Mehr als eine Pflichtübung!

Neun Tipps für die Erstellung professioneller Pflichtenhefte

(PresseBox) (Erlangen, ) Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, auf gut gemachte Pflichtenhefte zu verzichten. Doch meist werden sie stiefmütterlich behandelt. „Wir haben für so was keine Zeit“ – „Das haben wir schon immer so gemacht“ – „Ich bin Entwickler, kein Schreiber“. Dabei kann das richtige Handwerkszeug die Erstellung von Pflichtenheften erheblich vereinfachen.

Ein gut strukturiertes, übersichtliches und prägnantes Pflichtenheft spiegelt die Kompetenz eines Unternehmens wider. Es ist daher ein wichtiges Kommunikationsinstrument gegenüber dem Auftraggeber und meist zentraler Vertragsbestandteil. Wie der Verfasser aus der Pflicht eine Kür macht und dabei auch noch Zeit spart, weiß Johannes Dreikorn als Berater für technische Kommunikation. Er empfiehlt, bei der Erstellung von Pflichtenheften die folgenden Tipps zu beachten:

1. Analysieren Sie ihre Zielgruppen
Wer schreibt, sollte immer genau wissen, für wen. Gehen Sie bei Pflichtenheften immer davon aus, dass auch Mitarbeiter ohne technisches Hintergrundwissen beim Auftraggeber am Prozess beteiligt sind. Auch die möchten verstehen, wie Sie die Anforderungen erfüllen. Sie gewinnen sie für sich, indem Sie in Ihrem Pflichtenheft gezielt auf Verständlichkeit achten, vor allem bei der Verwendung von Fachwörtern.

2. Achten Sie auf eine schlüssige Gliederung
Liegt Ihnen für ein Projekt ein Lastenheft vor? Wenn ja, gilt: die Gliederung für das Pflichtenheft übernehmen. Dann kann der Auftraggeber eins zu eins vergleichen, wie Sie seinen Anforderungen gerecht werden. Wenn nicht: Für die Pflichtenheft-Gliederung von Software-Projekten ist beispielsweise die internationale „Software Requirement Specification“ (IEEE 830-1998) ein guter Ausgangspunkt. Für Automatisierungssysteme eignet sich die Richtlinie VDI/VDE 3694. Und auch für Ihre Branche finden Sie nach kurzer Recherche im Internet zahlreiche Pflichtenheft-Vorlagen und Gliederungsvorschläge.

3. Erarbeiten Sie eine Checkliste
Vollständigkeit ist das A und O beim Pflichtenheft. Dass Sie alle relevanten technischen Aspekte und Ihr Vorgehen eingehend erläutern, versteht sich von selbst. Wenn Sie aber beispielsweise juristische und organisatorische Rahmenbedingungen oder die konkrete Zeitplanung nicht im Pflichtenheft erklären, sortiert der Auftraggeber Ihr Konzept bei einer Ausschreibung vielleicht frühzeitig aus. Sammeln Sie also alle Anforderungen Ihrer Branche an ein Pflichtenheft und legen Sie fest, dass jedes dieser Dokumente anhand der Checkliste auf Vollständigkeit überprüft wird, bevor es an den Auftraggeber geht.

4. Lassen Sie Raum für offene Fragen
Selbst wenn eine Gliederung alle Projektanforderungen berücksichtigt, ist meist das eine oder andere Detail unklar. Planen Sie daher einen separaten Gliederungspunkt für offene Fragen ein. Immer wenn es während der Erstellung des Pflichtenhefts Klärungsbedarf mit dem Auftraggeber gibt, kann der Autor das in dieser Rubrik vermerken.

5. Schaffen Sie Übersichtlichkeit mit Tabellen
Eine übersichtliche, tabellarische Textstruktur erleichtert Lesern die Informationssuche. Sie ist im Pflichtenheft absolut legitim und vereinfacht außerdem die Arbeit für die Verfasser. Tabellen lassen sich leicht erweitern und sind ideal für Arbeitsteilung. Für jeden Inhaltsteil können Sie Tabellen-Templates vorfertigen, die einzelne Mitarbeiter ausfüllen. So entsteht Einheitlichkeit und kein wichtiger Aspekt kann unter den Tisch fallen.

6. Schreiben Sie einfach
Einfache, kurze Sätze im Präsens und eine eindeutige Wortwahl helfen Ihnen, Missverständnisse zu vermeiden. Denken Sie bei der Verwendung von Fremdwörtern immer an die Zielgruppe. Falls sich Mehrdeutigkeiten und Fachtermini nicht vermeiden lassen, ist ein Glossar sinnvoll, in dem Sie weniger geläufige Begriffe definieren und erklären.

7. Schreiben Sie direkt
Sprechen Sie ihren Leser, also den Auftraggeber, direkt an – das wirkt motivierend und freundlich. Wenn Sie das Kind beim Namen nennen („Wir entwickeln...“, „Sie profitieren...“), ist von vornherein klar, für wen welche Rechte und Verpflichtungen aus dem Pflichtenheft hervorgehen.

8. Schreiben Sie konkret
Vermeiden Sie Konjunktive und formulieren Sie aktiv statt passiv. So signalisieren Sie Verbindlichkeit und Verantwortlichkeit für Ihr Angebot und sind rechtlich auf der sicheren Seite.

9. Steigern Sie Ihre Effizienz durch Wiederverwendbarkeit
Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Die Gliederung, Templates und Textbausteine lassen sich für zukünftige Pflichtenhefte wiederverwenden. Und aus einem professionellen Pflichtenheft lässt sich leicht eine Projektdokumentation ableiten. Sie sparen durch Mehrfachnutzung nicht nur Zeit und Geld, sondern tun nebenbei etwas für die Einheitlichkeit Ihrer Kommunikation, die so für Ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten leichter nachvollziehbar ist.

doctima GmbH

Die doctima GmbH, Erlangen, unterstützt Unternehmen und Institutionen bei der effizienten zielgruppengerechten Kommunikation. Zielgruppengerechte Kommunikation und konsequente Straffung der redaktionellen Prozesse senken nachweislich Kosten und stärken die Kundenbindung. Um das zu erreichen, erarbeitet doctima für spezifische Aufgabenstellungen individuelle Lösungen. Nach eingehender Analyse optimiert und erstellt doctima für ihre Kunden komplexe Texte und gestaltet Redaktionsprozesse je nach den gesetzten Zielvorgaben. Dabei setzt doctima auf erprobte linguistische Methodik. Eine durchgängige Verständlichkeit und Einheitlichkeit der Kommunikation wird damit sichergestellt. Zu den Kunden von doctima zählen unter anderem namhafte Unternehmen aus den Branchen Informationstechnologie, Medizintechnik, Maschinenbau und Automatisierungstechnik sowie zahlreiche Krankenkassen, Versicherungen und Behörden. Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie unter www.doctima.de.

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