Controlware, renommierter deutscher Systemintegrator und IT-Dienstleister, unterstützt Unternehmen bei der benutzergesteuerten Klassifizierung ihres Datenbestandes. Dokumentenklassifizierung ist die Voraussetzung für die Planung und Umsetzung von Data Loss Prevention-Projekten (DLP) und garantiert lückenlose Sicherheit.
Um Compliance-Richtlinien zu erfüllen und sich gegen Regressforderungen abzusichern, müssen Unternehmen sensible Dokumente und Informationen vor unerlaubten Zugriffen und Datenverlust schützen. Mittlerweile bieten zahlreiche Hersteller im Bereich DLP Lösungen an, die an den Schnittstellen nach außen überprüfen, ob ein Dokument das Haus verlassen darf. Auf diese Weise lässt sich zuverlässig verhindern, dass Mitarbeiter vertrauliche Daten per E-Mail verschicken, auf USB-Sticks kopieren oder unberechtigterweise ausdrucken. Die größte Herausforderung besteht für Unternehmen darin, zu definieren, welche Dokumente überhaupt sensibel und damit schützenswert sind. "Einige Lösungen durchsuchen Dateien lediglich nach vorher definierten Schlagworten, um geschäftskritische Daten zu klassifizieren", erläutert Jörg Heckwolf, Solution Manager Information Security bei Controlware. "Diese Methode ist jedoch fehleranfällig, da sie 'false positives' erzeugt - Dokumente werden geblockt, obwohl ihr Inhalt unbedenklich ist. Das verzögert Arbeitsprozesse und schwächt die Akzeptanz bei den Usern. Viele DLP-Projekte sind in der Vergangenheit genau an diesem Problem gescheitert und warten heute noch auf ihre Umsetzung."
Exakte Klassifizierung durch Mitarbeiter
Als Alternative zur automatischen Datenklassifizierung bietet Controlware eine Lösung an, die den Mitarbeiter in die Klassifizierung einbezieht. Anwender werden nach der Erstellung oder Bearbeitung einer Datei automatisch aufgefordert, das entsprechende Dokument per Mausklick mit einer Klassifizierung zu versehen. Die Klassifizierung ist verbindlich und wird im System mit dem Namen des Benutzers und einem Zeitstempel erfasst. Auf diese Weise lässt sich jederzeit rekonstruieren, welcher Mitarbeiter welches Dokument wann mit welcher Klassifizierung eingestuft hat. Um eine einfache Handhabung sicherzustellen, lässt sich die Lösung dabei nahtlos in jedes Office-Programm integrieren und auf alle gängigen Dateiformate anwenden - seien es Briefe, Präsentationen, Bilder oder E-Mails. "Im Laufe der Zeit bekommt der Kunde so einen lückenlos und exakt klassifizierten Datenbestand - bei minimalem Aufwand für jeden einzelnen Anwender", erklärt Jörg Heckwolf. "Parallel erhöht diese Klassifizierungsmethode das Sicherheitsdenken der Mitarbeiter, da sie alle Datei-Inhalte nach ihrem Risikopotential bewerten müssen. Das ist die perfekte Ergänzung zu jeder Awareness-Schulung."
Wird die Klassifizierung anschließend mit einer leistungsfähigen DLP-Lösung kombiniert, sichern Unternehmen ihre gesamten internen Daten wirkungsvoll ab. Controlware verfügt über langjährige, bereichsübergreifende Erfahrung im DLP-Umfeld. Der Systemintegrator berät Unternehmen bei der Wahl der passenden Lösung und übernimmt auf Wunsch Konzeption, Implementierung und Support.
Um Compliance-Richtlinien zu erfüllen und sich gegen Regressforderungen abzusichern, müssen Unternehmen sensible Dokumente und Informationen vor unerlaubten Zugriffen und Datenverlust schützen. Mittlerweile bieten zahlreiche Hersteller im Bereich DLP Lösungen an, die an den Schnittstellen nach außen überprüfen, ob ein Dokument das Haus verlassen darf. Auf diese Weise lässt sich zuverlässig verhindern, dass Mitarbeiter vertrauliche Daten per E-Mail verschicken, auf USB-Sticks kopieren oder unberechtigterweise ausdrucken. Die größte Herausforderung besteht für Unternehmen darin, zu definieren, welche Dokumente überhaupt sensibel und damit schützenswert sind. "Einige Lösungen durchsuchen Dateien lediglich nach vorher definierten Schlagworten, um geschäftskritische Daten zu klassifizieren", erläutert Jörg Heckwolf, Solution Manager Information Security bei Controlware. "Diese Methode ist jedoch fehleranfällig, da sie 'false positives' erzeugt - Dokumente werden geblockt, obwohl ihr Inhalt unbedenklich ist. Das verzögert Arbeitsprozesse und schwächt die Akzeptanz bei den Usern. Viele DLP-Projekte sind in der Vergangenheit genau an diesem Problem gescheitert und warten heute noch auf ihre Umsetzung."
Exakte Klassifizierung durch Mitarbeiter
Als Alternative zur automatischen Datenklassifizierung bietet Controlware eine Lösung an, die den Mitarbeiter in die Klassifizierung einbezieht. Anwender werden nach der Erstellung oder Bearbeitung einer Datei automatisch aufgefordert, das entsprechende Dokument per Mausklick mit einer Klassifizierung zu versehen. Die Klassifizierung ist verbindlich und wird im System mit dem Namen des Benutzers und einem Zeitstempel erfasst. Auf diese Weise lässt sich jederzeit rekonstruieren, welcher Mitarbeiter welches Dokument wann mit welcher Klassifizierung eingestuft hat. Um eine einfache Handhabung sicherzustellen, lässt sich die Lösung dabei nahtlos in jedes Office-Programm integrieren und auf alle gängigen Dateiformate anwenden - seien es Briefe, Präsentationen, Bilder oder E-Mails. "Im Laufe der Zeit bekommt der Kunde so einen lückenlos und exakt klassifizierten Datenbestand - bei minimalem Aufwand für jeden einzelnen Anwender", erklärt Jörg Heckwolf. "Parallel erhöht diese Klassifizierungsmethode das Sicherheitsdenken der Mitarbeiter, da sie alle Datei-Inhalte nach ihrem Risikopotential bewerten müssen. Das ist die perfekte Ergänzung zu jeder Awareness-Schulung."
Wird die Klassifizierung anschließend mit einer leistungsfähigen DLP-Lösung kombiniert, sichern Unternehmen ihre gesamten internen Daten wirkungsvoll ab. Controlware verfügt über langjährige, bereichsübergreifende Erfahrung im DLP-Umfeld. Der Systemintegrator berät Unternehmen bei der Wahl der passenden Lösung und übernimmt auf Wunsch Konzeption, Implementierung und Support.
