfügung stellen. Die Volltextsuche sucht in OpenOffice, StarOffice, Microsoft Office, Adobe PDF und anderen Dateiformaten. Dabei entscheidet der Benutzer, ob die Suche global über alle Inhalte oder ab einer bestimmten Position durchgeführt werden soll.

Inhalte ablegen

Alle Inhalte können über Schlagworte und Kategorien strukturiert abgelegt werden.
Die dafür genutzte Business Object Pattern Technology (Schablonen) erlaubt das minutenschnelle Definieren von Eingabemöglichkeiten für Wissen und Informationen wie Akten-, Adressen-, Kunden- oder Artikeldaten, Telefonlisten, Mitarbeiterlisten oder Dateivorlagen. Ebenso erweitert diese Technologie bestehende Unternehmensdaten wie Dateien, Ressourcen oder Termine um beliebige Meta-Informationen.

Diese Technologie ermöglicht zudem, dass allen Inhalten wie Dateien, Ordnern, Informationen und Kalendern gleiche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen: Versionierung, Bearbeitungsschutz gegen Mehrfachbearbeitung, Diskussionen, E-Mail Benachrichtigungen, Änderungsprotokolle und vieles mehr.

Umfassende Workflow-Funktionen für elektronische Umlaufmappen

Wesentlicher Bestandteil von DocuPortal.NET sind die umfangreichen Workflow-Möglichkeiten, mit denen sich Geschäftsprozesse abbilden lassen. Während viele Produkte einen dateibasierenden Workflow besitzen, setzt DocuPortal.NET auf elektronische Umlaufmappen. Dabei können einfache elektronische Formulare wie Materialanforderungen, Urlaubsanträge oder Schadensmeldungen ebenso abgebildet werden wie Ticketsysteme, Freigabeprozesse oder ein komplettes Auftragsmanagement. Ziel ist es, möglichst viele - auch externe - Beteiligte in Geschäftsprozesse zu integrieren. Diese können sich jederzeit den Status, Verlauf und aktuelle Position der Umlaufmappe ansehen, oder sich über Abfragelisten Statistiken erstellen. Der integrierte Workflow Designer ist extrem einfach nutzbar und erlaubt auch unerfahrenen Administratoren die Umsetzung von Geschäftsprozessen in Umlaufmappen von DocuPortal.NET.

Die Arbeit mit Umlaufmappen ermöglicht es, auch während des Workflows neue Aufgaben oder Entscheidungen einzugeben und beliebige Eingabefelder oder Dateien hinzuzufügen. Anwender können außerdem E-Mail Benachrichtigungen inkl. Dateien aus dem Workflow heraus versenden, Aufgaben delegieren, Eskalationen anstoßen sowie Wiedervorlagen, Starttermine, Parallel- oder sequentielle Prozesse einrichten und vieles mehr.

Über das Hinzufügen von Dateien über WebDAV oder Netzlaufwerke, beispielsweise gescannte Rechnungsdokumente, werden automatisch Umlaufmappen mit der Datei gestartet und helfen damit beim Aufbau effizienter elektronischer Posteingangskörbe.

Qualitätsmanagement inklusive

Im Rahmen eines Qualitätsmanagements lassen sich Umlaufmappen mit Arbeitsplatzbeschreibungen oder neuen Unternehmensanweisungen an Gruppen senden. Dabei müssen alle Empfänger die Umlaufmappe bestätigen. Der Absender kann prüfen, welche Mitarbeiter bereits Einblick in den Inhalt der Mappe und der ggf. vorhandenen Dateien genommen haben.

Integrationen in bestehende Unternehmensorganisationen

Die Benutzer- und Gruppenverwaltung erlaubt das explizite Einrichten von Berechtigungen auf Basis der Firmenorganisation. Über die neue LDAP/ADS Authentifizierung integriert sich DocuPortal.NET in bestehende IT Infrastrukturen.

Schnittstellen für jeden Einsatz

DocuPortal.NET Version 2005 verfügt über eine Web-Service Schnittstelle und ermöglicht Kunden und Partnern die Entwicklung zusätzlicher Module wie Import/Exporttools oder von Synchronisationsprodukten zu Groupware-Lösungen wie Lotus Notes oder Microsoft Exchange.

Besonders für den CAD Bereich eignet sich das Modul "Rendition Server". Es erzeugt in DocuPortal.NET Voransichtsgrafiken verschiedenster Formate. So lassen sich im Browser auch ohne Plug-Ins oder benötigte Applikation Word-Dokumente, Photoshop-Dateien oder CAD-Zeichnungen betrachten und zoomen.

Über Web-Ordner greifen Windows 2000/XP Arbeitsplätze direkt auf die Dateien und Ordner - ohne Browser - zu. Dazu stellt DocuPortal.NET einen integrierten WebDAV Server zur Verfügung. Dieser steuert nicht nur die Anzeige der Inhalte gemäß bestehender Berechtigungsstrukturen sondern erstellt auch im Hintergrund die Versionen und Historielisten. Die Dateien lassen sich aus jeder Applikation direkt über die Windows Standarddialoge öffnen und speichern. Sie werden außerdem bequem via Drag & Drop in DocuPortal.NET übertragen.

Neue Produkte in Sicht

DocuPortal wird auf der Systems 2005 weitere Produkte ankündigen. So erweitert das Unternehmen seine Produktpalette um ein revisionssicheres Langzeitarchiv "DocuPortal.Archive" und um ein Web Publishing Modul "DocuPortal.Publish". Damit lassen sich Unternehmensinhalte automatisiert in andere Formate und Ziele konvertieren, z.B. für die Internet-Seite eines Unternehmens.

Installation, Nutzung und Verfügbarkeit

DocuPortal.NET installiert sich innerhalb von Minuten. Die Einführung der Software kann ohne weitere Hilfe in kurzer Zeit vollzogen werden. Die Oberfläche ist selbsterklärend und die Mitarbeiter werden durch die einfache Darstellung dauerhaft motiviert.

Die Bedienung erfolgt vollständig über einen Web-Browser. Auf Plug-Ins, ActiveX oder Java Applikationen sowie Frames wird vollständig verzichtet. Selbst ein Cookie-loser Betrieb ist möglich und erfüllt damit hohe Sicherheitsanforderungen. Die Kommunikation kann über Web-übliche Technologien abgesichert werden, z.B. Secure Socket Layer (SSL).

Bereits für 4524,- EUR kann ab sofort die vollständige Unternehmenslösung erworben werden. Bis zur Veröffentlichung erhalten die Kunden die aktuelle und kompatible Version 2004 kostenlos.

DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.

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