Die digitale Papierakte / Akten bearbeiten wie im richtigen Leben

Zur diesjährigen CeBIT präsentiert BGS gemeinsam mit der nextevolution AG die innovative Lösung zur elektronischen Aktenbearbeitung

(PresseBox) (Mainz, ) Für die öffentliche Verwaltung steht das Jahr 2009 im Zeichen der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Damit kommen auf die Verwaltungsprozesse und somit auf die IT-Ausstattung völlig neue Anforderungen zu, die in anderen Branchen zum Teil bereits umgesetzt wurden: Moderne IT-Lösungen müssen grundsätzlich flexibel an die Prozesse anpassbar und mittels SOA in die IT-Landschaften eingebettet werden können. Somit ist auch der Markt für moderne Dokumenten-Management-Lösungen wieder in Bewegung gekommen.

"Die Kunden werden wieder investieren müssen, um zeitgemäße Lösungen nutzen zu können, die auch den neuen technologischen Anforderungen gerecht werden", erläutert BGS-Bereichsleiter Stefan Beierer. "Andererseits müssen wir diesen Innovationszyklus nutzen, um auch in der Ergonomie der Systeme echte Innovationen bieten zu können. Eine Neubeschaffung ohne funktionalen Mehrwert ist in Zeiten knapper Kassen kaum zu verargumentieren. Von daher lag für uns der Schluss nahe, unsere Erfahrungen, die wir seit zehn Jahren im Verwaltungsumfeld erworben haben, in eine moderne Lösung für die Aktenbearbeitung einzubringen".

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Kein DMS-Arbeitsplatz im herkömmlichen Sinne, sondern eine moderne, web-basierte "Akten-Workbench", die immer die komplette Akte zu einem Vorgang und alle notwendigen Bearbeitungswerkzeuge auf einen Blick bereithält. Wie die einzelnen Dokumente beschaffen sind, ist weniger von Interesse, dies erledigt das System. Der Nutzer kann sich ohne Rücksicht auf Dokumentgrenzen durch die Akte blättern und Anmerkungen vornehmen oder auch auf Knopfdruck die komplette Akte als pdf-File abspeichern. Weitere Features zur Integration von E-Mails und Scanlösungen bis hin zur elektronischen Ablage sind geplant.

Die digitale Papierakte wurde auf der technologischen Basis IBM FileNet P8 umgesetzt, die auf Grund ihrer offenen Architektur und ihres hohen Verbreitungsgrades ein hohes Maß an Investitionssicherheit bietet.

Wie bereits in den vergangenen Jahren präsentiert BGS in diesem Jahr auch diese innovative Lösung als strategischer Partner auf dem Gemeinschaftsstand des Landes Rheinland-Pfalz in Halle 9 Stand C39.

DATAGROUP SE

Die BGS Systemplanung AG ist ein bundesweit tätiges Beratungs- und Softwareunternehmen mit Branchenfokus auf Einrichtungen der öffentlichen Hand. Zu den zahlreichen Kunden zählen die Bundeswehr, Landes- und Bundesministerien, öffentlich-rechtlichen Medienanstalten und kommunalen Einrichtungen. Das Unternehmen bietet Lösungen für die nachfolgenden Einsatzbereiche an: Logistische Verfahren im Verteidigungsbereich, Bewirtschaftungs- und Fördermittelverfahren für Landesverwaltungen, Registerwesen für Justizverwaltungen, Lösungen für Agrarverwaltungen mit GIS-Integration sowie Systeme für das Archiv-, Wissensund Dokumentenmanagement.

Die BGS Systemplanung AG ist ein Unternehmen der nextevolution Consulting Gruppe.

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