Der Rotstift bleibt stecken: Günstig reisen statt Geschäftsreise streichen

CorporateWorld: Online-Reisekostenabrechnungssystem verbessert und kostenfrei

(PresseBox) (Hamburg, ) Die Krise zwingt Unternehmen zum Sparen. Viele Unternehmen streichen daher zunehmend ihre Geschäftsreisen und verzichten so auf wichtige persönliche Treffen. Dabei lassen sich Geschäftsreiseausgaben durch den Einsatz von effizienten Online-Buchungsportalen mit intelligenten Reisekostenabrechnungssystemen um bis zu 30% senken. Der Geschäftsreisespezialist CorporateWorld hat jetzt sein Abrechnungstool TravelExpense um neue Funktionen erweitert. So können Unternehmen künftig die in TravelExpense hinterlegten gesetzlichen Pauschalen für das Inund Ausland, z.B. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, bei Bedarf um individuelle Pauschalen ergänzen. Außerdem ist es Nutzern von TravelExpense nun möglich, Ausgaben ohne dazugehörige Geschäftsreise abzurechnen, etwa wenn ein Geschäftspartner vor Ort zum Mittagessen eingeladen wird. Ab sofort bietet die CorporateWorld GmbH ihr webbasiertes Reisekostenabrechnungssystem TravelExpense Inhabern der CorporateWorld Firmenkreditkarte kostenfrei an. Die Nutzung von TravelExpense über das Buchungsportal www.corporateworld.biz kostete bisher 18 Euro pro Jahr und Nutzer für eine unbegrenzte Zahl an Abrechnungsvorgängen. So ermöglicht CorporateWorld Unternehmen eine noch effizientere und ökonomischere Abwicklung und Kontrolle ihrer Geschäftsreisekosten.

Ob Kundentermin, Konferenz oder Vertriebsgespräch - die Reisekosten summieren sich schnell. Statt Geschäftsreisen zu streichen, sollten Unternehmen über effiziente Travel Management-Lösungen nachdenken, mit deren Hilfe sie einen besseren Überblick über die anfallenden Kosten bekommen und so ihre Ausgaben langfristig senken könnten. Hat ein Unternehmen zum Beispiel sein Hotelbuchungsvolumen ermittelt, lassen sich über Firmenratenverhandlungen leicht neue günstigere Tarife vereinbaren. Nach der aktuellen Geschäftsreiseanalyse des Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) verwenden jedoch nur 15% der befragten Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern eine Software für ihre Reisekostenabrechnung, während es hingegen bei größeren Unternehmen (251-500 Mitarbeiter) 43% sind.*

CorporateWorld, Spezialist für die Planung, Buchung, Abrechnung und Auswertung von Geschäftsreisen, hilft Unternehmen versteckte Synergiereserven aufzudecken und hat jetzt nicht nur die Funktionalität des Reisekostenabrechnungssystems TravelExpense erweitert, sondern bietet es Inhabern der CorporateWorld MasterCard auch ab sofort kostenfrei an. Die marktüblichen Preise für jede einzelne Reisekostenabrechnung liegen zwischen 3 und 6,50 Euro. Mit Hilfe von TravelExpense lassen sich Reisekosten schnell und übersichtlich abrechnen, denn alle über die CorporateWorld MasterCard getätigten Umsätze sowie zusätzlich manuell ergänzte Barausgaben einer Geschäftsreise können aus dem Management- Informationssystem (MIS) DataOnline in TravelExpense importiert werden. Die an TravelExpense weitergegebenen Daten lassen sich dann zügig den gewünschten Abrechnungszeiträumen zuordnen und zu Kostenbelegen aufbereiten, die bei der Buchhaltung eingereicht werden können. Geschäftsreisende sparen durch die schlanken und einfachen Prozesse von TravelExpense nicht nur erheblich Zeit bei der Reisekostenabrechnung, sondern haben eine bessere Übersicht über die entstandenen Kosten. Kennt das Unternehmen seine Kosten, lassen sich Einsparpotentiale leichter identifizieren.

Neu ist auch die Möglichkeit, dass Unternehmen die in TravelExpense hinterlegten gesetzlichen Pauschalen für das In- und Ausland, wie z.B. Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen, um individuelle Vorgaben ergänzen können. Bei individuellen Pauschalen, die über den gesetzlich vorgegebenen Werten liegen, wird der geldwerte Vorteil automatisch berechnet. TravelExpense berücksichtigt die Pauschalen automatisch bei jeder Reisekostenabrechnung. Künftig können mit TravelExpense außerdem Belegabrechnungen ohne eine dazugehörige Reise erstellt werden, da Mitarbeiter der Buchhaltung immer wieder auch Belege einreichen müssen, die nicht im Zusammenhang mit einer Reise stehen, sondern beispielsweise Kosten enthalten für den Business-Lunch mit dem Geschäftspartner, eine innerstädtische Taxifahrt oder Büromaterialien.

"Wir beobachten in den letzten Monaten ein verstärktes Interesse am Thema Reisekostenabrechnung auf Unternehmerseite", erklärt Günther Hasselmann, Geschäftsführer der CorporateWorld GmbH. "Deshalb möchten wir gerade kleineren und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geben, ein Reisekostenabrechnungssystem zu nutzen, mit dem sie ihre Geschäftsreiseprozesse drastisch vereinfachen können und bieten daher TravelExpense künftig kostenlos an", führt Hasselmann weiter aus. Aufgrund der ständig steigenden Anzahl der CorporateWorld MasterCard-Inhaber erzielt CorporateWorld erhebliche Skalenvorteile, die das Unternehmen nun an seine Kunden weitergibt. Dabei verfolgt CorporateWorld das Ziel, das Leistungsspektrum und den Service von TravelExpense stetig zu verbessern. "Bei der Umsetzung haben wir besonderes Augenmerk auf die Datensicherheit gelegt und die Prozesse der Datenübergabe, insbesondere den Import der Kreditkartendaten, vom TÜV überprüfen lassen", ergänzt Günther Hasselmann.

* VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009, www.vdr-service.de

CorporateWorld Management Gesellschaft für Buchungs- und Abrechnungssysteme mbH

Die 2004 gegründete CorporateWorld ist spezialisiert auf die Entwicklung innovativer Lösungen für die Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Gemeinsam mit Partnern aus dem Bankwesen und der Touristik und einem speziell für die Steuerung von Geschäftsreisen entwickelten Online-Portal bietet CorporateWorld seinen Kunden ein ganzheitliches Konzept mit maßgeschneiderten Lösungen für den gesamten Reiseprozess. CorporateWorld bietet eine Komplettlösung, die auf zwei zentralen Instrumenten beruht, dem CorporateWorld Online-Portal für die umfassende Planung, Buchung, Kontrolle und Abrechnung von Geschäftsreisen und der CorporateWorld MasterCard. Die Nutzung des Portals ist Karteninhabern vorbehalten. Diesen steht damit ein Portal zur selbständigen Planung und Buchung von Geschäftsreisen in den Bereichen Flug, Bahn, Autovermietung und Hotel unter Berücksichtigung unternehmenseigener Reiserichtlinien zur Verfügung. Daneben verfügen Karteninhaber über einen länderspezifischen Informationsdienst mit individuellem Reiseplaner. Als Zahlungsmittel dient die CorporateWorld MasterCard, die sich neben einem verlängerten Zahlungsziel von bis zu 28 Tagen auch durch ein umfangreiches Versicherungspaket auszeichnet, unabhängig vom Einsatz der Karte auf Dienstreisen. Im CorporateWorld Online-Portal stehen Karteninhabern zudem sowohl die monatliche Kreditkartenabrechnung wie auch ein Tool für die Reisekostenabrechnung zur Verfügung, mit dem Buchungsbelege online jederzeit erstellt werden können.

Für die Ausgabe der Kreditkarten kooperiert CorporateWorld mit zwei renommierten Finanzinstituten, der Landesbank Baden-Württemberg / Baden-Württembergische Bank und der Commerzbank.

Mehr Infos unter www.corporateworld.biz.

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