Pünktlich zur DMS bringt Océ Document Technologies eine neue Version seiner automatisierten Rechnungsbearbeitung auf den Markt. Die Version Invoice CENTER für SAP® 2.4 verfügt über ein ganzes Paket neuer Funktionen und Verfahren, die den Prozess noch schneller, sicherer und komfortabler machen.
In der Version 2.4 wurde der Ad-hoc-Workflow Invoice Cycle um eine mehrstufige Variante erweitert. Jetzt bestimmt der Sachbearbeiter gleich zu Beginn des Genehmigungsumlaufs die Reihenfolge der beteiligten Mitarbeiter und den Zeitpunkt der Bearbeitung. Insgesamt kann die unternehmensinterne Freigabeschleife spiegelbildlich in einem mehrstufigen Workflow abgebildet werden. Hat der letzte Bearbeiter die Rechnung abgezeichnet, kehrt der Umlauf zu dem initiierenden Sachbearbeiter zurück. Dieser beendet die Rechnungsbearbeitung, indem er z. B. Kontierungsdaten übernimmt, die Rechnung bucht und den Workflow schließt.
Invoice CENTER für SAP 2.4 unterstützt die Rechnungsprüfung nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Die formal prüfbaren Kriterien werden automatisch kontrolliert. Über Black- und White-Listen werden die Rechnungen bestimmter Lieferanten gezielt der steuerlichen Prüfung zugeführt oder davon ausgenommen. Fehlen geforderte Angaben, wird die Rechnung automatisch zu einem Validierungsarbeitsplatz geleitet. Bei Unsicherheiten gelangt die Rechnung zu einem spezialisierten Mitarbeiter.
Integriert wurde auch „Single Click Entry“. Mit dem patentierten Verfahren werden nicht automatisch erfasste Daten manuell schnell ergänzt. So kennzeichnet die Datentypanzeige z. B. alle erkannten Datums- bzw. Betragsangaben der auf dem Bildschirm angezeigten Rechnung. Ein Mausklick überträgt die jeweiligen Daten in die Fachanwendung. Die Tastatur ist überflüssig, der zeitraubende Wechsel zwischen Tastatur und Maus entfällt.
Invoice CENTER für SAP 2.4 unterstützt die jetzt ebenfalls integrierte „Adaptive Read Technologie“ (ART). ART steigert die Automatisierungsrate ganz einfach: Basierend auf den mit „Single Click Entry“ erfassten Erkennungsergebnissen wird die Software mit Rechnungen bestimmter Lieferanten trainiert und lernt so selbstständig, wo sie die benötigten Daten auf unbekannten Rechnungen findet. ART speichert das Wissen ab und wendet es an bei Rechnungen, die im Standard nicht fehlerfrei erkannt werden können. Damit kann die ohnehin schon hohe Erkennungsrate von 70 bis 95 % nun fast unbegrenzt gesteigert werden.
Die Datenarchivierung gewährleistet, dass die vollständig verarbeiteten Daten gesichert und aus der Online-Datenbank des SAP®-Systems gelöscht werden. Dazu werden die gleichen Verfahren und Mechanismen verwendet, die auch für andere SAP-Anwendungsobjekte genutzt werden.
Neben diesen neuen Funktionen wurden mit Invoice CENTER für SAP 2.4 bereits vorhandene verbessert und ausgebaut. Hierzu gehören: der Invoice Monitor, die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung und die automatische Buchung.
Océ Document Technologies zeigt Invoice CENTER für SAP 2.4 zum ersten Mal auf der DMS in Essen vom 27. bis 29. September.
Océ Document Technologies auf der DMS: Halle 1, Stand 1220.
In der Version 2.4 wurde der Ad-hoc-Workflow Invoice Cycle um eine mehrstufige Variante erweitert. Jetzt bestimmt der Sachbearbeiter gleich zu Beginn des Genehmigungsumlaufs die Reihenfolge der beteiligten Mitarbeiter und den Zeitpunkt der Bearbeitung. Insgesamt kann die unternehmensinterne Freigabeschleife spiegelbildlich in einem mehrstufigen Workflow abgebildet werden. Hat der letzte Bearbeiter die Rechnung abgezeichnet, kehrt der Umlauf zu dem initiierenden Sachbearbeiter zurück. Dieser beendet die Rechnungsbearbeitung, indem er z. B. Kontierungsdaten übernimmt, die Rechnung bucht und den Workflow schließt.
Invoice CENTER für SAP 2.4 unterstützt die Rechnungsprüfung nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Die formal prüfbaren Kriterien werden automatisch kontrolliert. Über Black- und White-Listen werden die Rechnungen bestimmter Lieferanten gezielt der steuerlichen Prüfung zugeführt oder davon ausgenommen. Fehlen geforderte Angaben, wird die Rechnung automatisch zu einem Validierungsarbeitsplatz geleitet. Bei Unsicherheiten gelangt die Rechnung zu einem spezialisierten Mitarbeiter.
Integriert wurde auch „Single Click Entry“. Mit dem patentierten Verfahren werden nicht automatisch erfasste Daten manuell schnell ergänzt. So kennzeichnet die Datentypanzeige z. B. alle erkannten Datums- bzw. Betragsangaben der auf dem Bildschirm angezeigten Rechnung. Ein Mausklick überträgt die jeweiligen Daten in die Fachanwendung. Die Tastatur ist überflüssig, der zeitraubende Wechsel zwischen Tastatur und Maus entfällt.
Invoice CENTER für SAP 2.4 unterstützt die jetzt ebenfalls integrierte „Adaptive Read Technologie“ (ART). ART steigert die Automatisierungsrate ganz einfach: Basierend auf den mit „Single Click Entry“ erfassten Erkennungsergebnissen wird die Software mit Rechnungen bestimmter Lieferanten trainiert und lernt so selbstständig, wo sie die benötigten Daten auf unbekannten Rechnungen findet. ART speichert das Wissen ab und wendet es an bei Rechnungen, die im Standard nicht fehlerfrei erkannt werden können. Damit kann die ohnehin schon hohe Erkennungsrate von 70 bis 95 % nun fast unbegrenzt gesteigert werden.
Die Datenarchivierung gewährleistet, dass die vollständig verarbeiteten Daten gesichert und aus der Online-Datenbank des SAP®-Systems gelöscht werden. Dazu werden die gleichen Verfahren und Mechanismen verwendet, die auch für andere SAP-Anwendungsobjekte genutzt werden.
Neben diesen neuen Funktionen wurden mit Invoice CENTER für SAP 2.4 bereits vorhandene verbessert und ausgebaut. Hierzu gehören: der Invoice Monitor, die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung und die automatische Buchung.
Océ Document Technologies zeigt Invoice CENTER für SAP 2.4 zum ersten Mal auf der DMS in Essen vom 27. bis 29. September.
Océ Document Technologies auf der DMS: Halle 1, Stand 1220.
