Schnell und sparsam auf der rechtssicheren Seite - Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG arbeitet mit nscale von Ceyoniq

(PresseBox) (Bielefeld, ) Das gesetzeskonforme Vorhalten von E-Mails und die Digitalisierung der vorherrschenden analogen Geschäftsprozesse - das waren die Anforderungen des Industrieunternehmens Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG an ein einzuführendes Dokumenten-Management-System. Im Sommer 2008 entschied sich das traditionsgeführte Industrieunternehmen für nscale von Ceyoniq.

Die Reduzierung des täglichen Papierbedarfs und Zeitersparnis bei der Ablage standen im Mittelpunkt des ersten Einführungsschritts. Nach knapp acht Monaten Projektlaufzeit waren der Rechnungseingangsworkflow, die Archivierung der Ausgangsrechnungen sowie die E-Mail-Archivierung auf nscale-Basis implementiert

Digitalisierung der Geschäftsprozesse - Reduzierung des täglichen Papierbedarfs

Rechnungseingangsworkflow

Alle Eingangsrechnungen werden mit den jeweiligen Dokumenten sofort nach dem Eintreffen per nscale Imaging gescannt. Sodann wird die notwendige Verschlagwortung (Rechnungsnummer, Standort, Lieferant und Betrag) vorgenommen. Anhand der hinterlegten Zuständigkeit beim Lieferanten wird das Dokument per nscale Pipeliner sofort zur Freigabe an den jeweiligen Sachbearbeiter weitergeleitet, der den Status ("freigegeben"/"nicht freigegeben") festlegt. Sobald das Dokument freigegeben ist, erfolgt die Weiterleitung an die Buchhaltung zur Bezahlung. Dort werden zudem die restlichen Daten (Belegnummer, Konto, "gebucht am" und "bezahlt am") eingegeben. Auf diese Weise kommen Rechnungen viel schneller im Einkauf an, und Skonti können ausgeschöpft werden. Durch die optimierten Abläufe wird überdies eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis erzielt.

Archivierung der Ausgangsrechnungen

Alle Ausgangsrechnungen werden in nscale archiviert. Nach dem PDF-Druck erfolgt zunächst eine Zwischenspeicherung auf dem Server. Es folgt die Ablage per Pipeliner in nscale. Die Zuordnung der Rechnungen zum Verzeichnis (Standort) wird durch eine automatische Prüfung anhand von Dateinamen vorgenommen.

Vorteile: Der User muss Rechnungen nicht mehr manuell ablegen, und Papierordnerarchive, die Platz kosten, gehören der Vergangenheit an. Im Auskunftsfall sind die Rechnungen leicht wiederzufinden - auch das spart Zeit.

Gesetzeskonformes Vorhalten von E-Mails

Für das gesetzeskonforme Vorhalten der Unternehmens-E-Mails nutzt Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG die Komponente "nscale for Microsoft Exchange". Sämtliche E-Mails, die älter als 30 Tage sind, werden in nscale archiviert. Nach weiteren 30 Tagen ersetzt nscale die bereits archivierten E-Mails durch Links. Der Anwender merkt davon nichts und hat weiterhin vollen Zugriff auf seine E-Mails.

Jörn Weiler, Assistent der Geschäftsleitung bei Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG: "Service, Flexibilität und Qualität sind wesentliche Merkmale unserer Arbeitsweise, die es stets auszubauen gilt. Für die IT-Unterstützung bei der Umsetzung unseres Anspruchs waren nscale und Ceyoniq perfekt, weil sie alle Eigenschaften mitbringen, die unserer Arbeitsweise entsprechen."

Über Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG:

Seit über 25 Jahren steht das Augustdorfer Familienunternehmen Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG für Qualität und Kundenservice rund um den Werkstoff Glas. Dabei legt das Unternehmen großen Wert auf Offenheit, Schnelligkeit, Flexibilität und die Wendigkeit der Belegschaft, sich auf kurzfristig wechselnde Anforderungen einzustellen. Mit mehr als 13.000 qm Produktionsfläche im Stammwerk in Augustdorf und im Produktionswerk in Bad Bentheim/Gildehaus werden bis zu 6.000 qm Isolierglas pro Tag für die Fensterindustrie und den Handel gefertigt.

Weitere Informationen unter www.teutoglas.de

Ceyoniq Technology GmbH

Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller für IT-Lösungen zur elektronischen Dokumentenverwaltung (Enterprise Content Management - ECM) und digitalen Archivierung. Von der Idee über die Entwicklung und Produktion bis zum Vertrieb und Service sind Kundennutzen und Qualität maßgebend für ihr Denken und Handeln. Die Ceyoniq, mit Hauptsitz in Bielefeld, beschäftigt bundesweit ca. 100 Mitarbeiter an verschiedenen Vertriebsstandorten sowie bei ihrem Tochterunternehmen Ceyoniq Sales & Services GmbH Süd mit Sitz in Nürnberg. Die Gesellschafter der Ceyoniq Technology GmbH sind die DEVK Versicherungen und die VHV Holding. Anwender der Ceyoniq-Technologien sind unter anderem die OSRAM GmbH, RWE AG, Polizei Niedersachsen, die Deutsche Postbank AG sowie die österreichische VAV Versicherung.

Weitere Informationen unter www.ceyoniq.com

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