Perfekte digitale Belegverarbeitung

Mit DocuPortal und Upload@24: Eingangsbelege früh digitalisieren

(PresseBox) (Bremen/Hamburg, ) Wie sich Eingangsrechnungen während des gesamten Bearbeitungsprozesses einsehen lassen, Zeitverzögerungen oder Verlust bei deren Bearbeitung ausgeschlossen werden und die Finanzbuchhaltung auf direktem Wege die Buchungssätze erhält – dies zeigen jetzt DocuPortal und Upload@24 mit einer gemeinsam entwickelten Lösung für die digitale Belegverarbeitung. Auf der kommenden Systems 2005 (Halle 2, Stand 230) wird das Produktpaket erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt.

Die elektronische Verarbeitung von Belegen bietet weit reichende Vorteile hinsichtlich Prozessgeschwindigkeit, Sicherheit und Systemintegration. Dabei ist eine der größten Hürden, den Medienbruch zwischen Papier und elektronischem Datensatz zu überwinden. Noch immer gelangt eine Vielzahl von Belegen in Papierform ins Haus. Lieferscheine müssen dabei gegengezeichnet werden und Eingangsrechnungen zum Teil lange Prüfungswege durchs Unternehmen zurücklegen.

Um eine frühe Digitalisierung zu ermöglichen, hat die Upload@24 IT Consulting GmbH jetzt auf Basis ihrer langjährigen Erfahrungen mit Output-Management Projekten entsprechende Schnittstellen für DocuPortal.NET entwickelt. Michael Schulze, Geschäftsführer von Upload@24: „Das Workflow System DocuPortal.NET mit seinem Umlaufmappen-Konzept ergänzt unsere Output-Konzepte perfekt um die Bearbeitung von Eingangspost. Dazu haben wir mit dem Document Processor inDOC eine sehr leistungsfähige Scan Schnittstelle für Scanner und digitale Kopiersysteme entwickelt, die alle wichtigen Daten aus dem gescannten Beleg extrahiert und automatisch die entsprechende Umlaufmappe im DocuPortal.Net ansteuert.“

DocuPortal-Geschäftsführer Jens Büscher: „Die Scan Schnittstelle aus dem Hause Upload@24 überzeugt durch hohe Treffsicherheit. Dabei laufen die Kosten, wie von DocuPortal.NET bekannt, nicht aus dem Ruder. Unsere integrierten Web Services sorgen für saubere Datenkommunikation zu den Document Processor Modulen – die perfekte digitale Belegverarbeitung.“

DocuPortal.NET definiert Umlaufmappen für elektronische Prozesse mit einem Web-basierenden Workflow-Designer. Unterstützt werden Aufgaben, Entscheidungen, Benachrichtigungen, Formularfelder, Eskalationen und Wiedervorlagen in sequentiellen und parallelen Prozessen. Do-cuPortal.NET stellt neben dem umfangreichen Workflow auch Dokumenten-, Content- und Wissensmanagement sowie Collaboration/Groupware zur ganzheitlichen Lösung von Organisationsproblemen eines Unternehmens bereit.

Je nach späterem Archivzugriff und Importfähigkeit der Finanzbuchhaltung (FiBu) werden unterschiedliche Verfahren unterschieden. Im Regelfall wird auf dem Eingangsbeleg ein Barcode-Etikett mit fortlaufender Nummer aufgebracht. Neben den Metadaten wird diese Information beim Scanvorgang digitalisiert und an die passende DocuPortal.NET Umlaufmappe übergeben. Ist der Vorgang abgeschlossen, wird die gesamte Information ins Archiv übermittelt. Parallel wird ein Buchungssatz für die FiBu erstellt oder der Barcode vom Beleg mittels eines Lesestiftes manuell in den Buchungssatz eingelesen. Nun können Sie sich aus der FiBu direkt den Eingangsbeleg anzeigen lassen, ohne die Applikation wechseln zu müssen.

DocuPortal.NET und Document Processor inDOC fokussieren mittelständische Unternehmen mit dem Anspruch, im Rahmen einer wirtschaftlichen, skalierbaren Lösung unter einem Dach sowohl Eingangspost als auch Ausgangsbelege professionell und frühzeitig digital zu managen und zu verarbeiten.

„Eingangsrechnungen sind nur ein Schwerpunkt unseres Konzeptes“, so Michael Schulze, „ebenso wichtig sind Dokumente, die unterschrieben oder ausgefüllt ins Haus zurückkommen und automatisiert weiter verarbeitet werden sollen. Ausgangsrechnungen zum Beispiel lassen sich mit unseren Lösungen automatisch um die gegengezeichneten Lieferscheine ergänzen.“

(www.docuportal.com, www.upload24.com )

DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.

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