Unternehmen könnten noch mehr aus dem Rechnungseingang rausholen

Einkaufsexperten sehen die Potenziale in der Verknüpfung mit der Rechnungslogistik – doch es gibt noch Platz nach oben

(PresseBox) (Düsseldorf, ) Einer Umfrage der GfK auf der Fachmesse e-procure & supply zufolge, gibt es noch einigen Optimierungsbedarf in der Verknüpfung von Rechnungsprozessen und e-Procurement. Die Umfrage wurde im Auftrag des Itella-Partners ONVENTIS durchgeführt und spiegelt den Bedarf nach effizienten Source to Pay-Lösungen wieder. Erfreulich ist, dass 78 Prozent der Einkaufsexperten in ihrem Unternehmen Systeme zur Optimierung des Rechnungseingangs einsetzen. Auffallend dabei ist jedoch, dass 19 Prozent solche Systeme lediglich zum „späten Scannen“ verwenden. Das bedeutet, dass Rechnungen nach der Bearbeitung nur zum Archivieren gescannt werden, anstatt diese von Anfang an direkt digital zu bearbeiten. Dabei würde eine Umstellung auf frühes Scannen den Vorteil haben, dass die Rechnungen nicht nur in einen elektronischen Workflow übergeben werden können, sondern auch ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist.

Neben einer erheblichen Zeitersparnis können Unternehmen durch eine Verbindung der Systeme auch finanzielle Vorteile wie etwa Skonti herausholen – doch viele der Befragten schöpfen das Potenzial ihrer Prozesse noch nicht vollständig aus. So ist das System zur Optimierung des Rechnungseingangs nur bei 39 Prozent der Befragten mit dem e-Procurement System verknüpft. Dabei bietet gerade diese Verknüpfung erhebliche Vorteile. Die Bestelldaten können automatisch mit den Rechnungsdaten verglichen werden und die Zahlungsanweisung nach Übereinstimmung ohne manuellen Freigabeprozess erfolgen.

„Wenn man bedenkt, dass Unternehmen allein bei den Prozesskosten der Rechnungseingangs-bearbeitung bis zu 90 Prozent einsparen können, ist es umso erfreulicher, dass die Befragten in ihrem Unternehmen Systeme zur Optimierung des Rechnungseinganges einsetzen wollen“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Die Verantwortlichen können jedoch noch mehr aus ihren Prozessen herausholen. Die Prozentzahl derjenigen, die solche Systeme zum „späten Scannen“ verwenden, zeigt wie absurd dieser Prozess oft ist. Unternehmen könnten ihren Workflow sofort bei Eingang einer Rechnung optimieren, indem gleich zu Beginn des Prozesses jede Rechnung digitalisiert wird.“

Die Initiative den Rechnungseingang zu optimieren kommt zu 70 Prozent aus der Finanzbuchhaltung, gefolgt vom Einkauf mit 55 Prozent. Nur in 18 Prozent der Fälle ist es die Geschäftsleitung und in 17 Prozent die IT Abteilung, die die Optimierung anstößt.

Die Ergebnisse der von ONVENTIS und der Beschaffung Aktuell initiierten Befragung können auf der Website www.onventis.de unter „Kontakt“ kostenlos bestellt werden. An der von der GfK auf der e_procure & supply 2010 durchgeführten Umfrage beteiligten sich 108 Einkaufsexperten.

docsellent GmbH

Itella Information ist Europas führender Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik, insbesondere im Bereich der Optimierung von Rechnungsprozessen. Das Unternehmen bietet eine einzigartige Kombination aus 40 Jahren Erfahrung im klassischen Archiv- und Print-Outsourcing und modernster Technologie für den elektronische Dokumenten- und Datenaustausch sowie das e-Invoicing. Itella Information, ein Geschäftsbereich der Itella Corporation (vormals Finland Post Corporation), agiert mit zirka 2.200 Mitarbeitern in derzeit 15 europäischen Ländern und erzielte 2009 einen Umsatz von zirka 250 Millionen Euro. Der Hauptsitz von Itella Information in Deutschland ist Düsseldorf. Weitere Informationen sind unter www.itella.de, www.itella.com und www.rechnungslogistik.de zu finden.

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