COI installiert umfassende ECM-Lösung bei der AFT GmbH

AFT archiviert Dokumente und organisiert Kernprozesse mit dem Dokumenten Management System (DMS) COI-BusinessFlow der COI GmbH

(PresseBox) (Herzogenaurach, ) Der im Automotive Segment renommierte Automatisierungs- und Fördertechnik-Hersteller, die AFT Group, hat sich bei der Auswahl für ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Software COI-BusinessFlow der COI GmbH aus Herzogenaurach entschieden. Das Unternehmen hat mit Hilfe der COI eine integrierte Gesamtlösung für das Lieferanten- und Kundenmanagement eingeführt. Hierbei werden alle Kernprozesse im Unternehmen miteinander verknüpft.

In der nun abgeschlossenen Projektphase wurde als erstes der Rechnungseingang automatisiert. Hierbei ist das von AFT eingesetzte Navision ERP-System zum automatisierten Abgleich von Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen mit dem COI-DMS gekoppelt. Für den notwendigen Prüf- und Genehmigungsprozess wurde aus Kostengründen die Integration des durch AFT eingesetzten E-Mail-Systems verwendet. Ein weiterer Vorteil war hier, dass sich die Anwender weiterhin in der seit Jahren gewohnten Bedienoberfläche bewegen. Damit hat sich die Akzeptanz deutlich erhöht und die Schulungskosten für die Einführung minimiert.

Nach der integrierten Rechnungsprüfung wurden bei AFT die Kernprozesse für Angebotsverwaltung, Lieferanten- und Vertragsmanagement über das zentrale DMS-System zusammengeführt. Bisher wurden z. B. für jedes Kundenangebot verschiedene Lieferantenangebote eingeholt, die dann nicht katalogisiert wurden. Mit dem heutigen System kann auf die jeweils neueste Version eines Angebotes für ein definiertes Spektrum an Lieferanten zugegriffen werden und damit schnell, kostengünstig und normiert einen definierten Unternehmensstandard als Angebotsgegenstand nachfragen. Nach Auftragserteilung werden nun alle Dokumente und Verträge versioniert in den entsprechenden Dokumentstrukturen verwaltet und stehen den berechtigten Anwendern in der jeweils gültigen Version zur Verfügung. Die Prozesskosten der AFT haben sich durch dieses Vorgehen erheblich reduziert.

Für die Entscheidung zugunsten von COI waren laut Jürgen Mitsch, Geschäftsführer der AFT Group, unter anderem die langjährige Kompetenz im Maschinen- und Anlagenbau, weitgehende Projekterfahrung im ERP-Umfeld sowie die vielfach bewährte Technik des Systems der Herzogenauracher ausschlaggebend. Positive Auswirkung hatte zudem, dass das Archiv, das DMS sowie die Workflow-Komponente problemlos abteilungs- oder unternehmensweit ausgebaut werden kann.

"Mit COI-BusinessFlow wird der komplette Dokumentendurchlauf bei AFT optimiert. Es ergeben sich im späteren Betrieb erhebliche Kostenvorteile, da nun eine einheitliche Sicht auf alle relevanten Kunden- und Projektdokumente erreicht wird.", erklärt Andreas Schwarze, Geschäftsführer der COI GmbH.

Informationen zur AFT Group

AFT - steht für Automatisierungs- und Fördertechnik GmbH & Co. KG

Transportieren, Ein- und Auslagern, Palettieren, Kommissionieren, Heben, Senken, Kippen und Positionieren. Das ist die Welt, in der sich die AFT Automatisierungs- und Fördertechnik GmbH bewegt. Und doch verstehen wir unter Bewegung weit mehr als einen physikalischen Vorgang. Elektrohängebahnen haben sich als rationelle, flurfreie Fördersysteme bestens in der Industrie bewährt. In anderweitig nicht nutzbaren Hallenebenen angebracht (z.B. unter der Decke), ermöglichen sie ein geräuscharmes und effizientes Transportieren, Sortieren, Speichern, Puffern und Bereitstellen von Gütern und Waren - und das auch über Steigungen und Gefällstrecken.

In der Automobilindustrie wird Engineering-Kompetenz mehr und mehr zu dem dominierenden Wettbewerbsfaktor. Die AFT-Gruppe ist auf die Anforderungen von morgen gut vorbereitet: Die von uns entwickelte Kombination aus Datenbank und Expertensystem stellt die optimale Ergänzung zu unserem modernen, leistungsfähigen CAD-System und der Zeichnungsverwaltung dar. Weitere Informationen finden Sie unter www.aft.de.

COI Consulting für Office und Information Management GmbH

Die 1988 gegründete COI GmbH zählt heute zu den technologisch führenden Anbietern im Bereich Archivierung, Dokumenten-, Workflow- und Informationsmanagement. Das Produktangebot deckt die Anforderungen des Enterprise Content Management umfassend ab und beinhaltet Lösungen für die E-Mail-Archivierung, prozessübergreifendes Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Belegverarbeitung, ERP-Archivierung, Product Life Cycle Management, Document Compliance und Storage-Konsolidierung sowie Spezialanwendungen für die pharmazeutische Industrie.

Die unter der Dachmarke COI-BusinessFlow® vertriebenen Produkte werden heute weltweit bei Unternehmen und Organisationen aus verschiedensten Branchensegmenten mit großem Erfolg eingesetzt. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung verfügt die COI über höchste Kompetenz in der Umsetzung und Realisierung spezifischer Anforderungen und Prozesse. Der Fortschritt der Produkte und Innovationen in Funktionalität und Design werden durch konstante Investitionen in die Entwicklung gesichert. Marktentwicklungen und neue Trends werden hierbei berücksichtigt und sinnvoll in die Technologie eingebracht.

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