(ci solution) - Würzburg, 26.07.2010 – Die Kommunikation via Email hat sich die letzten Jahre bedeutend gewandelt. Wurde früher E-Mail nur als schnelles, formloses und vor allem unverbindliches Mittel zur Kommunikation angesehen wird dies heutzutage - genau genommen seit dem 1. Januar 2007 - jede Mail sogar als Geschäftsbrief angesehen. Und damit wird auch deren Archivierung zur gesetzlichen Pflicht. Sichern Sie einfach, zuverlässig und gesetzeskonform mit ci-Archiv.
Das Thema Archivierung, speziell E-Mail-Archivierung wird von verschiedensten Herstellern von Archiv-Software sehr Unterschiedlich aufgefasst. Oftmals wird die „Problematik“ einfach nur von einem Exchange z.B. auf einen SQL-Server (oder sonstiger SQL) transportiert. Das Ergebnis ist letztlich aber immer das gleiche: Die Datensicherung hat nicht weniger zu tun. Im Gegenteil: Ständige Zunahme der Daten, allem voran der Exchange (E-Mail) Datenbank sorgt für immer länger dauernde Sicherungen oder hochwertigeren und damit kostspieligeren Sicherungsgeräten / Medien.
Sicher kosten Festplatten derzeit nicht mehr viel Geld, sichert man dann also seine Exchange Datenbanken mit einem Raid 1 oder Raid 5 ab. Auch die Festplattengröße nimmt stetig zu. Mussten Sie einmal eine Festplattenüberprüfung auf einer 300 GB Platte ausführen? Da geht mindestens 1 Stunde lang nichts.
Wie ändern wir das?
Wir sichern pro Benutzer. Damit entsteht ein transparentes Archiv-System. Sicher wird das zu sichernde Volumen zunächst ansteigen (wir gehen jetzt einmal von einer Testphase aus. D.h. Sie sichern Ihren Exchange-Server weiterhin wie Sie es bisher getan haben). Aber ab einem gewissen Zeitpunkt haben Sie folgende Vorteile:
1. Weniger Daten in der Mailbox (Speicherplatz der Exchange Datenbank nimmt ab)
2. Bereits gesicherte Archive (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) müssen nicht nochmal gesichert werden und brauchen auch auf der täglichen Sicherung keinen Platz mehr.
3. Durch zentrale Verwaltung der Archivierung ist sichergestellt, dass die Daten unveränderbar gesichert werden. (Anmerkung: Eine PST Datei, die Outlook erzeugt ist keine Archivierung)
4. Archive sind „transportabel“. Diese stellen Sie für Ihre Notebook Benutzer einfach per USB Stick zur Verfügung. Oder als Offline Archive.
5. Bedienung ist sehr einfach und leicht Verständlich. Outlook Look & Feel.
6. Volltextsuche steht sofort zur Verfügung.
7. Gleiche Datenstruktur wie in Outlook / Outlook Web Access (OWA).
8. Multilinguale Software, derzeit Deutsch und Englisch.
9. Die Archivierung kann von Server- oder Client-Seite übernommen werden.
10. Outlook/OWA und Mobile Integration. (Spart bis zu 90% Exchange Datenspeicher)
Ein Beispiel: Nehmen wir unseren Benutzer „Meier“ mit einem E-Mail Postfach, dessen E-Mails bis ins Jahr 2008 zurückgehen. Aktuell haben wir das Jahr 2010 (es sei hier nur erwähnt. Handbücher haben manchmal ein recht eigensinniges Dasein). Es gibt mehrere „Modis“. Hier unser „bevorzugter“:
Sicherung per User, pro Jahr, bis zu einer maximalen Speichergröße.
Wir sichern nun für unseren Benutzer alles was im Jahr 2008 liegt in ein Storage. Vereinfacht:
Alles aus 2008 kommt in Meier_2008_1.
Alles aus 2009 kommt in Meier_2009_1.
Alles aus 2010 kommt in Meier_2010_1.
Nun haben Sie die Option alles ab einem bestimmten Datum bzw. älter als [Datum] im Exchange Postfach zu löschen. Wir nehmen hier als Beispiel: Lösche alles, älter (und gleich) 31.12.2008.
Damit wird das Exchange Postfach kleiner, da alte Mails nicht mehr vorgehalten werden müssen.
Das Archiv 2008 sichern Sie nun auf eine externe Festplatte bzw. DVD oder sonstiges Medium.
Sie können dies auch auf einem USB Stick direkt an den Benutzer übergeben und dieser hat somit direkt und einfach Zugriff auf das Archiv.
Ein weiterer Vorteil dieser Sicherungsart ist die begrenzte Größe der Archivdateien. Damit ist nicht unbedingt die Festlegung der maximalen Größe gemeint sondern vielmehr, dass die Archive alleine durch die Benutzer bereits getrennt sind. Sie haben also nicht irgendwann einen riesigen Datenspeicher vor sich, mit dem Sie erst einmal umgehen müssen und vor allem können müssen.
Wenn also ein Datenspeicher von sagen wir einmal 100 GB täglich gesichert werden muss, dann ist das zum einen eine Zeitfrage und natürlich gehen jetzt schon langsam die sicheren Medien aus. Z.B. Raid. Wir bevorzugen also praktische Möglichkeiten wie z.B. DVD, nachdem der Datenspeicher geschlossen wurde. Der speicher selbst kann auf einer einfachen USB Platte oder sonstigen Medien die technisch gesehen eben nicht „hochsicher“ sein müssen temporär zur Verfügung stehen. Sie verlieren aber auch keine Daten, wenn das Laufwerk einmal defekt sein sollte.
Erlauben Sie Ihren Benutzern Offline Archive, so hat der Benutzer z.B. Unterwegs alles dabei! Auch die Outlook Integration ist eine Variante, mit der wir die Mails die letztlich aus Exchange gelöscht wurden im „Textformat“ und der gleichen Ordnerstruktur in einem Archivordner zur Verfügung stellen. Diese E-Mails sind also in der Outlook suche als auch unter OWA und sonstigen Mobilen Geräten verfügbar innerhalb der Suche. Werden diese nun an eine bestimmte E-Mail Adresse weitergeleitet so stellt ci-Archiv diese mittels ci-Mail-Policy wieder her. Und zwar von jedem Ort der Welt.
Ansprechpartner:
ci solution GmbH
Manfred Büttner - Geschäftsführer
Andreas Stäbleinstr. 14
97280 Remlingen
Tel: 09369 980-441
Fax: 09369 980-443
Mail: info@ci-solution.com
Web: www.ci-solution.com
Über die ci solution GmbH
Die ci solution GmbH entwickelt Produkte für corporate identity (unternehmenseinheitliches Auftreten)
Neben CI-Archiv sind z.B. CI-SIGN, CI-Out-of-Office Manager und weitere CI-Produkte erhältlich.
Mehr als 500.000 Benutzer verwenden unsere Software. Referenzen: http://www.ci-solution.com/...
Das Thema Archivierung, speziell E-Mail-Archivierung wird von verschiedensten Herstellern von Archiv-Software sehr Unterschiedlich aufgefasst. Oftmals wird die „Problematik“ einfach nur von einem Exchange z.B. auf einen SQL-Server (oder sonstiger SQL) transportiert. Das Ergebnis ist letztlich aber immer das gleiche: Die Datensicherung hat nicht weniger zu tun. Im Gegenteil: Ständige Zunahme der Daten, allem voran der Exchange (E-Mail) Datenbank sorgt für immer länger dauernde Sicherungen oder hochwertigeren und damit kostspieligeren Sicherungsgeräten / Medien.
Sicher kosten Festplatten derzeit nicht mehr viel Geld, sichert man dann also seine Exchange Datenbanken mit einem Raid 1 oder Raid 5 ab. Auch die Festplattengröße nimmt stetig zu. Mussten Sie einmal eine Festplattenüberprüfung auf einer 300 GB Platte ausführen? Da geht mindestens 1 Stunde lang nichts.
Wie ändern wir das?
Wir sichern pro Benutzer. Damit entsteht ein transparentes Archiv-System. Sicher wird das zu sichernde Volumen zunächst ansteigen (wir gehen jetzt einmal von einer Testphase aus. D.h. Sie sichern Ihren Exchange-Server weiterhin wie Sie es bisher getan haben). Aber ab einem gewissen Zeitpunkt haben Sie folgende Vorteile:
1. Weniger Daten in der Mailbox (Speicherplatz der Exchange Datenbank nimmt ab)
2. Bereits gesicherte Archive (DVD, USB-Stick, externe Festplatte) müssen nicht nochmal gesichert werden und brauchen auch auf der täglichen Sicherung keinen Platz mehr.
3. Durch zentrale Verwaltung der Archivierung ist sichergestellt, dass die Daten unveränderbar gesichert werden. (Anmerkung: Eine PST Datei, die Outlook erzeugt ist keine Archivierung)
4. Archive sind „transportabel“. Diese stellen Sie für Ihre Notebook Benutzer einfach per USB Stick zur Verfügung. Oder als Offline Archive.
5. Bedienung ist sehr einfach und leicht Verständlich. Outlook Look & Feel.
6. Volltextsuche steht sofort zur Verfügung.
7. Gleiche Datenstruktur wie in Outlook / Outlook Web Access (OWA).
8. Multilinguale Software, derzeit Deutsch und Englisch.
9. Die Archivierung kann von Server- oder Client-Seite übernommen werden.
10. Outlook/OWA und Mobile Integration. (Spart bis zu 90% Exchange Datenspeicher)
Ein Beispiel: Nehmen wir unseren Benutzer „Meier“ mit einem E-Mail Postfach, dessen E-Mails bis ins Jahr 2008 zurückgehen. Aktuell haben wir das Jahr 2010 (es sei hier nur erwähnt. Handbücher haben manchmal ein recht eigensinniges Dasein). Es gibt mehrere „Modis“. Hier unser „bevorzugter“:
Sicherung per User, pro Jahr, bis zu einer maximalen Speichergröße.
Wir sichern nun für unseren Benutzer alles was im Jahr 2008 liegt in ein Storage. Vereinfacht:
Alles aus 2008 kommt in Meier_2008_1.
Alles aus 2009 kommt in Meier_2009_1.
Alles aus 2010 kommt in Meier_2010_1.
Nun haben Sie die Option alles ab einem bestimmten Datum bzw. älter als [Datum] im Exchange Postfach zu löschen. Wir nehmen hier als Beispiel: Lösche alles, älter (und gleich) 31.12.2008.
Damit wird das Exchange Postfach kleiner, da alte Mails nicht mehr vorgehalten werden müssen.
Das Archiv 2008 sichern Sie nun auf eine externe Festplatte bzw. DVD oder sonstiges Medium.
Sie können dies auch auf einem USB Stick direkt an den Benutzer übergeben und dieser hat somit direkt und einfach Zugriff auf das Archiv.
Ein weiterer Vorteil dieser Sicherungsart ist die begrenzte Größe der Archivdateien. Damit ist nicht unbedingt die Festlegung der maximalen Größe gemeint sondern vielmehr, dass die Archive alleine durch die Benutzer bereits getrennt sind. Sie haben also nicht irgendwann einen riesigen Datenspeicher vor sich, mit dem Sie erst einmal umgehen müssen und vor allem können müssen.
Wenn also ein Datenspeicher von sagen wir einmal 100 GB täglich gesichert werden muss, dann ist das zum einen eine Zeitfrage und natürlich gehen jetzt schon langsam die sicheren Medien aus. Z.B. Raid. Wir bevorzugen also praktische Möglichkeiten wie z.B. DVD, nachdem der Datenspeicher geschlossen wurde. Der speicher selbst kann auf einer einfachen USB Platte oder sonstigen Medien die technisch gesehen eben nicht „hochsicher“ sein müssen temporär zur Verfügung stehen. Sie verlieren aber auch keine Daten, wenn das Laufwerk einmal defekt sein sollte.
Erlauben Sie Ihren Benutzern Offline Archive, so hat der Benutzer z.B. Unterwegs alles dabei! Auch die Outlook Integration ist eine Variante, mit der wir die Mails die letztlich aus Exchange gelöscht wurden im „Textformat“ und der gleichen Ordnerstruktur in einem Archivordner zur Verfügung stellen. Diese E-Mails sind also in der Outlook suche als auch unter OWA und sonstigen Mobilen Geräten verfügbar innerhalb der Suche. Werden diese nun an eine bestimmte E-Mail Adresse weitergeleitet so stellt ci-Archiv diese mittels ci-Mail-Policy wieder her. Und zwar von jedem Ort der Welt.
Ansprechpartner:
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Manfred Büttner - Geschäftsführer
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97280 Remlingen
Tel: 09369 980-441
Fax: 09369 980-443
Mail: info@ci-solution.com
Web: www.ci-solution.com
Über die ci solution GmbH
Die ci solution GmbH entwickelt Produkte für corporate identity (unternehmenseinheitliches Auftreten)
Neben CI-Archiv sind z.B. CI-SIGN, CI-Out-of-Office Manager und weitere CI-Produkte erhältlich.
Mehr als 500.000 Benutzer verwenden unsere Software. Referenzen: http://www.ci-solution.com/...
