Ceyoniq, Audicon, HP und Microsoft schnüren Lösungspaket „Auswertbares Archiv“

GDPdU-konforme Ablage steuerrelevanter Daten in buchführungspflichtigen Unternehmen

(PresseBox) (Bielefeld, ) Ceyoniq hat zusammen mit seinen Partnern Audicon, HP und Microsoft eine gemeinsame GDPdU-Initiative auf den Weg gebracht. Ziel ist es, Unternehmen beim Umsetzen der seit dem 1. Januar 2002 geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu unterstützen. Dazu haben die vier IT-Unternehmen ein gemeinsames Lösungsangebot für ein auswertbares Archiv entwickelt, das aus verschiedenen Hard- und Software-Komponenten besteht. Buchführungspflichtige Unternehmen können damit ihre steuerlich relevanten Daten kontextbezogen und vor allem unabhängig vom Produktivsystem in einem digitalen Archiv vorhalten. Das Einstiegsangebot mit einer Ablagekapazität von 100 GB und drei Anwender-Lizenzen kann ab sofort über die beteiligten Partner zu einem Preis von 39.800 Euro bezogen werden.

Die Komponenten von Ceyoniq und Audicon

Das Lösungspaket „Auswertbares Archiv“ besteht aus der Archivsoftware nscale GDPdU Edition des Software-Anbieters Ceyoniq und der AIS TaxMart, einer Spezialanwendung der Firma Audicon zum Umsetzen aller drei von der Finanzverwaltung geforderten Zugriffmöglichkeiten (Z1-Z3). In die Archivsoftware nscale GDPdU Edition ist die Schnittstelle nscale for AIS TaxMart integriert. Mit diesem Bindeglied können die vorwiegend aus den steuerrelevanten Haupt-, Vor- und Nebensystemen extrahierten Daten im Archiv langfristig digital aufbewahrt werden. In der AIS TaxMart werden die von der Finanzverwaltung geforderten Auswertungen zur Verfügung gestellt und der Prüferzugriff über ein Benutzerberechtigungskonzept definiert. Über den GDPdU-Bereich hinaus profitiert auch die interne Revision, das Controlling oder der Wirtschaftsprüfer von den Vorteilen des auswertbaren Archivs.

Die Komponenten von HP und Microsoft

Der im Paket enthaltene ProLiant ML350 G4 Server von HP bietet eine hohe Serverleistung sowie den bewährten Service und Support. Durch die ausschließliche Verwendung von Industrie-Standardkomponenten lässt er sich nahtlos in die IT-Infrastruktur der Anwenderfirmen integrieren. Mit Microsoft Office 2003 Professional und dem SharePoint Portal Server 2003 ermöglicht das Einstiegspaket aus der gewohnten Umgebung auf alle relevanten Informationen im auswertbaren Archiv zuzugreifen, diese auszuwerten und den Beteiligten im Portal zur Verfügung zu stellen.

Das auswertbare Archiv

Der Gesetzgeber räumt unter bestimmten Voraussetzungen als Lösung die Möglichkeit eines „auswertbaren Archivs“ ein: Soll aus dem Archivsystem heraus der Datenzugriff erfolgen, gilt Folgendes: Die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 Abgabenordnung geforderte ‚maschinelle Auswertbarkeit’ von Daten ist durch ein Archivsystem nur sichergestellt bzw. gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht, als wären die Daten (einschl. Auswertungstools) noch im Produktivsystem …“.

Die drei Verfasser Stefan Groß, Bernhard Lindgens und Phillipp Matheis haben in ihrem Artikel im Deutschen Steuerrecht (DStR), Ausgabe 23/2003, Lösungswege aufgezeigt. In diesem Artikel heißt es, dass die geforderte Auswertbarkeit für archivierte Daten durch die Anknüpfung an die Funktionalität bekannter Prüfsoftware vergleichsweise einfach zu erreichen ist. Die Idee der Verfasser ist, an vorhandene Archivsysteme, die über eingeschränkte systemeigene Auswertungen verfügen, ein Archiv unabhängiges Auswertungssystem anzudocken. Damit, so die Verfasser, könnte der Betriebsprüfer mit den drei erlaubten Zugriffsmöglichkeiten auf steuerlich relevante Datenbestände zugreifen und diese analysieren.


Lösungspaket „Auswertbares Archiv“ erfüllt gesetzliche Anforderungen

In einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BfF) an Audicon, verweist der Verfasser auf den Artikel im DStR, Ausgabe 23/2003, von S. Groß, B. Lindgens, P. Matheis und nennt den dort beschriebenen Ansatz „zielführend und substantiiert“. Damit wird deutlich, dass ein Archiv plus die Anbindung der AIS TaxMart eine sinnvolle Lösung für alle drei Zugriffsarten ist, denn mit den unterschiedlichen Modulen innerhalb der AIS TaxMart lassen sich die geforderten Auswertungen jedes Produktiv- bzw. ERP-Systems abbilden.

Ceyoniq auf der DMS EXPO

- 27. bis 29.09.2005 in Essen

Halle 2, Stand 2015

Ceyoniq Technology GmbH

Seit mehr als 25 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der Informationsplattform nscale. Mithilfe dieser modularen, skalierbaren und hochflexiblen Informationsplattform können komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert, Daten zu werthaltigen Informationen aufgewertet und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der KYOCERA Document Solutions Inc. und beschäftigt am Hauptsitz in Bielefeld sowie an weiteren bundesweiten Standorten mehr als 150 Mitarbeiter.

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