Der Landkreis Hameln-Pyrmont bearbeitet seine Dokumente mit nscale von Ceyoniq

(PresseBox) (Bielefeld, ) Der Landkreis Hameln-Pyrmont hat sich für die Rechnungsbearbeitung mit SAP und nscale von Ceyoniq entschieden.

Der Landkreis Hameln-Pyrmont bearbeitet ein monatliches Volumen von mehr als 2500 Rechnungen. Bei durchschnittlich drei Seiten je Rechnung sind das pro Jahr mindestens 90000 Seiten rechtsrelevanter Dokumente.

"Um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und die Effizienz in der Bearbeitung zu steigern, haben wir uns dafür entschieden, unkompliziert in das Thema digitale Rechnungsbearbeitung einzusteigen.", erklärt Rainer Thielke, Leiter Referat Personal/IT/Presse des Landkreises Hameln-Pyrmont. "Ein skalierbares und vor allem zuverlässiges System war für unsere Anforderungen unabdingbar. nscale hat uns überzeugt, da es als Standardprodukt in der Lage war, unsere architektonischen und funktionalen Anforderungen vollständig abzudecken. Die elektronische Recherche ermöglicht es, sich auf das Kerngeschäft und nicht auf das Suchen zu konzentrieren."

In weniger als drei Monaten wurden im Rahmen eines gemeinsamen Projekts sowohl SAP als auch nscale implementiert. Die Einführung von SAP betreute der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Zeitgleich wurde die nscale-Lösung von Ceyoniq implementiert.

"Spätes Ablegen mit Barcode" - der unkomplizierte Einstieg in die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung

Bei der Ablage von Eingangsrechnungen setzt der Landkreis das Szenario "Spätes Ablegen mit Barcode" ein. Beim Buchen der Eingangsrechnungen wird eine entsprechende Anordnung ausgedruckt, welche einen Barcode enthält. Seine Speicherung in SAP macht eine manuelle Barcodeerfassung überflüssig.

Die Eingangsrechnung samt Anordnung wird durch den Buchungsprozess geleitet und abschließend gescannt und archiviert. Der Barcode wird dabei automatisch erkannt, an SAP gemeldet und eine Verknüpfung zwischen gebuchtem Beleg und Dokument hergestellt. Anschließend können die Dokumente in SAP PSCD (Public Sector Collection and Disbursement) recherchiert und angezeigt werden. Zusätzlich können die Mitarbeiter des Landkreises sämtliche in SAP abgelegten Dokumente aus dem nscale Desktop und nscale Desktop Web recherchieren. Dabei stehen dem Anwender die SAP-Attribute auch in den Suchmasken des nscale Desktop zur Verfügung. Die Replikation dieser Attribute erfolgt automatisch mit dem nscale for SAP Replication Service.

Die Dokumenten-Management- und Archivlösung des Landkreises besteht aus der nscale-Plattform mit den Komponenten nscale Server, nscale Desktop und nscale for SAP sowie den entsprechenden Hardware-Komponenten. Über das Speichern der geschäftsbezogenen Dokumente hinaus bietet nscale zusätzlich deren revisionssichere Archivierung sowie den unternehmensweiten Zugriff auf die abgelegten Daten.

Ausblick:

Im nächsten Projektschritt ist die Umsetzung der Anforderungen hinsichtlich Workflow mit integrierter digitaler Signatur geplant. Basis dieser Planung sind die neuen EU-Dienstleistungsrichtlinien. Hiernach ist die öffentliche Hand künftig verpflichtet, jeden "Kunden" elektronisch in festgelegten Zeiträumen zu bedienen. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Genehmigung des Antrages soll der Kunde an die Hand genommen werden. Diese europaweit geltende Regelung setzt voraus, dass die zuständigen Behörden vorbereitet sind.

Darüber hinaus soll die herkömmliche Archivfläche begrenzt werden. Im Jahr 2009 soll ein Projekt aufgesetzt werden, die Papier-Archivflächen bis zum 31.12.2010 dauerhaft "einzufrieren". Voraussetzung hierfür ist eine flächendeckend laufende digitale Alternative. Zusätzlich bietet das Projekt auch die Gelegenheit, die bestehenden Prozesse auf ihr Optimierungspotential zu prüfen.

Rainer Thielke: "Die Herausforderung des Projekts wird nach meiner Einschätzung nicht die Hard- und Software sein, sondern ob es uns gelingt, die Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen."

Über den Landkreis Hameln-Pyrmont

Der Landkreis Hameln-Pyrmont gehört mit einer Größe von 796 qkm und einer Einwohnerzahl von fast 160.000 zu den dichter besiedelten Kreisen in Niedersachsen. Der Weserraum mit der Kreisstadt Hameln als Zentrum ist eine alte Kulturlandschaft: Weserrenaissance, historische Gärten, Sagen und Märchen, Schlösser und Burgen machen den Landkreis zum beliebten Kur- und Ausflugsziel, aber auch zum liebenswerten Wohnraum. Acht Städte und Gemeinden bilden seit der Verwaltungs- und Gebietsreform der 70er Jahre den Landkreis: Neben Hameln, das altehrwürdige Staatsbad Bad Pyrmont, die Städte Hessisch Oldendorf und Bad Münder, die Flecken Aerzen, Salzhemmendorf, Coppenbrügge und die Gemeinde Emmerthal. Der Wirtschaftsraum Hameln-Pyrmont ist gekennzeichnet durch eine ausgewogene mittelständische Industrie mit Handel, Handwerk, Tourismus, Gesundheit und Erholung.

Weitere Informationen unter www.hameln-pyrmont.de

Über KDO

Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg - KDO - ist der kommunale IT-Dienstleister für die Entwicklung, Pflege und Beratung kommunaler Fachsoftware, übernimmt zentrale Dienste (ASP) und steht für sämtliche kommunalen IT-Dienstleistungen wie Softwareeinführungsprojekte und umfassende Schulungen zur Verfügung.

Die KDO, mit ihrem Hauptsitz in Oldenburg und der Geschäftsstelle in Bremervörde, ist heute für 66 Verbandsmitglieder und für ca. 300 Vertragskunden hauptsächlich in Niedersachsen tätig. Kerngeschäft ist dabei die Entwicklung, Bereitstellung, Beratung und Pflege von Fachanwendungen für Kommunalverwaltungen.

Weitere Informationen unter www.kdo.de

Ceyoniq Technology GmbH

Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein kundenorientierter Technologie- und Lösungsanbieter für elektronische Dokumentenverwaltung (Enterprise Content Management) und digitale Archivierung. Von der Idee über die Entwicklung und Produktion bis zum Vertrieb und Service ist der Kundennutzen maßgebend für ihr Denken und Handeln. Die Ceyoniq, mit Hauptsitz in Bielefeld, beschäftigt bundesweit ca. 100 Mitarbeiter an verschiedenen Vertriebsstandorten sowie bei ihrem Tochterunternehmen Ceyoniq Sales & Services GmbH Süd mit Sitz in Nürnberg. Die Gesellschafter der Ceyoniq Technology GmbH sind die DEVK Versicherungen und die VHV Holding. Anwender der Ceyoniq-Technologien sind unter anderem die OSRAM GmbH, RWE AG, Polizei Niedersachsen, die Deutsche Postbank AG sowie die österreichische VAV Versicherung.

Weitere Informationen unter www.ceyoniq.com

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