Anbieter demonstrieren auf der DMS das digitale Büro

Und es geht doch

(PresseBox) (Essen, ) Mit einem neuen Highlight wartet die DMS in diesem Jahr auf. Zehn Anbieter zeigen auf der Sonderfläche Digitales Büro innerhalb der DMS-Messe, wie papierbasierte Dokumente in einem Unternehmen völlig digital – vom Posteingang bis zum -ausgang – verarbeitet werden. Heute gab der neue Messeveranstalter – die Koelnmesse GmbH – weitere Details zu dem ambitionierten Projekt bekannt, welches in Zusammenarbeit mit dem Competence Center Postbearbeitung des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. entwickelt wurde.
Die DMS 2005 findet vom 27. bis 29. September noch einmal in Essen statt, bevor sie in 2006 eine neue Heimat in den Hallen der Koelnmesse findet.

Jetzt steht fest, welche Anbieter mit welchen Systemen exemplarisch das „digitale Büro“ vertreten. Zielsetzung des Projektes ist es, für den Messebesucher die komplexen Technologien rund um die elektronische Verarbeitung von Dokumenten und Informationen in Unternehmen zu veranschaulichen. Er kann wie in einem „echten“ Unternehmen die einzelnen Verarbeitungsstationen begleiten und die jeweiligen Systeme im praktischen Einsatz beobachten:

Posteingangsstelle – das Tor zum digitalen Büro

Dafür betritt er das digitale Büro zunächst an der Posteingangsstelle und sucht sich aus, ob er den Weg einer Rechnung, einer Bestellung, einer Bewerbung, einer Seminareinladung oder eines anderen Schriftstücks durch das Musterunternehmen mitverfolgen möchte. Dann wird es vom schnellsten Vollfarb-Scanner ImageTrace IV von IBML, digitalisiert. Der Scanner ist außerdem in der Lage, eingehende Dokumente nach Barcode, Patchcode, Farbe und anderen Merkmalen zu sortieren. Bei einer Maximalgeschwindigkeit von bis zu 380 Seiten pro Minute und Auflösungen von 200 bzw. 300 dpi ist der ImageTrac IV der derzeit weltweit leistungsfähigste Farbscanner für gemischtes Beleggut. Anschließend übernimmt die „Out-of-the-box“Lösung Ascent Capture von Kofax die Datenerfassung, während die „Digital Mailroom Solution“ von Docutec die Dokumente erkennt, klassifiziert und indexiert.

Elektronische Signatur, Workflow und Archiv

Nach den Arbeitsstationen Scannen, Validierung und Klassifizierung wird ein definierter Belegkreis zur Signatur-Arbeitsstation weitergeleitet. Realisiert wird die Signatur unter der Benutzeroberfläche von DocuWare 5.0. Diese neue Version der Dokumenten-Management-Software unterstützt die notwendigen Funktionalitäten sowohl für eine Einzelsignatur als auch für die Massensignatur. Je nachdem, um welche Dokumentenart es sich handelt, wandert das Dokument automatisch in den Einkauf /Kreditorenbuchhaltung, die Vertriebs- oder die Personalabteilung.

Die Zuordnung und die Steuerung der Vorgänge übernimmt der Workflow-Server scanview, präsentiert vom Scanpoint-Partner Synchron Consulting GmbH. Die Informationen, die die Abteilungen zu verarbeiten haben, stehen in dem integralen Archiv-, Dokumenten- und Workflowmanagement-System d.3 von der d.velop AG zur Verfügung. Hier werden die eingegangenen Dokumente archiviert und sämtliche Unternehmensinformationen sind darin zentral verwaltet.

Bearbeitung in den verschiedenen Abteilungen

In der Abteilung Einkauf / Kreditorenbuchhaltung ist die Arbeitsstation „Rechnungsprüfung“ von der AnyDoc Software GmbH realisiert. Mit AnyDoc Invoice, einer Freeform Lösung, werden Kopf- und Positionsdaten von Eingangsrechnungen ausgelesen. Bestelldaten aus der Warenwirtschaft unterstützen den Ablauf. Sind weitere Bearbeitungsschritte nötig, wird das Dokument per Workflow weitergeleitet zur weiteren Rechnungsprüfung bzw. Abzeichnung.
Bewerbungen wiederum landen in der Personalstelle. Um eine digitale Personalakte anzulegen, werden alle relevanten Daten zur Person, zum Lebenslauf und zur Ausbildung sowie das Foto automatisiert erfasst. Hierfür wird die Bewerbung mit Hilfe der Software DOKuStar in die einzelnen Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf etc.) aufgeteilt. Die Daten werden anschließend in das Personalinformationssystem übertragen. Die gezeigten Kernprodukte von Océ Document Technologies sind integriert in eine flexible Dokumenten-Input-Lösung.

In der Vertriebsabteilung zeigt die CRR Datensysteme GmbH den Bestelleingang und Beschwerde-/Reklamations-Management auf Basis von Microsoft CRM. Beim Bestelleingang wird der Vertriebsmitarbeiter über die Bestellung seines Kunden/Interessenten informiert. Gleichzeitig wird über einen internen Workflow eine Aufgabe zur Realisierung und Kontaktaufnahme an den Service gestellt. Beim Beschwerdemanagement wird ebenfalls der Vertrieb informiert. Zudem laufen die Daten in eine Warteschlange, die eine automatische Antwort mit dem Hinweis, dass die Beschwerde in Bearbeitung ist, anstößt. Die Mitarbeiter arbeiten die Beschwerden der Warteschleife der Reihe nach ab, und veranlassen automatisiert über einen internen Workflow weitere Folgeaktivitäten. Alle Aktivitäten werden direkt unter dem Kunden dokumentiert. Die integrierten Module für Vertrieb und Kundenservice erlauben es Mitarbeitern, sämtliche Kundeninformationen über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg zu teilen.

Postausgang

Der Postausgang ist die letzte Station des Dokumenten- und Informationsdurchlaufs im Unternehmen. Nachdem sie einen komplett digitalen Weg hinter sich haben, entsteht jetzt wieder Papier in Form einer Gutschrift oder Antwort. Hier kommen zum Abschluss die Produkte der Neopost GmbH & Co. KG zum Einsatz. Sie sortieren die Post und führen sie optimiert dem Versand zu.

DMS EXPO c/o Koelnmesse GmbH

Die erste DMS EXPO wurde 1995 in Stuttgart mit knapp 70 Ausstellern aus den Bereichen elektronische Archivierung, Imaging und Dokumenten-Management eröffnet. 1998 zog das jährliche Branchen-Highlight mit inzwischen mehr als 220 Ausstellern nach Essen. Ab 2006 findet die DMS erstmals in einer der neuen Messehallen der Koelnmesse statt.

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